+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Электронные документы и их оборот: что нового? (Ратовская С.А.)

Содержание

Как правильно подать в суд документы в электронном виде

Электронные документы и их оборот: что нового? (Ратовская С.А.)

1 января 2017 года вступил в силу Порядок подачи в арбитражные суды РФ документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа.

В соответствии с ч. 7 ст. 4 АПК РФ исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы можно передавать в суд в электронном виде. Новый Порядок подачи утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252.

В связи с этим перестал действовать Порядок подачи документов в арбитражные суды РФ в электронном виде, утвержденный Постановлением Пленума ВАС РФ от 08.11.2013 № 80.

Порядок не регулирует подачу в электронном виде документов, которые содержат сведения, составляющие государственную тайну.

В соответствии с Порядком документы, как и прежде, подаются через личный кабинет в информационной системе «Мой арбитр». Новый Порядок разграничивает понятия электронного образа документа и электронного документа, подписанных электронной подписью.

Электронный образ документа и требования к нему

Это электронная копия бумажного документа, полученная с помощью сканирования и заверенная простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) в соответствии с Порядком подачи документов. Предыдущий Порядок также предусматривал электронные образы. Однако требования к ним изменились:

  1. Это должен быть скан в масштабе 1:1 в черно-белом или сером цвете. Сканирование в режиме полной цветопередачи осуществляется, если в документе присутствуют цветные графические изображения или цветной текст, когда это имеет значение для рассмотрения дела.
  2. Необходимы все реквизиты и аутентичные признаки подлинности: графическая подпись лица, печать, угловой штамп бланка (при наличии).
  3. Файл должен быть в формате PDF и по размеру не более 30 Мб.
  4. Электронный образ каждого документа представляется в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать электронный образ документа и количество листов в нем (например, «Накладная 996 от 15122016 1 л.pdf»).
  5. Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не защищены от копирования и печати. Они не могут содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
  6. Электронный образ документа заверяется простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документ и требования к нему

Это документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это новое понятие. К таким документам предъявляются свои требования:

  1. Файл обращения в суд должен быть в формате PDF, который предусматривает копирование текста.
  2. Файлы документов, прилагаемых к обращению в суд, представляются в том формате, в котором они подписаны электронной подписью. Это может быть PDF, RTF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, ODT ― для текстовых документов, PDF, JPEG (JPG), PNG, TIFF ― для документов с графическим содержанием.
  3. Размер файла не более 30 Мб.
  4. Каждый документ представляется в виде отдельного файла. Наименование файла должно позволять идентифицировать документ и количество листов в нем (например, «Накладная 996 от 15122016 1 л.pdf»).
  5. Файлы и данные, которые в них содержатся, должны быть доступны для работы и не защищены от копирования и печати, не должны содержать интерактивных и мультимедийных элементов, внедренных сценариев на языке JavaScript или любых других языках программирования.
  6. Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
  7. Электронная подпись должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись). Если документ подписывают несколько человек, то каждая электронная подпись должна быть в отдельном файле.
  8. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте как подписант.

Порядок подачи документов не предусматривает электронных документов, подписанных:

  1. простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  2. присоединенными электронными подписями;
  3. электронной подписью лица, которое не указано в тексте электронного документа как подписант.

Суд не примет документы, если:

1) обращение в суд адресовано другому суду;

2) обращение в суд идентично ранее направленному обращению;

3) документы нечитаемы, в частности: страницы перевернуты; документ содержит не все страницы; нет возможности определить, все ли страницы на месте (нет нумерации); в файле отсутствует электронный документ или электронный образ документа; отсутствует связный текст;

4) файлы приложены в форматах, которые не предусмотрены Порядком подачи обращения в суд;

5) документы представлены не отдельными файлами, а в одном файле содержится несколько электронных документов или несколько электронных образов;

6) наименование файлов не позволяет идентифицировать документы;

7) файлы недоступны для работы: защищены от копирования и (или) печати, содержат интерактивные или мультимедийные элементы, внедренные сценарии на языке JavaScript или любых других языках программирования;

7) обращение в суд в виде электронного документа не подписано усиленной квалифицированной электронной подписью или в виде электронного образа не заверено усиленной квалифицированной электронной подписью;

8) электронный образ обращения в суд не содержит графической подписи истца;

9) электронная подпись не соответствует виду или формату, установленному Порядком подачи документов. Срок действия сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи на момент подписания документа истек. Электронная подпись не соответствует документу. Документ изменен (модифицирован) после того, как он был подписан;

10) номер дела, который указал пользователь при подаче документов, не соответствует номеру дела, указанному в обращении в суд;

11) к обращению в суд не приложен документ, который подтверждает полномочия представителя на предъявление документов в суд;

12) нарушены иные требования к электронным документам и (или) электронным образам документов, установленные Порядком подачи документов.

