Готовимся к годовой инвентаризации (Марова О.)

Содержание

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Готовимся к годовой инвентаризации (Марова О.)

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет».

Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации.

Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации.

Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.

Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару.

На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.
ЭтапДействияДокумент (форма)
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссииДиректор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.
Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатовРаспечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.
Сверка фактического результата инвентаризации с данными учетаФормируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в путиИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранениеТОРГ-16 — акт о списании товаров
Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учетеПринимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия.

После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе.

Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности.

Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета.

В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета.

Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему.

Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16.

Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии.

ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене.

В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика.

В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей.

Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию.

Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/

Годовая инвентаризация

Готовимся к годовой инвентаризации (Марова О.)

→ Бухгалтерские консультации → Инвентаризация

Обновление: 13 февраля 2017 г.

До составления годовой отчетности требуется провести инвентаризацию. Любые найденные в процессе инвентаризации отклонения требуют отражения в налоговом и бухгалтерском учете.

Основания проведения годовой инвентаризации

Требования к проведению инвентаризации устанавливаются следующими нормативными документами:

Целью инвентаризации является формирование достоверной базы данных для годовой бухгалтерской отчетности и бухгалтерского учета.

Под инвентаризацию подпадают:

1) все имущество предприятия вне зависимости от местонахождения:

  • финансовые вложения,
  • товары,
  • основные средства,
  • денежные средства,
  • готовая продукция,
  • нематериальные активы,
  • производственные запасы,
  • прочие финансовые активы, в т.ч. дебиторская задолженность,
  • прочие запасы;

2) все финансовые обязательства:

  • резервы,
  • займы,
  • кредиторская задолженность,
  • кредиты банков.

Инвентаризируется не только имущество организации, но и имущество, полученное для переработки, находящееся в аренде или на ответственном хранении. Также инвентаризуется прочее имущество, не учтенное ранее по каким-либо причинам.

Сроки проведения годовой инвентаризации на предприятии

Инвентаризация проводится перед подготовкой годовой бухгалтерской отчетности. Даты прохождения годовой инвентаризации закрепляют в учетной политике организации. Часто ее производят в конце года, а в начале нового года оформляют ее результаты.

Не инвентаризуются:

  • имущество, которое инвентаризировалось в октябре – декабре текущего года,
  • основные средства, которые инвентаризировались менее 2 лет назад,
  • библиотечные фонды, с момента инвентаризации которых прошло менее 5 лет,
  • товары, сырье и материалы, находящиеся на предприятиях Крайнего Севера (инвентаризация имущества данных предприятий проводится в периоды их наименьших остатков).

Создание инвентаризационной комиссии

Комиссия формируется для непосредственного проведения инвентаризации. В случае большого количества работ по инвентаризации создается несколько комиссий.

В состав комиссии должны войти представители руководства, бухгалтерии, работники других служб (техники, инженеры, экономисты и т.п.). Также в комиссию могут войти сотрудники службы внутреннего или внешнего аудита.

Списочный состав комиссии утверждает руководитель предприятия. После этого создается внутренний приказ о проведении инвентаризации.

Обязательные элементы приказа о проведении инвентаризации

В приказе указываются:

  • даты проведения инвентаризации,
  • причины проведения (в нашем случае – инвентаризация перед составлением годовой бухгалтерской отчетности),
  • состав инвентаризационной комиссии.

Регистрация приказа осуществляется в книге контроля проведения инвентаризаций. Далее фиксируются остатки имущества на начало инвентаризации.

Фиксация остатков на начало инвентаризации

До начала годовой инвентаризации комиссия должна иметь все актуальные на момент осуществления инвентаризации отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей, расходные и приходные ордеры.

