+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Документы по личному составу (Квитковская П.)

Содержание

Личное дело сотрудника требования к его оформлению 2018

Документы по личному составу (Квитковская П.)

Прием на работу нового сотрудника – довольно частое действие для кадровиков. Несмотря на это, ошибки могут допустить даже самые опытные. Ведь надо сделать многое – оформить документы, уведомить госорганы, при этом соблюсти все сроки. Четкий алгоритм поможет разобраться, какие действия нужно совершить, чтобы принять сотрудника на работу по правилам.

После принятия решения о приеме на работу нового сотрудника необходимо совершить ряд действий для оформления его в качестве работника.

Документы по личному составу (Квитковская П

Целью законопроекта «О правовом регулировании деятельности социальных сетей и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» является законодательная регламентация деятельности социальных сетей. Законопроектом предлагается запретить пользование социальными сетями лицам, не достигшими 14-летнего возраста.

Кроме того, предлагается законодательно закрепить порядок регистрации пользователя социальной сети.

Формирование личного дела сотрудников

Персональное дело и входящие в его состав документы работника наглядно показывают его отношение к работе, которую он выполнял на том или ином месте. Дело студента будет отражаться срок его обучения в высшем учебном заведении.

Пакет входящих документов, собранных на работника в течение многих лет характеризует, как правило, отношение человека к труду или учебному процессу.

Многие владельцы фирм и компаний самостоятельно определяют необходимость работы своей кадровой службы.

Как оформить личное дело работника

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания прика­за о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой дея­тельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фа­милию, имя, отчество работника (строго посередине лице­вой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено дело), номер личного дела.

Личное дело работника как основная форма систематизации и хранения информации о нем: получение и обработка персональных данных, виды и особенности базовых документов по работе с личной информацией, условия и сроки хранения личных дел, а также альтернативные способы хранения биографических данных сотрудников и сведений, связанных с их трудовой деятельностью.

Вопросы о том, за сколько дней неиспользованного отпуска нужно будет выплатить компенсацию при увольнении работника или сколько таких дней положено сокращаемому сотруднику, отработавшему в компании всего полгода, остаются актуальными всегда.

Порядок оформления личного дела сотрудника

Ведение личных дел не является обязательным требованием для всех организаций. Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (п.

1.5 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Особенности порядка оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г.

№ 609. На практике личные дела обычно заводятся на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Личное дело сотрудника

Ведение дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом.

Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в дела является целесообразным. Кому нужно вести дела в обязательном порядке?

Какие документы могут храниться в личных делах?

Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Какие документы должны быть в личном деле работника (в соответствии с Трудовым Кодексом 2018)

Личное дело работника формируется на каждого работника, с которым заключен трудовой договор в отдельности. Формирование дела можно разделить на условных два этапа:

  1. В течение всего срока работы сотрудника в данной компании.
  2. В процессе приема на работу нового сотрудника после подписания с ним трудового договора;

Законодательством не уставлен исчерпывающий перечень документов, которые должны быть в деле работника.

  1. как формировать личные дела сотрудников
  2. на какие категории работников целесообразно заводить личное дело
  3. какие документы включаются в личные дела работников
  4. необходимо ли формировать дело на совместителя

Обязательное ведение дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.

Источник: http://vigor24.ru/lichnoe-delo-sotrudnika-trebovanija-k-ego-oformleniju-2017-48275/

Обложка личного дела в соответствии со стандартом

Документы по личному составу (Квитковская П.)

Горячая линия 8 800 333-14-84 смотреть видео Обложка личного дела должна быть оформлена в соответствии с ГОСТ 17914-72. В разделе представлен образец обложки личного дела работника и дано подробное описание.

Дата актуализации: 2018-03-20 Полезная информация Описания Конструктор документов Кадры Кадровые документы Прочие Обложка личного дела Личные дела работников оформляются специальным образом и относятся к документам по личному составу.

Обложки личных дел постоянного или временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу составляются и оформляются в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения».

Как правило, в личное дело помещается фотографическая карточка работника установленного в организации формата (обычно 4 x 6 см). Рекомендуется обновлять фотографии работников не реже чем раз в 5 лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Копии документов (выписки) перед помещением в личное дело должны заверяться работниками кадровой службы. Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу.

