+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Деловое письмо (Берг О.)

Структура делового письма

Деловое письмо (Берг О.)

Правильная структура делового письма позволяет составителю сформулировать основную мысль, а читателю быстро понять смысл и ответить на вопрос адресанта. Нужно соблюдать четкую структурированность письма, чтобы оно легко причислялось к информационно-справочным документам, вызывало уважение у людей, которым адресовано.

Внутренняя структура

Реквизиты адресанта (отправителя) содержат основную информацию о должности и местонахождении лица, который отправляет письмо, обычно указываются некоторые подробности об организации, если письмо должно отправляться не в рамках одной компании. Обычно для быстрого заполнения этого раздела используют специальный бланк.

Реквизиты адресата (получателя) обязательно включают занимаемую им должность, инициалы в развернутом виде, полное название кампании и ее фактический адрес.

Дата. Должно стоять число написания и отправления делового письма. Обычно его нужно вписывать в специальное окошечко на фирменном бланке, образец которого можно посмотреть тут. Указание даты позволяет упростить сортировку писем, которые должны укладываться в архиве строго в соответствии данному параметру.

Заголовок — это краткое изложение сути делового письма, адресат может быстро определить его цель. Заголовки могут быть составлены таким образом: «Вопрос по заказу касательно запчастей», «О перемене ставок на товар».

Обращение. Нужно обращаться к адресату персонально. Желательно предварительно узнать имя и отчество, если этого сделать невозможно, следует указать должность человека.

Обращения могут выглядеть так: «Уважаемый господин Васильев!», «Уважаемая Александра Степановна!», «Уважаемый господин заместитель директора!», «Уважаемые сотрудники!».

В правилах написания делового письма считается неприемлемым применение сокращений, таких как «г-н», «г-жа». Не следует вместо полного имени и фамилии указывать краткие инициалы человека.

Преамбула или вступление. В ней описывается главная цель делового письма, а также факторы, побуждающие к его отправке. Развернутое разъяснение необходимо не всегда, только в случаях, когда требуется обсудить важные моменты, решение которых нужно проводить неотложно.

Обычно начинается со слов: «Вынуждены довести до Вашего сведения…», «От корпорации «Н» поступило предложение…», «Должен Вас оповестить…», «Учитывая вчерашний разговор по телефону…».

Информация, которую последовательно излагают в преамбуле, должна плавно переходить в следующий раздел письма.

Основная часть. мысль и вся суть, любые подробности и предложения пишутся именно в этом разделе. Все предложения должны быть грамотно выстроены, взаимосвязаны. Спешке и яркому выражению своего мнения здесь не место.

Многие предпочитают писать краткие письма, поэтому, если можно изложить основной смысл статьи в несколько предложений, не следует их растягивать. Заканчивать основную часть нужно с определенным посылом.

Может выражаться надежда на заключение делового договора, продолжение сотрудничества, просьба об извинении, выражении уверенности в предстоящем событии или обращаться с определенным вопросом с указанием неразрешенных проблем или трудностей.

Заключение выражается формулой вежливости. При составлении заключительной фразы учитывается основная тема и цель письма, также степень знакомства и дружественности с адресатом. Чаще всего нужно окончить деловое письмо фразой «С уважением…», если отношения носят более доверительный характер, можно заменить стандартную форму заключения на «Искренне Ваш…».

Подпись. После написания фразы вежливости в заключении, нужно указать занимаемую должность на работе, далее полные инициалы: фамилию, имя и отчество адресанта.

Постскриптум. Данный раздел применяется по необходимости, необязателен. Нужен, если требуется передача какого-либо важного события, относящегося к теме письма, произошедшего уже после его написания. Иногда требуется указание интересной для адресата информации, которая не имеет прямого отношения к теме письма, однако дополняет его.

Приложения. К деловому письму могут прилагаться дополнительные бумаги, в которых содержится любая информация, иногда это копии документов, фотографии или любые другие предметы. Никаких правил к написанию и оформлению приложений не предъявляется.