По факту сдачи указанных документов материально ответственные лица пишут расписки о том, что на начало инвентаризации они предоставили все приходные и расходные документы на имущество, а все ценности оприходованы либо списаны в расход. Все предоставленные документы визируются председателем комиссии с обязательным указанием даты. Бухгалтерия на основании этих данных определяет входящие остатки имущества на начало инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности

В ходе годовой инвентаризации комиссия оценивает фактическое наличие имущества, а также правильность учтенных финансовых обязательств. Оценка обязательно происходит при материально ответственных лицах. Результаты инвентаризации фиксируются в актах инвентаризации или инвентаризационных описях, которые составляются не менее чем в 2 экземплярах.

Учет результатов годовой инвентаризации

Результаты проведенной инвентаризации сводятся в ведомость результатов по итогам инвентаризации. Они обязательно проводятся в годовой бухгалтерской отчетности: выявленные недостачи списываются в соответствии с утвержденными правилами, а излишки принимаются в качестве прочего дохода.

Также читайте:

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс. Дзен

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s503163

Инвентаризация: лазейка или способ навести порядок в ресторане?

Готовимся к годовой инвентаризации (Марова О.)

Инвентаризация – проверка наличия имущества организации на определенную дату путем сличения фактических данных с данными учета.

Инвентаризация – процесс сложный, но необходимый, неотъемлемая часть работы всех торговых предприятий или предприятий общепита. Многие убеждены, что инвентаризация сопряжена с целым рядом сложностей и организационных хлопот.

Неправильно проведенная, она может превратиться в фарс, в банальную процедуру «для отвода глаз». Эта статья — о том, как избежать подобного; как сделать инвентаризацию надежным помощником в стремлении навести порядок.

И как этому способствуют современные средства автоматизации.

Какая она, Инвентаризация?.

Инвентаризация бывает полная и частичная.

Полная инвентаризация предполагает пересчет всех товарных запасов, хозтоваров и инвентаря, оборудования кухни и бара, посуды и приборов (вплоть до полотенец и зубочисток).

Она проводится в сроки, определяемые руководителем организации. Необходимость полной инвентаризации может возникнуть при смене материально-ответственных лиц или при составлении годовой отчетности.

Оперативная (неполная) инвентаризация предполагает быструю проверку качества работы персонала, выявление недостачи до возможной попытки ее скрыть. Проводится для пересчета конкретных групп товаров (например, дорогостоящих), подверженных частым хищениям или злоупотреблениям.

Важным этапом, предшествующим инвентаризации, является подготовка.

Как же готовиться к инвентаризации?

На этапе подготовки к инвентаризации нужно учесть все приходно-расходные документы, перемещения и списания, выпуск партий продукции. Необходимо перепровести все документы, чтобы выровнять границы последовательности; выбрать политику учета полуфабрикатов, согласовать технико-технологические карты на все блюда кухни и бара; распечатать пустографки для фиксации результатов.

Действительно, условий для успешного проведения инвентаризации немало. К счастью, современная автоматизация предприятий общепита позволяет облегчить и эти процессы.

Все задачи этапа подготовки к инвентаризации легко решается средствами программного продукта «Трактиръ»

Итак, для инвентаризации необходимы:

  • технико-технологические карты (ТТК) на все блюда кухни и бара, подписанные ответственными сотрудниками,
  • актуальные остатки в товаро-учетной системе,
  • наличие договоров личной и групповой материальной ответственности с сотрудниками склада, бара, кухни и АХЧ,
  • материально ответственные лица на складах и производстве,
  • оборудование складов и мест хранения материальных ценностей,
  • утвержденные схемы поступления на предприятие материальных ценностей.

Этап 2. Проведение

Задачи, касающиеся проведения инвентаризации, можно разделить на административные и те, которые решаются средствами программного продукта.

Административная часть:

К проведению инвентаризации будет эффективным привлечение сотрудников из других филиалов сети, из других отделов. Результаты рекомендуется фиксировать сразу после их получения, без пересчета в базовые единицы измерения.