На что обратить внимание, если вы представляете в суд документы, переданные через Диадок

Они полностью отвечают условиям нового Порядка в том, что касается подписи. Однако Диадок не ограничивает форматы и имена передаваемых документов (исключение составляют счета-фактуры, для которых законодательно утверждены требования к файлам обмена). Поэтому не каждый электронный документ можно представить в суд.

Например, документ может быть передан через Диадок в формате pdf, подписан КЭП, но иметь имя, не соответствующее Порядку. Просто изменить имя файла нельзя ― документ не будет считаться оригиналом.

Тогда его можно представить в виде бумажной копии. Еще один вариант ― создать его электронный образ: распечатать, отсканировать и подписать простой ЭП или КЭП.

Такой вариант Порядок напрямую не предусматривает, но и не запрещает.

Если документы подает представитель

Ему нужна соответствующая доверенность. Она представляется в виде:

  • либо электронного документа, подписанного КЭП представляемого лица;
  • либо электронного образа документа, заверенного КЭП представляемого лица;
  • либо электронного образа, заверенного простой электронной подписью или КЭП лица, подающего документы.

Можно ли обойтись без КЭП?

Отметим, что КЭП не является обязательным требованием для пользователей системы «Мой арбитр». Они по-прежнему могут направлять в суд электронные образы бумажных документов, подписанных простой ЭП (логин-пароль для учетной записи в системе ЕСИА, с помощью которой и происходит авторизация в системе «Мой арбитр»). Но КЭП обязательно потребуется, если в суд подаются:

  1. обращение в суд и прилагаемые к нему документы в виде электронных документов или электронных образов, заверенных простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью лица, подающего документы;
  2. заявление об обеспечении доказательств (ст. 72 АПК РФ);
  3. заявление об обеспечении иска (ст. 92 АПК РФ);
  4. заявление об обеспечении имущественных интересов (ст. 99 АПК РФ);
  5. заявление об обеспечении исполнения судебного акта (ст. 100 АПК РФ);
  6. ходатайство о приостановлении исполнения решения государственного органа, органа местного самоуправления, иного органа, должностного лица (ст. 199 АПК РФ);
  7. ходатайство о приостановлении исполнения судебных актов (ст. 265.1, 283 АПК РФ);
  8. исковое заявление, заявление, апелляционная жалоба, кассационная жалоба, содержащие ходатайство о принятии обеспечительных мер (ст. 125, 260, 265.1, 277, 283 АПК РФ).

Подписывать эти документы можно сертификатом КЭП, который используется в системе Диадок или в системе отчетности. Если документы будет подписывать сотрудник, у которого нет КЭП, то всегда можно заказать КЭП на сайте.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/7745

Система электронного документооборота (СЭД ): что такое, особенности и рекомендации

Электронные документы и их оборот: что нового? (Ратовская С.А.)

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки

Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Экономический эффект

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше – 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство – это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

Документ является единицей хранения информации в СЭД.

Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего – с отсканированных бумажных носителей.

Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается “справкой”. Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

Функции и задачи СЭД

Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

  • систематизации работы с документами.
  • созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
  • автоматизации учёта;
  • классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

  • создания карточек.
  • формирования текста документа;
  • сохранения данных в формате pdf или ms word;
  • управления правами доступа пользователей;
  • создание маршрутов;
  • управления движением документов;
  • рассылки уведомлений, напоминаний;
  • ведения журналов, справочников, классификаторов;
  • формирования поручений;
  • поиска и подписание документов;
  • формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:

  • удалённую работу с документами;
  • использование СУБД для хранения данных;
  • одновременную работу с СЭД;
  • обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Преимущества и недостатки

Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

  • централизованное структурированное хранение информации;
  • одинаковый подход к формированию и обработке документов;
  • использование шаблонов;
  • поиск;
  • аудит доступа.