Образец составления делового письма

Деловой стиль письма включает несколько правил

  1. Изложение выполняется по стандартной форме.
  2. Тон не передает эмоций.
  3. Точность передаваемой информации, правильное использование формулировок.
  4. Максимальная краткость текста.
  5. Применение языковых формул и терминов.
  6. Использование лексических сокращений.
  7. Преобладание кратких, распространенных предложений.

Деловое письмо нужно подготавливать только по одному вопросу или предложению. Иногда в качестве языковых формул используются иностранные слова, следует употреблять наиболее известные из них. В составлении письма по стандартной структуре следует придерживаться грамотности, четкости формулировок, тогда текст будет полностью прочитан и понят адресатом.

Источник: http://MirBlankov.ru/struktura-delovogo-pisma/

Хорошее письмо — плохое письмо | Полезное чтение

Деловое письмо (Берг О.)

В январе социальная сеть «Линкед-ин» опубликовала статью Кевина Руса «Как орфографические ошибки и нарушение письменного этикета
помогают преуспеть».

Кевин Рус — бизнес-писатель журнала «Нью-Йорк мэгэзин» и автор книги о секретах Уолл Стрит «Молодые деньги». Он провел 8 лет, наблюдая за карьерой сотрудников крупнейших банков и раскрывая тайны финансовой отрасли.

Статья Кевина Руса рассказывает о «стратегической небрежности» — подходе к деловому письму, который помогает
продвинуться в карьере и сэкономить время. Публикую перевод в своей строгой редакции.

Цукерберг написал

Представьте, что вам 22 года и вы совладелец небольшого технологичного стартапа. Однажды вы получаете письмо от миллиардера и основателя Фейсбука Марка Цукерберга. В нем Цукерберг хвалит вашу компанию, называет себя вашим

«большим поклонником» и говорит, что будет рад встрече с вами один на один в штаб-квартире Фейсбука.

Что вы ответите? Опытные специалисты посоветовали бы вам успокоиться, сделать глубокий вдох и написать вежливый ответ.

Он должен начинаться со слов «Дорогой Мистер Цукерберг» и выражать восхищение знаменитым бизнесменом (ведь он один из ваших кумиров!).

После этого вы пишите: «Да, я с большим удовольствием встречусь с вами при первой же

возможности. Если вы хотите увидеться сегодня, я прилечу в Сан-Франциско ближайшим рейсом».

Но основатель Снэпчата Эван Шпигель сделал не так. Когда Цукерберг
написал ему в ноябре 2012-го, вместо лести и заискивания он отправил со смартфона пару будничных строк:

Спасибо 🙂 С удовольствием встречусь. Я дам знать, когда буду в районе Кремниевой
долины.

Скриншот переписки Эвана Шпигеля и Марка Цукерберга. Источник — Valleywag

Полная версия переписки:

— Привет, Эван! Я большой поклонник Снэпчата. Я бы хотел встретиться и услышать твои мысли о продукте. Если ты не против, дай мне

знать, и мы как-нибудь прогуляемся вокруг офиса Фейсбука.

— Спасибо 🙂 С удовольствием встречусь. Я дам знать, когда буду в районе Кремниевой
долины.

— Отлично. Планируешь приехать до конца года?

— Ничего не планировал. Давай встретимся в новом году 🙂

— У вас офис в Лос-Анджелесе? Я в конце месяца буду в ваших краях, так что можем
пересечься.

— Да. Напиши, как будешь проездом. Наколдуем тебе хорошую погоду

И всё. Никаких «дорогой» или «искренне ваш», никаких щедрых похвал. Просто смайлик и короткий текст с расплывчатым предложением встретиться в какой-то неопределенный момент в будущем. Подобное сообщение вы бы написали надоедливому однокласснику, но не технологическому магнату с миллиардным состоянием, который мог бы купить вашу

компанию и сделать вас богатым.

Марк Цукерберг — герой многих стартаперов. Источник фото — Admingroup.ru

Шпигель опубликовал письмо, и его сообщение назвали дерзким и высокомерным. Журнал Форбс
охарактеризовал ответ как «неуместный». Он таким и был. Тем не менее, он был блестящим.