Получая результаты, лучше не тянуть и сразу же заносить их в учетную программу. По спорным вопросам необходимо проводить оперативные проверки, так как любое промедление в этом вопросе может привести к саботажу.

Руководство должно быть в курсе происходящего и всех принятых управленческих решений.

«Трактиръ» позволяет печатать ведомости для каждой группы, проводящей инвентаризацию (каждая группа считает товары определенного вида). Это значительно ускоряет процесс инвентаризации и провести ее в максимально короткие сроки.

Двойная проверка – инвентаризация вдвойне эффективнее.

Метод проведения инвентаризации, при котором группы, каждая из которых считала конкретный тип товара, затем «меняются» между собой и пересчитывают группу, которую считала предыдущая. Конечно, получается медленнее по времени, но зато результаты будут очень точными.

«Трактиръ» позволяет сформировать отчет «Сравнение инвентаризаций», который позволяет сравнивать результаты двух проверок одной группы товаров. Как только система фиксирует разницу, подается соответствующий сигнал о необходимости дополнительной проверки.

Практические рекомендации для проведения инвентаризации:

  • В системе не должно быть неконтролируемых складов (сезонные торговые точки, склады выездной торговли и т.д.). К сожалению, это одна из наиболее распространенных ошибок пользователей системы: складом они часто считают любое небольшое помещение, где хранится какое-то количество продуктов. Правильно же складом считать закрывающееся на ключ место, закрепленное за материально ответственным лицом (без него никто ничего со склада взять не может).
  • На основании документа «Перемещение» вводится документ «Подтверждение», подтверждающий факт получения товара (создается после фактического прихода товара или подтверждает факт переоценки).
  • Для контроля используются функции «Корректировка Подтверждения» и «Корректировка Перемещения» (документы для «исправления ошибок).
  • Корректировка «задним числом». Учетные периоды в системе обязательно должны быть закрыты для редактирования; доступ к их изменениям должен быть у строго определенных сотрудников.
  • Оперативность проведения инвентаризации. Любая задержка в этом процессе может свести его эффективность на нет, поэтому важно сделать инвентаризацию быстро.
  • Выбирайте вид инвентаризации, исходя из стоящих перед ней задач. Это может быть полная инвентаризация предприятия или выборочная, быстрая, оперативная, внезапная.

Программный продукт «Трактиръ» позволяет сформировать конкретные отчеты по затратам за определенный период. Механизмы «Трактира» позволяют с высокой скоростью оформлять бланки для рабочих групп. «Трактиръ» формирует оперативную сводку – отчет в товаро-учетной системе, позволяющий получить текущие остатки по складам с учетом последних продаж.

ПП «Трактиръ» упрощает процесс проведения инвентаризации благодаря возможностям своего функционала:

  • автоматическое оприходование излишков (возможности программных продуктов «Трактиръ: Head-Office» и ДАЛИОН),
  • оформление движения товарно-материальных ценностей в разных единицах измерения,
  • разложение готовой продукции на ингредиенты в процессе самой инвентаризации,
  • быстрый ввод товара по коду (соответствующем каждой группе товаров),
  • возможность видеть две цены на товар, розничную и себестоимость. Это имеет существенное значение, если, например, инвентаризация проводится на розничном складе,
  • удобство: «Трактиръ» позволяет осуществлять оптимизировать количество создаваемых документов,
  • возможность анализировать собственные затраты (бой посуды и другие потери) и контролировать свой финансовый результат за конкретный период времени,
  • использование в процессе инвентаризации терминалов сбора данных и фронт-офисных мест (для «Трактиръ: Head-Office»), что очень удобно для штучного товара.
  • поддержка всех возможностей типовой бухгалтерии и возможность обновлять регламентированную отчетность (для «Трактиръ: Back-Office»),
  • товарный и складской учет.

Этап 3. Итоги. Работа с результатами инвентаризации

На основании полученных данных делаются выводы; излишки приходуют, недостачу удерживают. Результаты инвентаризации следует оперативно занести в товаро-учетную систему.

