+7(499)495-49-41

График отпусков: планируем отдых сотрудников (Калмыкова Ю.Н.)

Содержание

Новый график отпусков на 2019 год: как составить, заполнить и утвердить

График отпусков: планируем отдых сотрудников (Калмыкова Ю.Н.)

План отдыха сотрудников на следующий год надо утвердить не позднее 17 декабря. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить идеальный график отпусков на 2019 год, а также как внести в него изменения. Все необходимые формы и образцы вы найдете в этом материале. Их можно скачать бесплатно внутри статьи.

  • VIP-доступ к газете «Учет. Налоги. Право» на 3 дня

В статье:

Документы для скачивания:

Составлять и утверждать план отдыха сотрудников – обязанность каждой компании. Если плана отдыха сотрудников в организации не будет или компания подпишет его позже положенного срока, то трудинспекторы могут выписать штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

Заполнить и утвердить график отпусков на 2019 год нужно не позднее 17 декабря, как его правильно составить расскажем далее.

График отпусков на 2019 год excel (скачать бесплатно)

Чтобы подготовить план отдыха работников, работодатели могут использовать типовую форму Т-7, которую утвердил Госкомстат России Постановлением от 05.01.

04 № 1 (скачать форму графика отпусков на 2019 год можно по ссылке выше) или разработать свой документ и утвердить его в учетной политике.

Но, как показал опрос 86 процентов наших читателей используют типовую форму Т-7 (см. диаграмму 1).

Форма Т-7 – универсальная, но мы советуем дополнить форму графика отпусков на 2019 год графой с подписью трудящегося. В таком случае сотрудник подтверждает, что он видел план и согласен с ним.

Знакомить служащих только с приказом директора об утверждении плана отдыха сотрудников рискованно. Трудинспекторы считают, что это нарушение. Ведь график – это отдельный локальный акт, с которым надо ознакомить сотрудников под подпись. Поэтому штрафы не удается отменить даже в суде (постановление Калининградского областного суда от 22.04.16 № 4А-170/2016).

Образец графика отпусков на 2019 год

График отпусков работников на 2019 год удобнее составлять по разделам. Таким образом можно проследить, чтобы специалисты одного отдела не ушли отдыхать в одно время.

Каждое подразделение может составить отдельный план отдыха сотрудников. Это не запрещено законодательно.

Но удобнее, чтобы в каждом отделе работники записали дни желаемого отдыха в таблицу, а потом объединить данные в сводный план, который подпишет руководитель компании.

В графике запишите дни отдыха, которые запланировали сотрудники. Кроме того, надо оставить графу для фактического отдыха служащих.

Включите всех трудящихся, которые состоят в штате. Учитывать надо и тех сотрудников, которых недавно приняли в штат. Но новичков нужно предупредить, что они смогут пойти в отдыхать только спустя шесть месяцев после устройства в компанию (статья 122 ТК РФ) или только с согласия руководства.

Важно! При формировании графика отпусков на 2019 год также особое внимание надо уделить отдыху бухгалтерии. Отдых этого подразделения стоит планировать с учетом сроков сдачи отчетности в 2019 году.

На что нужно обратить особое внимание при составлении графика отпусков на 2019 год

Дни отпуска. Чтобы не возникало споров с сотрудниками, работники должны указать день, когда начинается и заканчивается отдых, а не только месяц. При формировании плана бухгалтерии проконтролируйте, чтобы отдых не совпадал с отчетными периодами.

Дробление дней. Работники вправе гулять весь отпуск сразу, то есть 28 календарных дней. Но можно также разбить эти дни на несколько частей. Но тогда надо обязательно проследить, чтобы одна из частей отдыха длилась не менее 14 календарных дней.

Но такое дробление отдыха возможно только если сам трудящийся не против разделить свой отдых. В обратном случае служащий может обратиться в суд и судьи потребуют переделать план (апелляционное определение Мурманского областного суда от 22.07.

15 № 33-1928/2015).

Дополнительные дни отдыха. Дополнительный отдых положен тем трудящимся, которые задействованы во вредных или опасных условиях труда. При этом он должен быть не менее 7 календарных дней (статья 117 ТК РФ).

Дополнительные дни надо складывать с основным отдыхом и записать их в плане. Если этого не сделать, то трудинспекторы вправе выписать компании штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.

В суде решение трудинспекторов оспорить не получится (решение Свердловского областного суда от 01.09.15 № 72-974/2015).

Как только план будет полностью сформирован, надо, чтобы руководитель утвердил его. Для этого он должен издать приказ о графике отпусков на 2019 год. Затем все сотрудники должны под подпись ознакомиться с планом отдыха.