Обыграв легкий, неформальный стиль письма Цукерберга, Шпигель в своем ответе представил себя равным знаменитому бизнесмену. Большинство людей на месте Шпигеля были бы удивлены и взволнованы возможностью приблизиться к кому-то

вроде Цукерберга.

Шпигель набивал себе цену, и Цукерберг впоследствии предложил продать Снэпчат Фейсбуку за 3 миллиарда долларов.
Шпигель отказался.

Стратегическая небрежность

В большинстве случаев полезно соблюдать проверенные временем правила общения: хорошие правописание и грамматика, любезность и профессионализм. Но письмо Шпигеля показывает, что есть другой подход. И он может быть даже эффективнее

в попытке произвести впечатление.

Назовем его «стратегической небрежностью». Мы всегда знали, что чем более высокую должность занимаешь, тем больше
прав получаешь в сфере деловой коммуникации. Поэтому Майкл Блумберг отвечает «спс» вместо правильного «спасибо».

А генеральный директор
Амазона Джефф Бэзос пересылает своим подчиненным жалобы клиентов с единственным знаком
вопроса от себя поверх сообщения. Если вы начальник, вы можете писать сколь угодно неправильно.

Это
одновременно экономит время и показывает ваше превосходство.

Мэр Нью-Йорка Майкл Блумберг спрашивает сурка о приходе весны. Источник —Nydailynews.com

В очень редких случаях рядовые сотрудники тоже выигрывают, пренебрегая правилами. Кевин Рус ведет блог о технических новинках. Компании, которые рекламируют гаджеты и приложения, забрасывают его анонсами о новых продуктах.

В 90% случаях он без раздумий удаляет эти письма. Но остальные 10% получают внимание адресата. Он до сих пор помнит пиарщика, который написал: «Какие гаджеты мне вам отправить, чтобы вы действительно написали об этом хламе?».

Это было прямо, необычно и очень не официально. Русу понравилось, и он ответил на письмо.

Другой пример. Это письмо обошло Уолл Стрит в прошлом году. Автор — студент, который ищет стажировку в
инвестиционном банке. Он принял решительно честный тон:

«Я не собираюсь тратить ваше время, чтобы убедить в значимости моих заслуг, прошлых должностей и прочей фигне. Буду честен, у меня нет никаких потрясающих профессиональных навыков или гениальных

способностей, но у меня есть почти отличный средний балл за обучение, и я готов работать как проклятый».

Тупое, неотполированное письмо было огромной авантюрой. И она окупилась, потому что нарушала правила и выделяла автора среди других претендентов со стандартными резюме. Несколько компаний пригласили его на

собеседование.

А теперь несколько предостережений

Стратегическая небрежность подходит не для всех ситуаций. По моему опыту, сверхбудничный стиль письма лучше всего использовать, когда адресат знаком с вами и вашей работой.

 При этом он заинтересован в вас как в сотруднике или партнере для проекта. Использовать стратегическую небрежность с незнакомцами рискованно: вы не знаете их стиль общения.

То же самое с начальниками, которые настроены более

консервативно и могут принять ваш тон как знак неуважения.

Не используйте небрежность в резюме. Особенно если отправляете его на должность
ответственного редактора.

Не будьте небрежным настолько, что поставите под сомнение свой интеллект или речевые навыки. Одно дело — написать «спс» вместо «спасибо», и совсем другое — написать «мне нравиться» вместо «мне

нравится».

Стратегическая небрежность работает не в каждой компании. Дерзкое письмо с ошибками,
которое положительно оценили на Уолл Стрит, наверняка, рассмешило бы сотрудников юридической компании.

Не переусердствуйте. Цель — казаться значимым, а не некомпетентным. Одной ошибкой вы даете понять, что слишком заняты, чтобы перепроверять каждое письмо. Двенадцатью ошибками вы говорите:

«У меня плохо с грамматикой».

Профессиональная коммуникация — чрезвычайно опасная территория с высокими ставками. Если вам некомфортно использовать стратегическую небрежность в работе, забудьте о ней. Пока вы чувствуете неловкость, ваши письма в любом

случае будут выглядеть натянуто, что приведет к неудаче.