По всем выявленным фактам излишек или недостач должны быть приняты как административные, так и учетные действия.

После проведения инвентаризации необходимо закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные сотрудники.

Если вести правильный учет и проводить инвентаризацию правильно, с минимальными затратами, то предприятие значительно выиграет, повысив эффективность работы и доходы, а у сотрудников не будет возникать мысли о возможных махинациях.

Вместо резюме

Инвентаризация является основным способом сопоставить фактическое количество хранящихся материальных ценностей с данными в учетной системе. Возможности современных систем автоматизации позволяют сделать этот важный процесс складского учета более точным и оперативным.

Инвентаризация – процесс, документируемый официально. ПП «Трактиръ» предоставляет все унифицированные формы, необходимые по законодательству. Все они впоследствии могут быть представлены проверяющим органам.

Воровство в баре. Как предупредить и быть начеку? К сожалению, рестораны зачастую являются широким полем деятельности мошенников. С какой стороны ожидать подвода? В рамках данной статьи мы рассмотрим мошенничество в самых «горячих» зонах ресторана, где чаще всего имеют место случаи обмана. Воровство на кухне. Как бороться? «Шведский стол» и банкеты также часто оказываются поводом поживиться за счет клиента. Рассмотрим возможные схемы обмана на кухне, а также методы борьбы с ними средствами систем автоматизации.
«ДАЛИОН» поможет избежать ошибок в алкогольной декларации Алкогольная декларация… Многие сдают ее, используя данные поставщика или просят помощь у сторонних организаций. Товароучетная система с легкостью решает этот вопрос, формируя ее по нажатию одной кнопки. Но как избежать ошибок в учете?

Источник: http://trade-drive.ru/materialy/publikatsii/1034/

Инвентаризация имущества и финансовых обязательств: образцы актов и журналов

Готовимся к годовой инвентаризации (Марова О.)

Рассмотрим, как установить порядок и сроки проведения инвентаризации. После проведения инвентаризации нужно зафиксировать результаты проверки.

С октября по декабрь учреждения инвентаризируют имущество, финансовые обязательства и имущественные права. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты, – в статье.

Сроки обязательной инвентаризации

Перед тем, как начать составлять годовую отчетность проводите обязательную инвентаризацию, в том числе и на забалансе. Сделайте это не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризировать имущество нужно для того, чтобы данные в отчетности были достоверными. Иначе учреждение или ответственных сотрудников могут оштрафовать.

 Подробная инструкция по проведению годовой инвентаризации

Основные средства можно инвентаризировать раз в три года, библиотечный фонд – раз в пять лет (п. 80 СГС и п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина № 49 от 13 июня 1995). Конкретные сроки и периодичность установите в учетной политике.

 На заметку

Когда еще проводить обязательную инвентаризацию

Проведите обязательную инвентаризацию, когда учреждение:

  • передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование или на хранение;
  • выкупает или продает имущество – комплекс объектов учета;
  • меняет ответственных, материально ответственных сотрудников. Если в учреждении установлена коллективная ответственность, то инвентаризируйте имущество, когда меняется руководитель коллектива или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;
  • выявляет кражу, злоупотребление или порчу имущества;
  • после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
  • реорганизуют или ликвидируют учреждение. Инвентаризацию нужно будет провести перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;

Проводите обязательную инвентаризацию в других случаях, установленных законодательством или по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения.

Правила проведения инвентаризации имущества

Чтобы результаты инвентаризации были признаны, нужно без ошибок провести инвентаризацию имущества. Так как существуют определенные правила проведения инвентаризации имущества, которые строго регламентированы законом.

Приказ об инвентаризации

Издайте приказ о проведении инвентаризации в произвольной форме (см. образец 1), либо используйте типовую форму ИНВ-22, которая утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 г. (см. образец 2). Обязательно укажите в нем:

  • причину инвентаризации,
  • состав комиссии,
  • какое имущество и обязательства проверяете,
  • даты начала и конца инвентаризации.