Как избежать ошибок в расчете отпускных

Специально для подписчиков газеты “Учет. Налоги. Право” редакция подготовила мини-книгу по теме «Как избежать ошибок в расчете отпускных».

Получилась большая шпаргалка, где есть ответы и по отпускам новым сотрудникам, и по тем кто работает не на полную ставку.

Есть рекомендации по отчетности 6-НДФЛ, как отразить в ней проблемных сотрудников и возврат отпускных. Скачайте себе подборку советов с примерами.

Скачать книгу

График отпусков на 2019 год: кого записать

При формировании план отдыха сотрудников важно учитывать, что некоторые трудящиеся в компании не обязаны ему следовать. Есть ряд работников, которые вправе сами выбирать себе время для отдыха. К таким сотрудникам относятся:

  • женщины до и после декрета или после отпуска по уходу за ребенком;
  • несовершеннолетние работники;
  • супруги военных и др.

Но хотя эти трудящиеся и вправе самостоятельно выбирать себе время для отдыха, их все равно стоит вписать в график отпусков 2019. К тому же будет целесообразно, если они в числе первых выскажут желаемые даты. Таким образом, можно спланировать отдых других сотрудников.

Кроме того, совместители также могут сами выбирать дни для отдыха. Но каникулы на работе по совмещению должны совпадать с отдыхом на основной работе (статья 286 ТК РФ). Совместителей также стоит вписать в план в числе первых.

А вот служащих, которые выполняют свою работу в компании по договору подряда, в график отпусков на 2019 год писать не надо. Даже если договор заключен на длительный срок, подрядчики в любом случае не вправе брать ежегодный отдых. Если все же включить их в план отдыха, то на проверке трудинспекторы могут обязать переделать договор подряда в трудовой.

Заместитель руководителя Роструда рассказал “УНП” когда договор подряда посчитают трудовым>>

Также не стоит включать в план тех сотрудниц, которые планируют весь следующий год находиться в декрете. Причем сотрудница даже может выйти в компанию на неполный рабочий день.

Но если в следующем году у работницы подходит к концу детский отпуск, стоит поинтересоваться не планирует ли она отгулять сразу и свой ежегодный. Если планирует, то ее надо внести в план и поставить ей 28 дней сразу после того, как она должна выйти на работу.

Как внести изменения в график отпусков на 2019 год

Есть несколько случаев, когда компаниям придется внести изменения в уже сформированный и подписанный график отпусков на 2019.

Увольнение сотрудника. Переделывать график не нужно, но необходимо в самом документе внести отметку «Уволен» в разделе «Примечание».

А вот если компания принимает на работу нового сотрудника, то в плане никаких отметок делать не надо. Новички согласовывают свой отдых с руководством компании при приеме на работу.

Затем достаточно будет взять с работника заявления на предоставление отпуска за две недели до отдыха.

Вызов сотрудника. Работодатель вправе вызвать сотрудника из с отдыха при производственной необходимости. Например, при получении большого срочного заказа или при болезни другого сотрудника на аналогичной должности. В график тогда надо внести об этом отметку, чтобы впоследствии дать возможность работнику догулять.

Болезнь во время отдыха. Если работник заболел во время своего ежегодного отдыха, то в график отпусков на 2019 год надо также внести изменения. Потому что в таком случае, работник вправе продлить свой отдых на то количество дней, которые он провел на больничном. Причем перенести его или продлить работник решает сам (часть 1 статьи 124 ТК РФ).

Если не учесть мнение сотрудника о продлении его отдыха, то возможны споры. Хотя в суде у компаний есть все шансы отстоять свою позицию (апелляционное определение Красноярского областного суда от 11.04.18 №33-4718/2018).

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/52259-grafik-otpuskov-na-2019-god-kak-sostavit-zapolnit-i-utverdit

Как правильно составить график отпусков

График отпусков: планируем отдых сотрудников (Калмыкова Ю.Н.)

Порядок предоставления отдыха чётко отражается в специальном графике отпусков. Каждый год этого рода документация утверждается начальством организации.

В данном документе отражается информация о времени предоставления оплачиваемого отпуска каждого наёмного рабочего.

Как формируется график отпусков? Приказ об изменении графика отпусков как правильно составить? Все ответы на эти вопросы важны как для работника, так и для нанимателя. Именно эти вопросы и будут освещены.

Общее положение

Трудовой Кодекс РФ гласит о том, что каждый рабочий имеет право на заслуженный отдых. Есть несколько разновидностей передышки. Один из видов этого отдыха – ежегодный оплачиваемый отпуск, который положен всем.