Важно

Далее все документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку. При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя опись.

Внимание

N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ), а также нормы гл. 14 ТК РФ. В связи с тем что на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуется оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы).

Лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел. На практике часто возникает вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом? В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных имеющихся у работодателя.

В соответствии со ст.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Формирование личного дела

Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата.

Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель.


В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до хранения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

При работе с кадровой документацией следует прежде всего соблюдать следующие специфические особенности ее обработки и хранения.Приказы (распоряжения) по личному составу должны составляться, оформляться и храниться в кадровой службе, а не в бухгалтерии или службе ДОУ.

Обложка личного дела

Образец обложки личного дела Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих. Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела».
Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Оформляем дела на постоянное хранение

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно: • заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу; • копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной иди иной службы; • сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности; • документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы. Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности.

Тема: правила ведения и хранения личных дел

Хранение личных дел Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел.

Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. Освободившаяся обложка может быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Для быстрого поиска дел служит алфавитная карточка или указатель.

В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.Ежегодно специально назначаемая комиссия должна проводить проверку наличия и состояния личных дел.

Факт проверки фиксируется в каждом личном деле.

В личное дело по усмотрению работника кадровой службы могут не включать документы временного срока хранения — справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.

Также не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Оперативное хранение личных дел Личные дела следует учитывать и регистрировать в книге (журнале) учета личных дел.
Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждыми работниками этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми хранимыми документами и материалами службы.

Источник: http://lcbg.ru/oblozhka-lichnogo-dela-v-sootvetstvii-so-standartom/

Состав документов по личному составу, их виды. Какие бывают приказы по личному составу?

Документы по личному составу (Квитковская П.)

Независимо от рода деятельности, любая организация работает с людьми. Юридическое оформление работников необходимо на всех этапах трудовых отношений. В состав документов по личному составу, создаваемых в этих случаях, входит много разного рода бумаг, нормативных актов и персональных данных.

Работодатель обязан не только грамотно вести документы по учету личного состава, но и организовать их хранение, передачу в архив и в необходимых случаях уничтожение. Все эти действия должны соответствовать действующим нормам законодательства.

Что входит в состав документов по личному составу

Все этапы движения сотрудников должны быть в отражены в соответствующих бумагах. В состав документов по личному составу, отражающих движение персонала, входят следующие:

  • документы, связанные с поиском и набором персонала;
  • документы, отражающие текущую деятельность сотрудников;
  • нормативные акты, регламентирующие трудовой процесс и кадровые взаимоотношения;
  • различные приказы по личному составу, как изданные в общей форме, так и унифицированные;
  • документы, включающие личные сведения о работниках;
  • архивные документы по личному составу;
  • документы персонального учета и анкеты;
  • иные виды документов по личному составу.

Сотрудники кадровой и секретарской службы предприятия должны помнить о необходимости оформления персональных документов в соответствии с требованиями закона. Правила, прописанные в нормативных актах предприятия, не должны противоречить вышестоящим указаниям.

Правильное оформление документов по личному составу предприятия указано в соответствующей инструкции. В ней с примерами и ссылками должны быть указаны все нюансы фиксации на бумаге работы с персоналом. Этот нормативный акт издается и утверждается руководством организации и носит бессрочный характер.

Персональные документы могут быть оформлены как в электронном, так и в бумажном виде. Если текст пишется от руки, то необходимо следить за аккуратностью почерка и стараться не делать помарок. Любая исправленная ошибка должна быть подтверждена печтью организации и заверена подписью руководителя.

Документы по учету личного состава зачастую носят секретный характер, так как содержат защищенную законом персональную информацию. К работе с ними допускается лишь строго определенный круг специалистов.

Приказы по личному составу

В документах службы персонала выделяют два вида приказов:

  • приказы предприятия по основной деятельности, но касающиеся работы сотрудников;
  • приказы по личному составу фирмы.