Зарегистрируйте приказ в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).

Комиссия по инвентаризации

Инвентаризацию должна проводить специальная комиссия, состав которой утверждает приказом руководитель учреждения. В нее нужно включить как минимум двух человек. Это могут быть:

  • представители администрации;
  • сотрудники бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
  • независимый консультант. Например, заключите договор с аудитором;
  • специалисты других служб и отделов учреждения. Например инженер, экономист.

 Важно запомнить!

В состав инвентаризационной комиссии не включайте материально-ответственных сотрудников.

Подготовка к инвентаризации

Перед тем, как начать инвентаризацию, нужн:

1. Предоставить комиссии приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег.

2. Взять у материально ответственных сотрудников расписку о том, что он:

  • сдал все приходные и расходные документы на вверенное ему имущество в бухгалтерию и инвентаризационную комиссию;
  • оприходовал или списал имущество, за которое он отвечает.

Также необходимо подготовьте инвентаризационные описи по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните свою форму:

  • инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);
  • инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
  • инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ в ценных бумагах (ф. 0504084);
  • инвентаризационная опись состояния государственного долга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
  • инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);
  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
  • инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Полный перечень документов по инвентаризации и инструкции по их заполнению смотрите в таблице. А правила оформления описаны в Приказе Минфина от 30.03.2015 №52н.

Проведение инвентаризации имущества

В инвентаризации должны участвовать все члены инвентаризационной комиссии и ответственные сотрудники. При осмотре имущества должны присутствовать все члены комиссии.

Если не будет хотя бы одного человек, то результаты инвентаризации могут признать недействительными. Исключение — часть членов комиссии инвентаризирует имущество онлайн путем видео- и фотофиксации.

Главное закрепить такую возможность в учетной политике (письмо Минфина № 02-07-10/77499 от 23 декабря 2016 г.).

Обязанность присутствовать при инвентаризации ответственного и материально ответственного сотрудников пропишите в учетной политике и включите в условия трудового договора и договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда № 85 от 31 декабря 2002 г.).

Если ответственный сотрудник заболел, находится в отпуске или отсутствует по другим причинам, то проводите инвентаризацию без него, но обязательно сделайте пометку об этом в инвентаризационной описи.

Оформление результатов инвентаризации

Оформите результаты инвентаризации документально. На титульной странице инвентаризационных описях комиссия должна написать свое заключение.

Если выявлены недостачи или излишки сделайте об этом пометку, если все в порядке — пропишите, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным.

После этого опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а ответственный сотрудник на первой странице должен подтвердить, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

На основании инвентаризационных описей составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

 Скачать бланк акта о результатах инвентаризации по форме 0504835

Его подписывают все члены комиссии, а затем утверждает руководитель. Если по итогам инвентаризации есть расхождения с учетом, то акту приложите ведомость по форме 0504092.

А как быть, если во время инвентаризации поступили новые товары? В этом случае оформите их отдельной описью и оприходуйте товары после инвентаризации. А на сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи.

Результаты инвентаризации отразите:

  • в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;
  • в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;
  • в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

Основание — пункт 82 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности».

Излишки и недостача

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных (см образец 3).

Образец 3. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

Скачать образец

По всем недостачам и излишкам, пересортице возьмите письменные объяснения с материально ответственного лица, отразите это в инвентаризационных описях. На основании объяснений и результатов инвентаризации комиссия определит причины отклонений.

Не забудьте отразить расхождения в годовой отчетности:

  • бюджетные и автономные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503760);
  • казенные учреждения – в таблице 6 Пояснительной записки (ф. 0503160).