При этом период отдыха каждого оформленного лица должен находить отражение в соответствующем отчёте.

Формированием графика отдыха занимается наниматель, это логично. Законодательство гласит, что следует брать во внимание пожелания работников при составлении этого отчёта. Но если компания очень большая, то невозможно учесть просьбы всех подчинённых. Определенная категория граждан находятся в приоритете, именно их пожелания и учитываются в первую очередь.

График ежегодного отдыха от работы – это обязательный документ, который полезен для нанимателя и работника. Более подробно об этом говорится в части 2 статьи 123ТК РФ.

Работодателю необходимо знать график отдыха, так как это позволит ему решить ряд вопросов:

  1. Вовремя оформить бумаги и начислить положенные деньги.
  2. При необходимости вовремя найти замену на место подчинённого, который уходит на заслуженный отдых.
  3. Вовремя предоставлять отдых сотрудникам, чтобы не было накопления неиспользованных дней.

При формировании графика отдыха во внимание берётся численность подчинённых, количество подразделений и иные факторы. Из-за этого период согласования может занимать некоторое время. Но с этим вопросом не стоит затягивать.

Весь процесс создания графика отпусков находит отражение в нескольких документах:

  • локальный нормативный акт;
  • отдельный приказ.

В бумагах, которые имеют отношение к графику отдыха, отражаются важные сведения:

  • лицо, несущее ответственность за составление документа;
  • лица, которые несут ответственность за предоставление информации о наметившихся датах отдыха работников;
  • сроки предоставления данных о намеченных периодах отдыха;
  • сроки согласования времени отдыха;
  • сроки предоставления графика на утверждение нанимателя.

В графике не отражаются данные о подчинённых, которые работают по гражданско-правовому договору. Всё потому, что они не могут получить оплачиваемый отдых в принципе. Также в этом документе нет информации об административных отпусках и о подчинённых, которые находятся в декретном отпуске.

Разумно представить данный отчёт в виде таблицы и повесить его на видное место на стенде. Тогда сотрудники точно будут в курсе всех дел.

В состав графика входят следующие виды отдыха, которые должны предоставляться всем рабочим:

  1. Оплачиваемый, который даётся каждый год. Его длительность равняется 28 календарных дней. Этот вопрос регламентируется в статье 115 ТК РФ. Однако стоит знать то, что определенные категории граждан могут получить удлинённый отдых. Это касается педагогов, госслужащих, инвалидов, лиц, не достигших 18-летнего возраста и других категорий.
  2. Дополнительный, который тоже оплачивается. Этот отдых положен лицам, которые работают с вредными веществами или в опасных условиях труда. Более подробно эта информация представлена в статье 116 ТК РФ.
  3. Предоставленное для отдыха количество суток, не потраченное работником в текущем году, переносится на следующий год. При этом он тоже будет оплачиваемым.

То есть, не все виды отдыха находят отражение в документе.

График отпусков ТК РФ – это серьёзный документ, который нужно утвердить не позднее, чем за 2 недели до наступления следующего года. Важно успеть составить документ в установленный срок. Это позволит избежать лишних проблем в виде санкций.

Внесение корректировок в документ: возможно ли это

Действительно, изменения в уже утверждённый документ, вносить можно. Так как данный отчёт составляется планово на год, сложно обойтись без корректировок. Но важно, чтобы стороны были согласны на эти изменения.

В отчёте унифицированной формы Т-7 важно отражать корректировки. Перенос времени отражается в строках 7-9. Но есть причины, при которых перенос отражается в 10 строке:

  • часть 3 статьи 124 ТК РФ – при согласии сотрудника время отдыха переносится на следующий год;
  • часть 2 статьи 125 ТК РФ – отзыв сотрудника.

Вносить какие-либо корректировки в этот отчёт можно несколькими путями:

  • внесение корректировок в настоящий график (необходимо иметь приказы руководителя компании);
  • формирование приложения к действующему графику.

Так что, если подчинённый захотел перенести или отменить свой отдых, у него получится это сделать. Только нужно иметь уважительную причину. Хотя, в конечном итоге, все зависит от руководителя. Он может не разделить рвения сотрудника о переносе или отмене отдыха. И тогда поменять время будет невозможно.

Приказ о переносе оплачиваемого отдыха

Итак, перенос времени отдыха возможен, имеется в виду оплачиваемый. Причиной этому может служить инициатива сотрудника или особенности производственного процесса.

Данный документ формируется за 14 дней до начала отпускного периода. При этом нанимателю в обязательном порядке необходимо уведомить сотрудника о периоде, в котором ему предстоит отдыхать.