Они отличаются способом оформления, порядком утверждения, подписания и издания. Кроме того, с персональными приказами чаще всего работают сотрудники отдела кадров. Там же они и хранятся, отдельно от других документов. Такие приказы входят в состав документов по личному составу организации.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Среди персональных приказов чаще всего встречаются следующие:

  • приказы о приеме и увольнении:
  • приказы о перемещении и переводе;
  • командировочные приказы;
  • приказы обо всех видах отпуска;
  • нормативные акты об аттестации, обучении и повышении квалификации и т. д.

Любой приказ по личному составу доводится до сведения того работника, которого он касается. Если сотрудник по каким-либо причинам не подписывает документ, то об этом составляется акт.

Все персональные приказы должны проходить обязательную регистрацию в специальном журнале. При этом им присваивается номер, который говорит о том, что они поставлены на учет и за их исполнением ведется контроль. Копия приказа обязательно подшивается в личное дело, документ-оригинал хранится отдельно в течение года, после чего либо отправляется в архив, либо уничтожается.

Документы предприятия по личному составу

В каждой организации, в зависимости от формы собственности и иных особенностей, будут создаваться различные документы по личному составу предприятия. Их перечень должен быть приведен в инструкции по ведению кадрового делопроизводства.

Чаще всего это:

  • штатное расписание;
  • перечень должностей;
  • трудовые книжки и чистые бланки трудовой книжки;
  • копии персональных документов сотрудников;
  • документы персонального учета и личные дела персонала;
  • должностные и иные инструкции и трудовые договоры работников;
  • приказы или распоряжения, касающиеся сотрудников предприятия по основной деятельности;
  • документы по работе аттестационной комиссии;
  • направления и другие документы на обучение и повышение квалификации;
  • документы об отпусках, переводах и командировках;
  • различные приказы или распоряжения по личному составу;
  • записки, заявления и должностные записки от сотрудников и т. д.

Каждая фирма самостоятельно определяет нужные виды документов по личному составу, а также способ их создания и хранения.

Оформление личного дела

Наиболее важные и полные сведения о сотруднике заносятся в его личное дело. Состав документов и особенности их комплектования определяются каждой организацией самостоятельно и обязательно прописываются в нормативном документе. Можно подшивать копии бумаг как в прямом, так и в обратном порядке либо формировать по группам.

Личные дела могут вестись как на большинство работников организации, так и исключительно на руководителей и ведущих специалистов. Однако на практике большинство организаций предпочитает иметь комплект документов и иных сведений о любом сотруднике, независимо от его должности и статуса.

Категории документов и их копий для хранения в личном деле работника:

  • анкета или личный листок служат для объединения основных биографических сведений;
  • копии документов, удостоверяющих личность и подтверждающих образование и квалификацию, – паспорт, диплом, сертификаты и свидетельства;
  • копия трудовой книжки;
  • заявление о приеме, переводе и другие;
  • копии всех приказов на работника;
  • копия трудового договора;
  • иные персональные документы.

На каждого сотрудника заводится отдельная папка, в которую подшиваются перечисленные документы и их копии. Хранятся личные дела отдельно от других кадровых документов. Они содержат персональные данные, и поэтому не должны быть доступны для посторонних лиц.

Личная карточка: как правильно оформить?

Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации.

Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники. Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

При заполнении личной карточки обратите внимание на ссылки кодов. Они указаны справа от тех таблиц, сведения в которых унифицированы. Информация в этих разделах должна соответствовать классификаторам и иным нормативным документам.

Личные карточки будет правильно хранить отдельно от других персональных документов, в сейфе или в металлическом шкафу с замком. Этот документ содержит персональные сведения и подлежат строгому учету. При увольнении работника делается соответствующая запись, и личная карточка оформляется на архивное хранение.

Трудовая книжка: оформление и хранение

Трудовая книжка – это документ, подтверждающий опыт работы, стаж и должности сотрудника. Ее ведение является обязательным для всех. Она заводится при начале трудовой деятельности и в дальнейшем сопровождает человека вплоть до выхода на пенсию.

Обязанность закупать пустые бланки и вкладыши трудовых книжек лежит на бухгалтерии организации. Ее сотрудники хранят их у себя в сейфе и выдают сотрудникам отдела кадров по требованию. Об этом делается запись в соответствующей учетной книге. Администрации не рекомендуется принимать у работников бланки и чистые вкладыши трудовых книжек неизвестного происхождения.