К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

Процессы обработки документов

В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

  • условия переходов между этапами;
  • разделения маршрута;
  • циклы обработки;
  • запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
  • задаются роли пользователей.

Виды обработок:

  • Создание документа.
  • Редактирование.
  • Переименование.
  • Перемещение.
  • Сохранение.
  • Индексирование.
  • Удаление.

Расходы на СЭД

Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

  • создание рабочей группы, определение руководителя;
  • определение целей и задач;
  • проверка существующих документационных процессов;
  • разработка технического задания;
  • выбор СЭД;
  • заключение договора на внедрение СЭД;
  • разработка и утверждение регламента работы;
  • проверка первоначального наполнения справочников;
  • предварительное испытание СЭД;
  • обучение персонала работе;
  • тестовое внедрение СЭД;
  • анализ результатов тестовой работы;
  • исправление ошибок;
  • полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения

Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка – это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации.

За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка – неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки.

Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

Технологии хранения документов

В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов.

Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него – в каталог СУБД.

Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

Что такое поточное сканирование?

Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

Оптическое распознавание текстов

Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат.

При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами.

Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

Штрих-кодирование

Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы.

Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки.

Он клеится на бумажный вариант документа.

ЭЦП

Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа – сертификата.

Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом.

Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

Полнотекстовой и атрибутный поиск

Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий “Контрагент” обеспечивает поиск данных в поле “Получатель” или “Отправитель”.

При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

Источник: http://fb.ru/article/279568/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-chto-takoe-osobennosti-i-rekomendatsii

Документооборот — это … Что такое документооборот: его организация, учет объема

Электронные документы и их оборот: что нового? (Ратовская С.А.)

Добавлено в закладки: 0

Что такое документооборот? Описание и определение понятия.

Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих документов организации за некий период времени.

Документооборот делится на централизованный и уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот  включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

В документооборот уровня структурного подразделения включены документы, учитываемые только в структурных подразделениях.

Документооборо́т является деятельностью по организации передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело. Различают три главных потока документации:

  1. документы, которые создаются в организации и используются в управленческом процессе работниками организации (внутренние);
  2. документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
  3. документы, которые поступают из других организаций (входящие).

Документы, которые поступают в организацию, проходят:

  1. передачу на исполнение;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. первичную обработку;
  4. рассмотрение руководством;
  5. регистрацию.

Документооборот бухгалтерских документов

В бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборота:

  1. Передача документа в бухгалтерию;
  2. Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;
  3. Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает:
    1. контировку (указание корреспонденции счетов в первичном документе);
    2. группировку;
    3. таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции).
  4. Проверка принятых бухгалтером документов по содержанию, по форме, арифметическая проверка;
  5. Сдача на хранение документов в архив.

Электронный документооборот

В отдельных организациях вводят систему электронной обработки документов и обмена документами меж внешними получателями (подразделениями).

Для организации на сервере организации электронного документооборота создают базу данных, где хранят все созданные документы. Доступ к базе данных производится через браузер (обычно, разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера). Возможен доступ как через интернет (внешний), так и по локальной сети (внутренней).

Документы загружаются или сохраняются в определённые выделенные папки организации. Папки распределяются соответственно с иерархической структурой подразделения организации.

Модифицировать, создавать, удалять созданные документы может лицо, которое наделено соответствующими правами.

Рассмотрим, более детально, что значит документооборот.

Организация работы с документами — это организация документооборота, использования и хранения документов в нынешней деятельности учреждения.

Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с документами – это документооборот.

Организация документооборота

Движение документов в организации с момента их получения или создания до окончания выполнения или отправления считается документооборот.

Организация передвижения документов — важная часть процесса делопроизводства. Документооборот необходимо организовать так, чтобы путь передвижения каждого документа был самым коротким, маршрут — прямым, время прохождения — наименьшим. Основное правило организации документооборота заключено в оперативном передвижении документов по самому краткому пути с наименьшими затратами труда и времени.

Организацию документооборота необходимо направить на то, чтобы:

  • Уменьшить пути прохождения документа. Лишь деловая необходимость может влиять на его передвижение. Для этого нужно продумать тщательно путь прохождения.
  • Установить наибольшее единообразие в последовательности обработки и прохождения конкретных типов документов. Исполнить данное условие можно при помощи разработки схем прохождения конкретных типов документов.
  • Исключить возвратное передвижение документов (в особенности при внутреннем и внешнем согласовании, регистрации и доставке).
  • Активно применять средства оргтехники и самых новых информационных технологий при передаче документов.