Кстати, наёмникам будет полезно знать, что согласно статье 126 ТК РФ, они могут рассчитывать на денежную компенсацию, если их отпускной период превышает 28 дней. Так же стоит помнить, что сотрудник может не уходить на отдых вообще, но — только на протяжении 730 дней.

Если требуется перенос некоторой части неиспользованных дней, нужно обязательно уведомить руководителя. Приказ об изменении документа об отпуске должен обязательно исходить от руководителя.

График отпусков: правила составления едины для всех. Так как документ рассчитывается на год вперед, учитываются многие факторы, которые влияют на него:
  1. Пожелания работника. В России чаще всего временем благоприятного отдыха считается период с июля по сентябрь включительно. Именно в этот период многие работники хотят отдыхать. Ответственные за график лица должны учитывать их пожелания. При этом важно брать во внимание действующее законодательство, продолжительность отдыха, льготы каждого сотрудника.
  2. Положение, которое имеет отношение к трудовому стажу. Сотрудники, которые находятся в приоритетном предоставлении отпуска. В данном случае кадровая служба должна составить список работников, которые имеют преимущество выбора периода отдыха. Льготы предоставляются определённым категориям сотрудников, они отражаются в ТК РФ.
  3. Длительность отдыха. На данный показатель влияет выслуга лет, особенности трудовых обязанностей каждого подчинённого.
  4. Оптимальное распределение отдыха. Важно, чтобы в одно время отдыхало только определённое количество персонала. Иначе могут пострадать рабочие процессы организации. Согласно законодательству, только 30% штата может находиться в отпуске одновременно.

После того, как кадровые работники проанализируют все моменты и составят отчёт, они передают его на утверждение руководителю.

Сотрудники, которые находятся в приоритете

Работодателям необходимо учитывать, что есть лица, пожелания которых при выходе на отпуск более приоритетные:

  • несовершеннолетние лица до 18 лет;
  • женщины, планирующие уйти в декрет;
  • мужья, чьи жёны ушли в декрет;
  • почётные доноры;
  • наёмные рабочие, у которых 2 и более детей младше 12 лет;

И это не весь список.

Важно, что график отпусков формируется на всех сотрудников. То есть, не только основных работников, но и тех, которые работают по совместительству.

Права наёмных работников

Все права работников полностью отражаются в Трудовом Кодексе РФ. В нём говорится о том, что рабочий, который трудился на одном месте не меньше полугода, может рассчитывать на заслуженный оплачиваемый отпуск.

При этом не стоит забывать о том, что рабочий год редко совпадает с календарным. Ведь рабочий год исчисляется с того момента, когда сотрудник приступил к трудовой деятельности. И не важно, сколько времени работник занят — пару часов или полный день.

Как говорилось выше, есть граждане, которые могут уйти в отпуск раньше положенного времени, при этом он будет оплачиваемый:

  • женщины до декрета и после него;
  • подчинённые до 18 лет;
  • подчинённые, которые усыновили ребёнка до 3 месяцев.

Некоторым сотрудникам положен удлинённый отпуск:

  • несовершеннолетние лица – 31 календарный день;
  • работники аварийно-спасательных служб – 30-40 календарных дней, в зависимости от стажа;
  • судьи – 30 календарных дней (на Крайнем Севере отпуск продлевается до 51 дня);
  • инвалиды – не меньше 30 календарных дней.

В статье 115 ТК РФ этот вопрос раскрывается более подробно.

График отпусков необходимо устанавливать каждый год. Так гласит Трудовой Кодекс РФ.

Важно, что график нужно формировать всем юридическим работодателям. При этом не имеет значения, каков штат рабочих. Даже если в компании работает один подчинённый, он должен быть внесен в документ. Если этого графика нет, наёмного рабочего ждёт административная ответственность.

Актуальны следующие санкции:

  • 1-5 тысяч рублей — штраф, который актуален для должностных лиц;
  • 30-50 тысяч рублей — штраф, который актуален для юридических лиц (при этом мера пресечения может быть другой – приостановка деятельности до 90 дней).

При этом индивидуальным предпринимателям вообще не нужно составлять документ об отпуске. Они могут оговаривать отпуск с подчинёнными, согласно статье 305 ТК РФ. Но всё же и предпринимателям будет полезно составить этот документ. Так как они тоже несут ответственность перед сотрудниками.

График отпусков – это первичный документ, поэтому его утверждает руководитель компании. При этом может применяться следующее:

  1. Унифицированная форма Т-7 графика отпусков.
  2. Самостоятельная форма. При этом форма может быть полностью разработанной компанией. Или может быть унифицированной формой, но с доработками.