Оформляется трудовая книжка всегда только от руки. Записи делаются шариковой ручкой с синими чернилами. Если произошла ошибка, то ее надо исправить и подтвердить это подписью администрации и печатью организации. Все вносимые сведения должны соответствовать закону и инструкции.

Хранятся трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их работникам и тем более третьим лицам. Если сотруднику организации необходимо получить сведения о записях в этом документе, то делается копия всех страниц, потом они прошиваются, и каждая страница заверяется печатью. При увольнении трудовая книжка вручается работнику в тот же день.

Оперативное хранение персональных документов

Правильное хранение документов по личному составу – одна из основных обязанностей работников кадровых служб. Информация, содержащаяся в них, относится к разряду персональной и не подлежит разглашению. Кроме того, храниться и обрабатываться такие документы должны с соблюдениями специальных условий.

До подписания трудового договора с будущего работника в обязательном порядке берется письменное разрешение на обработку персональных данных. Копия этого документа подшивается в личное дело или в отдельную папку.

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Для хранения персональных документов составляют отдельную номенклатуру дел. Папки и коробки с документами располагают в запирающихся шкафах. Желательно изолировать их от прямых солнечных лучей и повышенной температуры. Для большого количества документов целесообразно выделить специальное помещение.

Личные дела, анкеты и личные карточки находятся на оперативном хранении до тех пор, пока организация сотрудничает с конкретным работником. После увольнения они отправляются на архивное хранение.

Приказы по персоналу хранятся в течение года после их издания. Должностные и иные инструкции бессрочны вплоть до их отмены. Штатное расписание, а также график отпусков издаются ежегодно и хранятся в отделе кадров либо в бухгалтерии еще год после завершения действия.

Архивное хранение документов персонала

После окончания срока оперативного хранения данные о персонале отправляются в архив документов по личному составу. Это может быть подразделение организации либо сторонняя, чаще всего государственная, организация.

Перечень документов, подлежащих длительному архивному хранению, следующий:

  • личные дела, анкеты и личные карточки уволившихся работников;
  • невостребованные трудовые книжки и вкладыши;
  • приказы и распоряжения по личному составу с истекшим сроком хранения;
  • журналы по учету движения документов по персоналу;
  • штатное расписание;
  • графики отпусков;
  • иные документы, необходимость хранения которых предусмотрена законодательством либо комиссией.

Документы в архив оформляет сотрудник отдела кадров либо секретарь. Длительно хранить дела и другие бумаги можно как в самой организации, так и по договору в специализированном учреждении.

Документы в папке для длительного хранения формируются по дате, начиная от самой ранней. Следует внимательно следить за физической сохранностью бумаги и, если необходимо, сделать и заверить копию. Все листы дела нумеруются и прошиваются, после чего составляется опись.

Папки с документами следует размещать в строгом порядке. В самом помещении надо поддерживать оптимальную температуру и невысокую влажность, а также не допускать попадание прямого солнечного света. Стеллажи следует регулярно очищать от пыли, а комнаты с документами обрабатывать от грызунов и других вредителей.

Уничтожение персональных документов

Несмотря на длительное хранение, документы по личному составу могут быть уничтожены. Перед этой процедурой проходит заседание специальной комиссии, которая коллегиально принимает решение о дальнейшей судьбе персональных документов.

Уничтожение всегда происходит строго по описи, в присутствии всех членов комиссии. Это может быть сжигание, уничтожение методом измельчения, прессование и другие способы.

Состав персональных документов многолик и разнообразен. Работникам кадровых служб и руководству предприятий следует знать, как их правильно оформлять, хранить и уничтожать.

Источник: http://fb.ru/article/239787/sostav-dokumentov-po-lichnomu-sostavu-ih-vidyi-kakie-byivayut-prikazyi-po-lichnomu-sostavu

Документы по личному составу: виды, состав, хранение :

Документы по личному составу (Квитковская П.)

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.