Исполнение названных условий дает возможность достигнуть:

  • прямоточности направлять документопотоки, то есть исключения дублирующих действий при обработке и подготовке документов;
  • ритмичности, то есть равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности работников организации.

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражают общим числом документов, которые поступили в организацию и созданы ею за другой период.

Под объемом документооборота подразумевается число подлинных экземпляров внутренних, входящих, исходящих документов и обращений граждан за конкретный период.

При подсчете объема документооборота также считают копии документов, которые изготовлены при помощи разных технических средств. Но их отдельно считают от подлинных документов.

Итоги подсчета оформляют в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатывает организация. К примеру:

В организации можно установить любую периодичность подсчета документооборота: ежемесячная, еженедельная, ежегодная, ежеквартальная. Может производиться как качественный, так и количественный анализ документооборота.

Итоги, которые получены при подсчете объема документооборота, применяются при определении штатной численности и структуры делопроизводственной службы для анализа загруженности отдельных исполнителей и структурных подразделений.

Мы коротко рассмотрели документооборот, его организацию и учет объема. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.

Источник: https://biznes-prost.ru/dokumentooborot.html

Электронный оборот документов

Электронные документы и их оборот: что нового? (Ратовская С.А.)
Электронный оборот документов – это требование времени, эффективно используемое в мире коммерции. Первое, что необходимо для создания в компании современной системы электронного документооборота, — осознание сформировавшейся потребности.

Как правило, это происходит по мере роста масштабов бизнеса и усложнения процессов.

Решающим толчком может послужить накопление фатального числа ошибок, связанных с утерей документов, неправильным их оформлением, дублированием, отсутствием утвержденной процедуры согласования и прочим, что в итоге негативно сказывается на бизнесе.

Электронный документооборот на предприятии

Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами.

Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами.

И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т.д. О том, что такое электронный документооборот на предприятии, и как он организовывается, расскажем в данной статье.

Электронное делопроизводство и документооборот

EOS for SharePoint в начале 2018 года получил новый модуль – «Корпоративный портал».

Наряду с модулями «Документооборот», «Файловый архив» и «Управление совещаниями» портальное решение ЭОС может работать и как самостоятельное, и в качестве интегрированной системы.

О создании «Корпоративного портала», его особенностях и перспективах рассказывает заместитель генерального директора ЭОС Евгений Червяков.

Обзор систем электронного документооборота

В выборе системы электронного документооборота современные компании руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения.

К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами.

Есть ряд ключевых требований к функциям СЭД (ECM).

Делопроизводство — комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации.

Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Дело в том, что деньги, которые мы получаем от показа рекламных баннеров, позволяют нам писать статьи и новости, проводить тестирования, разрабатывать методики, закупать специализированное оборудование и поддерживать в рабочем состоянии серверы, чтобы форум и другие проекты работали быстро и без сбоев.

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта.

Вы здесь

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный.

Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи.

Увеличение объёмов и сложности управленческих задач объективно обусловливает рост документационных потоков.

При этом, в ряде ситуаций, возникающих в процессе управления, имеет место и неоправданное возрастание количества создаваемых и обрабатываемых в учреждениях, организациях и на предприятиях документов: документирование для перестраховки, стремление ʼʼприкрытьсяʼʼ документом, создание его ʼʼна всякий случайʼʼ.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Источник: http://ruslanhasanov.ru/ehlektronnyj-oborot-dokumentov-31592/

Электронный документ: понятие, структура, виды, реквизиты

Электронные документы и их оборот: что нового? (Ратовская С.А.)

Сейчас практически все уважающие себя предприятия отказываются от бумажного документооборота, заменяя его более современным. Электронный документ – наиболее актуальная форма существования всех современных файлов, содержащих в себе огромное количество важнейшей информации.

Основные преимущества

Главный плюс электронной документации заключается в том, что она позволяет работать быстро и качественно. Материалы в таком формате легко подписывать, даже если все те, кто должен их завизировать, находятся вдалеке друг от друга. За счет этого удается сэкономить огромное количество денег и сил.