Работодатель сам выбирает для себя удобную форму. В этом плане нет никаких ограничений.

График отпусков не может быть составлен в точности с пожеланиями сотрудников. Поэтому разумно предупредить работников о том, когда им предстоит отдыхать. Самый оптимальный вариант в этом случае — это ведомость с трафиком отпусков, в которой стоит подпись всех сотрудников. То есть, это гарантия того, что они предупреждены и не придётся ждать никаких сюрпризов.

Праздничные и выходные дни в период отпуска

Как известно, некоторые праздники отмечают на федеральном уровне. В таких случаях отдыхают все учреждения. И если в период отпуска будет такой день, то он не включается в его длительность. Только стоит помнить о том, что праздничные дни, которые выпали на отпуск, не оплачиваются.

А вот выходные дни, которые приходятся на отпуск, оплачиваются. При этом они оплачиваются исходя из расчёта среднего дохода сотрудника.

Это положительный момент для сотрудников, о котором не стоит забывать.

К сожалению, ошибки в области формирования графика отдыха – это не редкость. Например, некоторые компании дают отпуск при условии того, что подчинённые напишет заявление на отпуск. То есть, по сути, самого графика нет. И это грубейшее нарушение, за которым следует административная ответственность.

Следует учесть, что такое нарушение может привести к дисквалификации организации периодом до 3 лет.

Важно, чтобы документ строго был утвержден ответственным лицом. Даже если в компании работает только один сотрудник, всё равно он должен быть занесён в график отпусков.

Ещё одни из частых ошибок – это несоблюдение графика отдыха и игнорирование пожеланий работника. Не стоит забывать и о том, что учебный отпуск не отражается в графике отпусков. Даже если в документе обнаружилась ошибка, не нужно паниковать. Нужно только исправить ошибки и постараться исключить их в будущем.

График отпусков – это документ, который требует внимания к себе. задача работодателей в данном случае – это грамотное ведение этого документа.

В Трудовом Кодексе РФ нет точных данных о том, требуется ли предоставлять для ознакомления работникам этот документ или нет. Но оптимальный вариант – это всё же ознакомить работников с графиком задолго до отпуска. Ведь предупреждение за 2 недели до отдыха – это не самый лучший и удобный вариант.

Работники должны внимательно относиться к этому вопросу. От этого зависит их отпуск. При этом не стоит забывать о том, что отдых действительно нужен каждому подчинённому. Не стоит пропускать отдых, из-за этого можно перегореть ко всему.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/otpusk/grafik

График отпусков

График отпусков: планируем отдых сотрудников (Калмыкова Ю.Н.)

График отпусков — документ, который в конце каждого календарного года разрабатывается организацией и устанавливает очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в следующем году. В нем отражаются сведения об отпусках всех сотрудников предприятия по месяцам. Неоплачиваемые отпуска, взятые «за свой счет», в документ не вносятся.

Подробнее об отпусках читайте здесь:

Согласно статье 123 ТК РФ, все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков, соблюдая предусмотренные законом сроки, а работники — придерживаться очередности ухода на отдых, закрепленной документом.

Организацию, проигнорировавшую требование о его составлении, могут привлечь к административной ответственности: должностному лицу, по вине которого произошло нарушение, грозит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а юридическому лицу — штраф от 30 000 до 50 000 рублей (согласно ч.

 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Как составить график отпусков

Трудовой кодекс не обязывает работодателя учитывать пожелания всех без исключения работников при составлении графика отпусков, но дальновидные руководители предпочитают прислушиваться к мнению подчиненных, чтобы не давать им повода для недовольства. Как правило, заранее устанавливаются сроки и способы сбора информации, а после того, как все сотрудники выразят свои пожелания касательно времени отпуска, данные сводятся в единый документ. Впрочем, некоторые категории работников имеют гарантированное

Трудовым кодексом и иными федеральными законами право уходить в отпуск в удобное для себя время. К ним относятся:

  • сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет;
  • родители, опекуны или попечители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
  • мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
  • женщины, планирующие уходить в декретный отпуск (таким сотрудницам по заявлению должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам);
  • совместители, которым отпуск на дополнительном месте работы должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе;
  • лица, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев;
  • супруги военнослужащих;
  • женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет;
  • сотрудники, награжденные знаком «Почетный донор России».

Если в период согласования графика отпусков сотрудник, чье мнение обязательно нужно учесть при утверждении документа, по каким-либо причинам отсутствует на работе (например, временно нетрудоспособен или взял учебный отпуск), при первой же возможности попросите его написать заявление о том, что он не против уйти на отдых в установленное графиком время. Заявление, составленное в произвольной форме, поможет работодателю в случае проверки подтвердить, что мнение работника было учтено.