Особенности проведения инвентаризации финансовых обязательств

Финансовые обязательства необходимо также инвентаризировать раз в год – перед годовой отчетностью, а также и в других обязательных случаях. То есть нужно подтвердить аналитические остатки по следующим счетам бухгалтерского учёта:

1. Расчёты с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, с прочими дебиторами и кредиторами. Составьте акт сверки взаиморасчётов, где зафиксируете сумму задолженности. Проверьте обоснованность задолженности и определите сроки ее возникновения.

2. Расчёты с кредитно-финансовыми организациями. Проведите акт сверки расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами. Эти данные сравните с остатками на счетах 303 00.

3. Расчёты с прочими дебиторами и кредиторами. Проверьте расчеты с персоналом по оплате труда, нет ли у них депонированных сумм, а также переплаты. Аналогично проведите ревизию расчетов с подотчетными лицами, посмотрите, все ли выданные средства были использованы по назначению.

Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационной описи. Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Ошибки при инвентаризации и штрафы

Если провести инвентаризацию не по правилам или оформить ее результаты с нарушениями, то это приведет к искажению данных в бухгалтерской отчетности. А это чревато штрафами либо дисквалификацией. Такие ошибки обычно находят при проверке. В таблице 1 приведены самые распространенные ошибки, которые допускают при инвентаризации.

 На заметку

Учреждение вправе оштрафовать именно за то, что она не провела инвентаризацию оружия и патронов, а также наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров

Таблица 1. Ошибки при инвентаризации

ОшибкаКак должно быть
Нарушен порядок проведения инвентаризации
Не утверждены:

  • порядок и сроки проведения инвентаризации;
  • состав инвентаризационной комиссии.
Порядок и сроки инвентаризации закрепите в учетной политике. Состав комиссии установите в приказе.
Не получены расписки от ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.Перед началом инвентаризации ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях по формам № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088.
Открыт доступ посторонних лиц к помещениям, в которых проводится инвентаризация.Перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв, ночное время требуется хранить описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В приказе о назначении инвентаризации указывают ответственных лиц, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (кассир, главный бухгалтер или руководитель).
Отсутствуют некоторые из членов комиссии (болезнь, отпуск, командировка).Если отсутствует один из членов комиссии, то приостановите инвентаризацию. Либо замените его другим сотрудником, но сначала зафиксируйте это в приказе руководителя.
Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности.Чтобы обосновать списание безнадежных долгов проведите инвентаризацию дебиторской задолженности. А результаты отразите в инвентаризационной описи по ф. 0504089.
Неправильно оформлены результаты инвентаризации
Несвоевременно отражены результаты инвентаризации.Результаты инвентаризации отразите в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация завершена. Если ее провели перед составлением годовой отчетности, то результаты отразите в бухгалтерской отчетности за год.
Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре.Инвентаризационные описи составьте в двух и более экземплярах. По имуществу, которое находится на ответственном хранении, в аренде, составьте три экземплярах, чтобы передать один из них собственнику имущества.
В описи есть ошибки и исправления, которые не подписаны и не заверены членами комиссии.Исправьте ошибку в описи зачеркнув ее и поставив правильные данные с указанием надписи «Исправленному верить» либо «Исправлено». А затем заверьте ее подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления
В описи не подведены итоги по каждой странице, есть незаполненные строки.На каждой странице описи прописью укажите число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. В незаполненных строках проставьте прочерки.
На последней странице описи отсутствует подпись ответственного лица об отсутствии претензий к комиссии и приеме имущества на ответственное хранение.Возьмите расписку у ответственного лица о том, что проверка проводилась в его присутствии, у него нет претензий к комиссии и он принял на хранение имущество, указанное в описи по формам № 0504081, № 0504086, № 0504087, № 0504088.
Не составлена ведомость расхождений по результатам инвентаризации.Излишки и недостачи отражайте в ведомости по форме 0504092.

Про порядок исправления первичных документов читайте в рекомендации Системы Госфинансы. 

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/73222-inventarizatsiya-imushchestva-i-finansovyh-obyazatelstv

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.