Кроме всего прочего, наличие электронного архива позволяет избежать потребности содержать огромное количество документов в организации.

На хранение накапливающихся бумаг понадобится выделить соответствующую площадь на территории предприятия, а также нанять высококвалифицированного архивариуса, который сможет быстро разбираться в имеющихся материалов.

Чтобы хранить электронный архив, достаточно лишь компактных съемных носителей или нескольких жестких дисков.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам.

Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца.

Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С.

Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы.

Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

  • Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
  • Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
  • Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
  • Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
  • Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
  • Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Электронные файловые документы – требование современного общества

Теперь вы знаете, что такое электронный документ, какие его виды существуют, и как их можно использовать в повседневной жизни. При этом информация может находиться в файлах в зашифрованном формате. Для работы с ними понадобится использовать существующие пароли, которые можно менять в любой момент времени.

Любой пользователь телекоммуникационных каналов связи имеет право создавать собственные документы. Единственное, что ему для этого необходимо, – наличие специального программного обеспечения. Срок хранения таких файлов не ограничен. Вы можете производить любые операции с ними в любое время.

Единый электронный документ (22.08.2010)

Как подписать документ в электронном виде?

инструкции Росреестра: Проверка электронного документа

Не берите электронные документы никогда

Источник: http://documentooborot.com/dokument/elektronnyj-dokument.html

Отказаться от бумаг: как регионы переходят на электронный документооборот

Электронные документы и их оборот: что нового? (Ратовская С.А.)

По планам Минкомсвязи РФ, к 2025 году внедрение Единой системы электронного документооборота (ЕСЭД), должно составить 90%. Однако опрошенные ТАСС эксперты в регионах констатируют: в крупных городах с развитой инфраструктурой сложностей нет, а в отдаленных республиках, где даже мобильная сеть работает еще неравномерно, внедрение ЕСЭД сильно затруднено.

Если, например, в Дагестане чиновники уже работают с документами через мобильное приложение, то в заполярном Норильске на отправку документов требуется несколько часов. Как информационные технологии сокращают время и расстояния, удобна ли система “одного окна” в МФЦ и что пока мешает российским территориям шагнуть в цифровую эпоху — в материале ТАСС.

Переход на ЕСЭД

Как ранее сообщал ТАСС, государственные органы в первых рядах начинают переходить на цифровые носители вместо бумажных: в первую очередь сократится количество справок и прочих форм отчетности — к 2018 году будет проведен анализ документов, сведения из которых дублируют друг друга.

Уже в 2019 году практически весь документооборот государственных структур оцифруют. Тогда же у властей появятся электронные помощники: алгоритмы, которые будут анализировать данные и предлагать наилучшее из доступных решений, а в 2021 году планируется запуск пилотного проекта по анализу “больших данных”.

Окончательно порядок работы будет выстроен в 2024 году.

Регионы, которые активно развивают ЕСЭД подчеркивают: она сокращает время ответа на запрос, нет необходимости сидеть в очередях и, что немаловажно, нет коррупционной составляющей.

Например, в Дагестане, по словам зампредседателя правительства региона Шамиля Исаева, внедрение ЕСЭД завершили и занимаются улучшением качества работы системы идет работа над увеличением скорости интернета, который есть во всех районах.

В Якутии, несмотря на отдаленность от федерального центра (почти 5 тыс. км), электронными госуслугами уже пользуются почти половина граждан.

“За полтора года количество пользователей электронных услуг вырос почти вдвое — на начало июля 2017 года 311,7 тыс.

граждан зарегистрированы в единой информационной системе, что составляет 41,7%”, — поясняет министр связи и информационных технологий республики Александр Борисов.

Как рассказала ТАСС директор ульяновского госучреждения “Правительство для граждан” Светлана Опенышева, внедрение ЕСЭД в правительстве началось в 2007 году — к этому времени у каждого специалиста уже был компьютер, подключенный к локальной сети. В Коми, по данным администрации главы региона, ЕСЭД действует успешно уже семь лет — более 80% объемов документооборота в электронном виде.

В Новгородской области управления и муниципалитеты обмениваются документами по сети с 2012 года, и, по словам начальник департамента государственной службы правительства региона Анна Бирюкова, уже дошли до администраций поселений.