Образец графика отпусков. Форма Т-7

Скачать унифицированную форму № T-7 график отпусков >>>

Важно: проведение подготовительной работы, как и утверждение окончательного варианта графика отпусков может оформляться соответствующими приказами руководителя организации. Издание таких приказов — право, но не обязанность работодателя, поскольку форма № Т-7 предполагает утверждение без издания распорядительного документа.

Как оформляется график отпусков

До отмены нормы об обязательном применении унифицированных форм первичного учета график отпусков составлялся исключительно по форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом России.

Работодатели вправе применять самостоятельно разработанные учетные формы, в том числе и при составлении графика. Дополняя типовую форму новыми реквизитами, нужно утвердить итоговый бланк соответствующим распорядительным актом.

Убедитесь, что в форме, которую организация планирует использовать при составлении, присутствуют строки для отражения сведений о:

  • должности (специальности), Ф. И. О. и табельном номере сотрудника;
  • наименовании структурного подразделения, в котором он трудится;
  • количестве календарных дней отпуска;
  • дате начала отпуска.

Ежегодно составляемые кадровиками графики отпусков проходят согласование с руководителем организации, который заверяет документ своей подписью, и профсоюзом (разумеется, при условии, что на предприятии функционирует первичный выборный орган, представляющий интересы работников (ст. 123, 372 ТК РФ)).

Несмотря на то что закон не обязывает работодателя размещать готовый график в открытом доступе, чтобы персонал имел возможность с ним ознакомиться, в большинстве компаний итоговая редакция документа все же выносится на публичное обозрение. Более того, можно предусмотреть в самом бланке отдельную графу для подписей работников — так вы будете уверены, что каждый член коллектива проинформирован о начале своего ежегодного отпуска.

Скачать автоматический планировщик отпусков >>>

Когда утверждается график отпусков

Кадровая служба организации должна составить график отпусков на следующий годне позднее чем за две недели до его наступления. Но на практике подготовительные работы, предшествующие утверждению его окончательной редакции, зачастую отнимают не одну неделю.

Поэтому лучше озаботиться этим вопросом еще в середине ноября, чтобы в течение месяца согласовать все спорные пункты и без спешки пройти все этапы разработки документа.

Рекомендуется начать с составления отдельных проектов для каждого отдела, возложив данную обязанность на руководителей структурных подразделений.

Проект графика отпусков

Скачать проект графика отпусков >>>

Если речь идет об организации с большим штатом, процесс согласования графика отпусков может сопровождаться спорами, конфликтами и неувязками, особенно если среди сотрудников есть родители детей-инвалидов, женщины, планирующие в следующем году уходить в декретный отпуск, или несовершеннолетние работники. Во избежание долгих препирательств стоит подробно прописать процедуру согласования и утверждения в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте.

Полезная статья: составляем график отпусков на следующий год

Обязательно ли отражать в графике отпусков новых сотрудников

Необходимость предоставления отпусков новым сотрудникам, принятым на работу спустя некоторое время после утверждения графика, порой приводит работодателя в замешательство: нужно ли каким-то образом дополнять или редактировать документ, чтобы отразить в нем периоды отдыха новых членов коллектива? А если нет, то на каком основании предоставлять им отпуск?

Дело в том, что трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя переделывать график отпусков, чтобы вписать в него новых сотрудников. Поэтому дополнять документ придется только в том случае, если соответствующая норма предусмотрена локальными актами.

Проще всего оформить приложение к уже утвержденному графику (при наличии на предприятии профсоюза такое приложение проходит процедуру согласования — ст. 372 ТК РФ).

Если локальная документация не содержит никаких требований на этот счет, отпуск новому сотруднику предоставляется на основании его личного заявления с занесением всех необходимых данных в личную карточку (форма № Т-2).

Источник: https://www.kdelo.ru/grafikotpuskov

График отпусков на 2019 год

График отпусков: планируем отдых сотрудников (Калмыкова Ю.Н.)

Читайте инструкцию, как заполнить график отпусков на 2019 год. Мы рассказали, как подготовиться и в какие сроки составить график, как внести в него изменения. А также подготовили бланк и образец заполнения.

Когда и как составить график отпусков на 2019 год

Согласно Трудовому кодексу (ст.123) все работодатели обязаны ежегодно составлять и утверждать графики отпусков. А работники должны ходить в отпуск в запланированное время. Организациям, которые игнорируют данное требование, придется заплатить штраф до 50 000 рублей. А должностное лицо, по вине которого допущено нарушение, заплатит штраф от 1 000 до 5 000 рублей.