Взаимоотношения с работниками

Правильно организованный документооборот на предприятии – залог успеха его деятельности. Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить.

Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ.

Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников.

Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.

Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.

Виды документов по личному составу

Документы по личному составу можно разделить на следующие виды:

  1. Бумаги, которые связаны с комплектованием персонала предприятия.
  2. Документы, подтверждающие продвижение работников по службе.
  3. Бумаги, подтверждающие выполнение трудовой дисциплины.
  4. Документы, связанные с прекращением трудовых взаимоотношений.

Как мы видим, к документам по личному составу относятся многие бумаги, которые регулируют взаимоотношения между работодателями и работниками. Все они регулируют те или иные вопросы, связанные с персоналом предприятия.

Первичные документы по личному составу подразделяются на два вида:

  1. По учету кадров.
  2. По учету рабочего времени и расчетов, касающихся оплаты труда.

К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.

Хранение документов

В последние годы, к сожалению, наблюдается тенденция недостаточного внимания к сохранности деловых бумаг. По результатам проверок государственной архивной службы были сделаны выводы, говорящие о том, что хранение документов по личному составу в нормальных условиях наблюдается только у 20% проверенных предприятий.

Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом. Правильное отношение к деловым бумагам напрямую связано с необходимостью содействия организаций с органами пенсионного страхования и других государственных структур. Нарушения ведения документооборота может привести к нежелательным последствиям, а также грозит штрафом.

Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.

Кроме того, стоит понимать, что хранение документов по личному составу необходимо, поскольку только на их основании можно восстановить исторические сведения, имевшие место. Не зря же для кадровых бумаг установлены законом самые продолжительные сроки хранения.

Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, их необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.

К основным требованиям содержания бумаг относятся:

  1. Наличие отдельного помещения для текущего хранения.
  2. Ящики или шкафы с бумагами должны запираться на ключ.
  3. К документам должен быть ограничен доступ.
  4. Для архива нужно выделить отдельное помещение и контролировать доступ к нему.

Сроки хранения

Сроки хранения документов по личному составу самые длительные по сравнению с другими деловыми бумагами. К документам с длительными сроками хранения относятся:

  1. Все распорядительные бумаги – распоряжения, приказы, постановления.
  2. Списки работников.
  3. Карточки учета работников.
  4. Личные дела.
  5. Лицевые счета сотрудников.
  6. Наряды и табели.
  7. Трудовые договоры и соглашения.
  8. Протоколы заседаний.
  9. Списки людей, которые уходят на льготную пенсию.
  10. Книги учета приема и увольнения сотрудников.

Мы привели далеко не весь перечень тех бумаг, которые хранятся в течение 75 лет. Исключениями являются следующие документы:

  1. Акты о производственных несчастных случаях – 45 лет.
  2. Тарификационная ведомость – 25 лет.
  3. Протоколы заседаний комиссии по выплате надбавок за выслугу лет – 15 лет.

В течение установленного времени предприятие должно обеспечить сохранность бумаг в установленном законом порядке.

Подготовка документов

Архив документов по личному составу на предприятии должен находиться в отдельном помещении, в которое нет доступа посторонним лицам. В него передаются полностью подготовленные надлежащим образом дела. Стоит заметить, что подготовка бумаг начинается еще на этапе их создания.

За правильное оформление документов по личному составу отвечает отдел кадров. Для удобства пользования всей массой бумаг они компонуются кадровиками следующим образом:

  1. Оформляются дела для каждого вида документов: для приказов, личных дел, протоколов и т. д. На папках указываются заголовки, отражающие номенклатуру.
  2. Всем делам присваиваются учетные номера и вкладывается опись.
  3. Обеспечивается конфиденциальное безопасное текущее хранение: в сейфе или запертом шкафу.
  4. Все листики дела подшиваются и нумеруются. А место прошивки скрепляется печатью предприятия и заверяется подписями ответственных лиц.
  5. В каждом деле непременно должны присутствовать внутренние описи.
  6. На обложках готовых документов указываются все реквизиты: сроки хранения, названия, даты.