В пресс-службе губернатора Тюменской области отмечают, что для приема документов от граждан для оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде технических ограничений нет — в каждом органе исполнительной власти, местного самоуправления и сельском поселении гослужащие могут принимать документы, поданные гражданином с портала госуслуг.

В регионах идет и рост объема электронных документов.

По данным пресс-службы администрации Ямало-Ненецкого автономного округа (ЯНАО), только за первое полугодие 2017 года было обработано более 1 млн документов, а в Санкт-Петербурге, как отмечают в Смольном показатели еще выше — за весь 2016 год в системе передано 2,6 млн документов, а за 2015 год — всего 1,4 млн. При этом, среднее время передачи документа в электронном виде — 27 минут, а раньше оборот бумажных документов мог занимать несколько дней.

Сложности перехода

Среди проблем, которые возникают у регионов при переходе на электронный документооборот — отсутствие некоторых регламентов на федеральном уровне.

Так, в администрации Санкт-Петербурга отмечают, что пока не урегулирован на федеральном уровне вопрос о порядке архивирования, сдаче в архив на госхранение и для последующей работы с электронными документами, которые не имеют бумажного оригинала.

В то же время в правительстве Республики Алтай признают, что к внедрению обязательного электронного документооборота с участием органов местного самоуправления регион пока не готов: горной территории, основная часть граждан которой — сельское население, для этого необходимы внедрить технологии у всех участников процесса. При этом отмечают, что интернет для этого не нужен, нужна своя защищенная сеть, создание которой оценивается в 20 млн рублей.

В то же время в некоторых регионах фактически отсутствует стабильная связь как таковая.

Так, для отправки из Норильска или населенных пунктов Таймыра (Красноярский край) требуется несколько часов, чтобы закачать “тяжелые” документы.

Поселок Дудинка и Норильск обеспечиваются интернетом через спутниковый канал скоростью лишь один гигабит в секунду. “Можно сказать, у нас нет интернета”, — отметил ТАСС один из местных чиновников.

На этой территории ситуация должна измениться в ближайшее время: по информации управления транспорта, информатизации и связи администрации Таймыра, близится к завершению строительство волоконно-оптической линии связи (ВОЛС) “Новый Уренгой — Норильск”. Это позволит жителям Норильска, Таймыра и ЯНАО получить доступ к миру интернет-технологий.

Тестирование ВОЛС начнется летом этого года, а ввод в промышленную эксплуатацию запланирован на второй квартал 2018 года.

Простое решение

Электронный документооборот упростил жизнь не только чиновников, но и людей, которые пользуются их услугами. По словам молодой мамы, жительницы Якутии Анастасии Тарской, через портал госуслуг она встала в очередь в детский сад в прошлом году, в этом году старшего сына записала в первый класс по электронной записи, что было внедрено в Якутске впервые.

“До этого люди зимой, в феврале, сутками стояли в очереди перед дверями желаемых школ, чтобы первыми записать детей в первый класс и получить путевку. А сейчас уже нет в этом необходимости”, — сказала она ТАСС.

В регионах входят во вкус использования электронных документов. В Новгородской области в 2016 году начали создавать МФЦ для предпринимателей.

В Ярославской области активно используют электронный документооборот в сфере медицины, что также упрощает жизнь и медиков, и населения — главврач местной клинической больницы скорой медицинской помощи им. Н. В.

Соловьева Александр Дегтярев сообщил ТАСС, что лаборатория больницы по электронному документообороту службы заняла первое место в России, а до 20 августа здесь должны перейти на электронную историю болезни и готовятся к внедрению электронных больничных.

Удобство и мобильность

Работа с электронными документами в регионах постепенно начинает перемещаться и в мобильные устройства чиновников, что делает ее еще более оперативной.

Для руководителей органов власти в Дагестане внедрено новое мобильное приложение для iPad и Android устройств, специальное “губернаторское” мобильное приложение используют в Санкт-Петербургской городской администрации, а в Ульяновской области подобный проект в стадии внедрения — в этом году у губернатора Сергея Морозова и его заместителей в опытной эксплуатации появились мобильные рабочие места с ЕСЭД.

В Кемеровской области отмечают активность работы в региональном сегменте системы — это около 1,5 млн запросов. По данным правительства региона, по интенсивности работы Кемеровская область — на восьмом месте в России.

Региональная редакция ТАСС

Источник: https://tass.ru/v-strane/4414519

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.