Бухгалтеры вправе работать на час меньше>>>

Рассчитайте зарплату в программе «Упрощенка 24/7» бесплатно, онлайн

Работодатель должен составлять график в четко определенные сроки, они указаны в ст.123 ТК РФ. Не позднее, чем за две недели до начала нового года руководитель компании должен утвердить график на следующий год.

График отпусков на 2019 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2018 года.

Процесс подготовки и утверждения графика можно разбить на несколько несложных шагов:

  1. Руководитель компании собирает пожелания сотрудников относительно сроков ухода в отпуск,
  2. Все данные вносятся в таблицу, в результате получается план-график с указанием конкретных дат или хотя бы месяцев начала отпуска каждого работника,
  3. Руководитель корректирует график так, чтобы соблюсти права работников, имеющих приоритетное право на выбор времени отдыха. И в то же время не допустить сбоев в работе компании из-за отсутствия отдыхающих работников,
  4. График оформляется в виде специального документа, о правилах оформления мы расскажем ниже,
  5. Если в структуре компании созданы отдельные подразделения, целесообразно провести процедуру согласования графика с их руководителями,
  6. Готовый график утверждается руководителем компании. А затем с ним знакомят работников под роспись.

Наши коллеги из журнала «Упрощенка» создали очень удобный сервис по электронной отчетности. В первую очередь он ориентирован на зарплатную отчетность — 6-НДФЛ, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ. Сервис «Упрощенка 24/7.

Отчетность» используют через вебраузер, устанавливать программу на компьютер не нужно. Загрузите любой отчет и нажмите кнопку «Отправить». Далее придет подтверждение, что отчет принят. Цена на год — всего 2938 руб. — ниже цены не найти.

Подключим к системе в течение суток, никуда ехать не придется, все дистанционно.

Пробовать

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания всех без исключения работников. Однако некоторым категориям работников отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. Свой выбор указанные работники должны сообщить работодателю в виде письменного заявления. К таким работникам относятся:

  • Сотрудники в возрасте до 18 лет,
  • Родные или приемные родители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет,
  • Женщины, планирующие уходить в декретный отпуск. По их заявлению очередной оплачиваемый отпуск предоставляется непосредственно перед уходом в декрет,
  • Мужья женщин, находящихся в декретном отпуске,
  • Внешние совместители на дополнительном месте работы вправе уходить в отпуск одновременно с отпуском на основной работе,
  • Усыновители детей в возрасте до 3 месяцев,
  • Супруги военнослужащих,
  • Женщины, имеющие двоих или больше детей в возрасте до 12 лет,
  • Почетные доноры.

Как быть, если во время составления графика отсутствовал сотрудник, которому положен отпуск в приоритетном порядке? Обычно есть возможность связаться с работником и услышать его пожелание. А когда он выйдет на работу, попросите его написать заявление.

Если сроки утверждения графика не позволяют ждать, а связаться с работником невозможно, внесите его в график по своему усмотрению. Как только работник появится на рабочем месте, попросите его написать заявление о том, что он не против пойти в отпуск согласно составленному графику.

Если работник откажется писать такое заявление, придется вносить изменения в утвержденный документ.

Специально для посетителей сайта мы открыли вип-доступ к журналу «Зарплата». Активируйте доступ, чтобы читать статьи.

Активировать доступ

Как оформить и утвердить график отпусков на 2019 год

График оформляется на специальном бланке. Его форма утверждена Постановлением Гомкомстата РФ от 05.01.2004г. №1.

Использовать типовой бланк не обязательно, но удобно, поскольку он содержит все необходимые реквизиты.

При необходимости в типовую форму можно внести изменения, чтобы адаптировать ее под специфику своей организации. Например, добавить недостающие или, наоборот, убрать лишние реквизиты.

Можно разработать свой собственный бланк, в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • Наименование работодателя,
  • Реквизиты документа: название, номер, дата,
  • На какой год составляется документ,
  • Место для резолюции руководителя,
  • Место для указания мнения профсоюзного органа,
  • Данные сотрудников: название должности, ФИО, табельный номер, подразделение (при наличии),
  • Планируемая продолжительность отпусков,
  • Плановые даты начала отпусков,
  • Фактические даты,
  • Сведения о переносах.

Измененную типовую или свою собственную форму необходимо утвердить в качестве приложения к учетной политике. После того, как бланк выбран, и необходимые сведения собраны, можно оформлять график. Как его заполнить, мы расскажем ниже.