Документы учета личного состава

Документы по учету личного состава ведет кадровик. На основании первичных бумаг осуществляется оперативный учет изменений и движения численности состава работников предприятия. К документам учета относятся: приказы, карточки, штатное расписание, расчетные ведомости и многие другие документы.

При приеме на работу каждому служащему присваивают табельный номер, который впоследствии значится во всех бумагах по учету личного состава и начисления зарплаты. Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку.

Хранение приказов

Чтобы определиться со сроками хранения приказов, необходимо воспользоваться типовым перечнем документов. Он периодически пересматривается и уточняется.

На данный момент актуальным является перечень, составленный в 2010 году.

Согласно ему, как и ранее, основания приказов подлежат хранению около пяти лет, а большая часть самих приказов сохраняются до 75 лет (об исполнении обязанностей, командировках, изменении фамилий, отпусках и аттестациях).

Кроме того, ориентироваться в сроках хранения можно по ведомственным перечням, составленным для организаций определенных сфер деятельности. Правила предусматривается проведение экспертизы ценности бумаг.

Бумаги долговременного хранения необходимо передать в архив документов по личному составу. На них составляется опись, после чего они передаются на длительное хранение.

Дела, сроки хранения которых прошли, могут быть уничтожены.

Как уничтожить документы?

Архивные бумаги предприятия могут быть уничтожены (если сроки хранения истекли) самостоятельно, а можно обратиться за помощью в специальные организации, которые занимаются данным вопросом. Каким бы образом вы ни организовали процесс, непременно должен быть составлен акт об уничтожении.

Бумаги можно самостоятельно сжечь, если есть безопасное для этого место, а можно уничтожить их с помощью специального аппарата. В таких случаях акт пишется в произвольной форме. А вот большие объемы дел проще сдать на утилизацию.

Но и в этом случае все действия должны сопровождаться оформлением документов. В акте приемки-передачи необходимо зафиксировать количество дел и их вес.

Лучше, если работник организации будет лично присутствовать при уничтожении бумаг для соблюдения конфиденциальности.

Государственный архив

В каждом регионе РФ существует государственный архив документов по личному составу. Основной задачей его деятельности является обеспечение надежного хранения бумаг по личному составу всех предприятий.

Кроме того, архив отвечает на запросы предприятий и граждан по вопросам, касающимся бумаг по личному составу.

Это направление его деятельности является очень нужным и актуальным, поскольку при закрытии организации людям просто некуда обратиться за получением нужной информации.

Именно по этой причине перед архивами стоит задача сохранения всех бумаг. В настоящее время очень часто ликвидируются и закрываются не только частные, но и бюджетные организации.

В этом случае они должны передать документы по личному составу на хранение в государственный архив.

В нем должны находиться в течение 75 лет следующие бумаги: приказы, расчетные ведомости, документы о перемещении и увольнении, личные дела и т. д.

Стоит отметить, что дела должны быть подготовлены перед передачей по всем правилам. Муниципальные архивы оказывают свои услуги при условии предварительного согласования сдачи документов.

Подготовка бумаг для передачи включает в себя правильное оформление всех дел, проведение экспертной оценки бумаг, а также составление описей.

Нужно ли платить деньги за хранение? Государственные и бюджетные предприятия услуги архива не оплачивают. Ликвидируемые предприятия негосударственной формы собственности передают правильно оформленные дела только при наличии договора.

Дела передаются при условии утверждения и согласования с экспертно-проверочной комиссией архива. Прием-передача бумаг производится сотрудниками учреждения в присутствии ликвидируемой организации. Данный процесс достаточно длительный и кропотливый, поскольку проверяется состояние документов путем их визуального просмотра. В конце составляется соответствующий акт.

Вместо послесловия

Документы по личному составу – это особая категория бумаг, которая имеется на любом предприятии. Их важность состоит в том, что они не теряют актуальности очень длительное время.

Даже по прошествии большого периода времени может возникнуть ситуация, при которой понадобится вновь обратиться к ним.

Не зря же именно эти бумаги оформляют с особой тщательностью и хранят долгие годы не только на предприятиях, но и в государственных архивах.

Источник: https://BusinessMan.ru/dokumentyi-po-lichnomu-sostavu-vidyi-sostav-hranenie.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.