Но если вы, как Эван Шпигель из Снэпчата, хотите показать влиятельному человеку свою значимость, дерзайте. Верное использование стратегической небрежности может отлично сравнять силы на игровом поле. Только, пожалуйста,

никаких подмигивающих смайликов.

Мой опыт

В Мегаплане и на прошлых работах мне приходилось писать много писем. За это время у меня появились свои правила.

Язык личной переписки отличается от деловой. Но одно дело — писать уважительно, и совсем другое — казаться бездушным роботом. Хорошее деловое письмо выглядит вежливым и при этом не создает дополнительной дистанции между

отправителем и адресатом.

Многие привычные слова деловой переписки мешают сделать письмо эффективным. На основе личного опыта я составила список самых распространенных клише-вредителей. Хочу, чтобы письма наших читателей помогали им достигать

профессиональных целей.

Настоящим уведомляю, довожу до вашего сведения

Подобные фразы не несут пользы, а лишь отталкивают своим официозом. Чаще всего после них идет официальная информация с датой и событием. В этих случаях вступление отбрасывается без потери для смысла
и красоты письма.

Дорогие коллеги!
Довожу до вашего сведения, что в связи с государственными праздниками 1–4 мая объявляются выходными днями.

Поправим:

Дорогие коллеги!
По производственному календарю на 2014 год 1–4 мая — выходные.

Являться

Обычно «являюсь» и «является» пишут перед должностью или направлением компании. Это создает
впечатление, будто отправитель письма стесняется своей позиции или сферы деятельности компании:

Добрый день!
Я являюсь управляющим партнером сети кафе «Горшочек, вари!».

Поправим:

Добрый день!
Я управляющий партнер сети кафе «Горшочек, вари!»

Данный

Это слово делает письма казенными и неестественными. Почти всегда оно безболезненно
удаляется из текста. В других случаях заменяется на человеческое «этот». Моя бывшая коллега писала так:

Коллеги! Помогите данному клиенту разобраться с данным вопросом.

Поправим:

Коллеги! Помогите клиенту решить вопрос.

А именно

Любое письмо станет лучше без этого клише.

Я готов встретиться на следующей неделе, а именно 8 апреля.

Поправим:

Я готов встретиться 8 апреля.

Осуществлять, производить

В реальной жизни никто не говорит: «Я осуществляю ремонт квартиры». Это нелепо. Мы уже привыкли видеть подобные фразы в письмах, поэтому не обращаем на них внимания. Текст станет убедительнее

и эстетичнее без этих слов.

Помню письмо на прошлой работе:

Добрый день, коллеги! В понедельник, с 16:00 до 18:00, возле ресепшена будет
производиться раздача подарков для детей сотрудников.

Поправим:

Добрый день, коллеги! Подарки для детей сотрудников выдаем в понедельник, с 16:00
до 18:00, возле стойки администратора.

И еще чуть-чуть:

Дорогие сотрудники! Наша компания приготовила новогодние подарки для ваших детей. Чтобы
их получить, подходите к стойке администратора в понедельник, с 16:00 до 18:00.

Теперь компания стала добрее к своим сотрудникам.

КАК Я СТАЛА ПИСАТЕЛЕМ МЕГАПЛАНА

Сила письма огромна. Когда редактор Мегаплана Максим Ильяхов искал писателя-помощника, мы с ним не были знакомы,

но вакансия меня заинтересовала.

Я живу в Рязани, и мне хотелось обойтись без поездки в Москву на собеседование. В противном случае мне пришлось бы брать выходной на работе и объясняться с начальством. Единственное возможное решение — подготовить

качественное письмо о себе.

Я отнеслась к этому серьезно: выбрала самую полезную информацию, отшлифовала текст, попросила подругу-дизайнера помочь с оформлением. Эти усилия окупились: после двух писем Максим сообщил, что принимает меня на должность

писателя Мегаплана. Встреча не понадобилась. И вот перед вами моя рассылка.

Статья Людмилы Сарычевой

Источник: https://Megaplan.ru/letters/bad-letter

Деловое письмо. Образец делового письма 2018 года

Деловое письмо (Берг О.)

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации.

    Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

    Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Источник: https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.