Готовый график должен утвердить руководитель компании. Можно издать отдельный приказ об утверждении, но это по желанию работодателя. Типовой бланк Т-7 не требует издания отдельного распорядительного документа, поскольку соответствующий реквизит есть в самом бланке.

Работников необходимо ознакомить с графиком под роспись. Можно дополнить соответствующим реквизитом типовой бланк. Или приложить к нему отдельный лист с подписями работников об ознакомлении.

Как заполнить график отпусков на 2019 год

В верхней части бланка укажите наименование работодателя. Если им является организация, то впишите ее полное или краткое наименование. Если работодателем является предприниматель, то укажите его правовой статус «Индивидуальный предприниматель» и полные фамилию, имя и отчество.

Под наименованием работодателя в типовой форме Т-7 расположено поле для указания мнения профсоюзного органа. Его заполняют организации, в которых создан профсоюз. Небольшие компании, в которых профсоюза нет, оставляют этот реквизит пустым.

Справа от мнения профсоюзного органа расположено поле для записи об утверждении графика. После составления и согласования график утверждается руководителем компании. Запись об утверждении делается в самом графике, издавать отдельный распорядительный документ не требуется.

Ниже расположены наименование, номе и дата составления. Это стандартные реквизиты для любого кадрового документа. Затем расположена основная часть в виде таблицы. Именно с ее заполнением связана большая часть вопросов. Выше мы рассказали, что работодатель составляет график на основании пожеланий работников. На их основе заполняется табличная часть документа.

Список работников

В списке работников указывают структурные подразделения, наименования должностей и ФИО работников. Наименования подразделений указывайте при их наличии. В малых компаниях отдельных подразделений может не быть, тогда первую графу можно оставить пустой или убрать из графика. В последнем случае измененный бланк нужно утвердить как приложение к учетной политике.

В список включайте всех без исключения работников, с которыми заключен трудовой договор. Лиц, которые выполняют работу по гражданско-правовому договору, в список не включайте.

Отсутвствующих сотрудников тоже необходимо включать в график. Работодатели часто совершают ошибку – не включают в документ декретниц и женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Это неверно, ведь после окончания материнского отпуска женщина может попросить очередной отпуск, а работодатель не вправе отказать.

Лучше перед составлением графика поинтересоваться у работниц, находящихся отпуске по уходу за ребенком, планируют ли они воспользоваться правом на очередной отпуск после выхода. Если да, нужно включить их в график на общих основаниях.

Если работницу не включили в график, или она сама сначала отказалась от отпуска, а затем передумала, работодатель не вправе отказать в предоставлении отпуска.

Сотруднице достаточно написать заявление о предоставлении очередного отпуска сразу после завершения материнского.

Внешние совместители включаются в график так же, как и основные работники. В отличие от основного персонала, совместители вправе просить отпуск в удобное для себя время. В соответствии с ч.1 ст.

286 ТК РФ на дополнительном месте работы отпуск предоставляется в такое же время, как на основной работе. Попросите совместителя принести с основной работы документ, подтверждающий сроки запланированного отпуска.

Если на момент составления графика время отдыха на основной работе совместителю неизвестно, укажите приблизительные даты начала отпуска. А в графе «Примечание» укажите «Приблизительно».

Сведения об отпуске

В графе 5 укажите количество календарных дней отпуска. Указывайте общее количество дней, включая следующие дни:

  • Дополнительный отпуск, гарантированный трудовым законодательством. Напомним, что некоторым категориям работников трудовое законодательство гарантирует увеличенную продолжительность ежегодного отпуска. Например, работникам вредного или опасного производства,
  • Дополнительный отпуск, предоставленный работодателем (при наличии),
  • Неиспользованные дни, если они остались у работника с прошлого года.

В количество дней не включаются неплановые, неоплачиваемые и материнские отпуска, например:

  • Учебный отпуск,
  • Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребенком,
  • Отпуск без сохранения заработной платы.

В графе 6 укажите предполагаемые даты начала отдыха работников. Есть два варианта, как их указать:

  1. Написать точные даты (день, месяц, год), тогда работникам не придется писать заявления о предоставлении отпусков, отдыхать они будут по графику,
  2. Указать только месяц начала отпуска, тогда работникам придется писать заявления с указанием конкретной даты.

А в графу 7 кадровик вносит фактические даты, когда работник уходит отдыхать.

Трудовое законодательство позволяет делить отпуск на части. Напомним, что хотя бы одна из частей должна длиться не менее 14 календарных дней. Если отпуск предоставляется частями, то в графике укажите предполагаемые даты начала каждой.

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.