+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Инвентаризация лекарственных препаратов в аптеке (Зарипова М.Р.)

Содержание

Инвентаризация в аптеке: порядок проведения, документы, состав инвентаризационной комиссии

Инвентаризация лекарственных препаратов в аптеке (Зарипова М.Р.)

Инвентаризация — это проверка наличия запасов фирмы на определённую дату путём сравнения фактических данных с балансовой информацией. Это основной способ контроля за имущественными ценностями. Детальнее о том, как осуществляется и оформляется инвентаризация в аптеке, читайте далее.

Законодательство

Следующие нормативные документы регламентируют порядок проведения инвентаризации в аптеке:

  • Приказ Минфина №49 «Указания по проведению инвентаризации»;
  • гл. 25 НК РФ;
  • ФЗ № 129 “О БУ”;
  • нормативные документы госвласти, осуществляющей внутренний контроль;
  • приказы руководства организации.

Сроки

Инвентаризация помогает отслеживать движение средств и определять стоимость имущества. В законодательстве четко не прописаны условия и частота проведения сверки. Эти данные должны фиксироваться в учетной политике предприятия. Количество проверок за год, их даты, перечень имущества также определяется руководством фирмы.

В ФЗ № 129 прописаны ситуации, в которых обязательно проводится инвентаризация в аптеке:

  • при передаче активов в аренду, их выкупе или продаже;
  • ежегодно перед составлением отчетности;
  • при смене лиц, несущих материальную ответственность;
  • при выявлении фактов хищения имущества;
  • в случае наступления стихийного бедствия или чрезвычайной ситуации;
  • при реорганизации или ликвидации организации и т. д.

Подготовка

Перед началом проверки нужно сформировать комиссию. Обычно в нее входит сотрудник бухгалтерии, представитель администрации и специалист, который хорошо знаком с ведением дел. Также привлекается материально ответственное лицо для нахождения имущества «по факту». Состав комиссии, сроки проверки утверждает руководитель предприятия специальным приказом.

После его подписания комиссия приступает к подготовительным мероприятиям. В первую очередь проверяется аптечный склад на предмет наличия пожарной сигнализации, условий хранения МПЗ (наличие сейфов, специальных емкостей).

Места хранения МЗП должны быть оснащены измерительными приборами. Над вывозом товаров с территории организации должен осуществляться контроль. Входы и выходы в помещение, в котором хранятся МЗП, пломбируются.

Также комиссия проверяет, заключен ли с кладовщиком трудовой и договор материальной ответственности.

Проведение инвентаризации в аптеке

Перед подсчётом фактических остатков фиксируются все приходно-кассовые ордера, накладные от поставщиков. После этого комиссии выдается бланк инвентаризационной описи. Это список имеющихся ценностей, представленный в алфавитном порядке.

В нем перечислены все имеющиеся у организации МЗП, их количество и качество. По этим данным и осуществляется проверка наличия МЗП. Имущество, которое не представлено в списке, относится к излишкам.

Порядок их выявления и учета будет описан детальнее далее.

Инвентаризация в аптеке может осуществляться одним из таких способов: по остаткам, с использованием оборудования, ручным заполнением списка.

В первом случае осуществляется проверка фактически имеющегося товара с ценностями, перечисленными в акте. Все выявленные расхождения фиксируются и корректируются в описи. Данный способ сверки занимает очень много времени.

В ходе ежедневной работы, особенно если в аптеке высокая проходимость, вероятность положить препарат не в тот ящик или оставить рядом с кассой увеличивается. При приеме товара часть препаратов можно заставить более востребованными лекарствами. Пересчитывать всю партию в поисках недостающей позиции очень тяжело.

Поэтому в ходе таких проверок часто выявляется недостача, которой по факту нет. Приходится заново собирать комиссию и проводить повторную сверку.

Проще всего инвентаризация в аптеке осуществляется при помощи оборудования, которое сканирует товары в местах их хранения, данные с терминала переносит на компьютер и автоматически формирует листы описи. Полученная информация сверяется с бухгалтерскими данными. Все расхождения фиксируются в описи.

Аналогичный метод обработки данных предусматривает и третий метод. Разница заключается в том, что сотрудникам нужно самим все товары поднести к сканеру и обработать. Этот процесс занимает много времени. Но существует способ рациональной организации времени.

Комиссию нужно разделить на группы по два человека. Проводить поверку нужно с разных концов аптеки, двигаясь навстречу друг другу. Один человек будет «подающим» («считающим), а другой – «сканирующим» («записывающим»). Первый открывает ящик и передает все препараты напарнику, который их сканирует и перекладывает в отдельную коробку.

После того как опись одного ящика или полки завершена, нужно поставить на нее коробку с медикаментами и двигаться к следующей полке. По завершении проверки следует просто расставить препараты в нужном порядке. При таком способе инвентаризации будут учтены все товары, которые лежат не на своем месте.

Компьютер сам просчитает их количество и выдаст итоговый результат.

Оформление результатов

По завершении проверки формируется акт инвентаризации. В нем представлена выявленная недостача и пересорт. Отдельно формируется промежуточный товарный отчет. Его подписывает председатель инвентаризационной комиссии и все участники проверки.

Учет излишков

Иногда по результатам проверки выявляется имущество, не отраженное в балансе. В такой ситуации комиссии нужно установить причины его возникновения.

В балансе излишки приходуются по рыночной цене на дату осуществления проверки проводкой ДТ10 КТ91. При дальнейшем использовании эти излишки признаются расходами от обычных видов деятельности. В НУ их стоимость относится к внереализационным доходам.

В случае дальнейшего использования списывается на расходы при расчете налога на прибыль.

Если руководство приняло решение выявленные МЗП продать, то учет расходов по таким операциям будет проходить в другом порядке. Доходы от реализации выявленных излишков должны быть уменьшены на цену их приобретения.

Такая информация по излишкам отсутствует. Способы ее расчета законодательно не прописаны.

Поэтому доход от реализации такой продукции корректировке не подлежит, поскольку расходы на ее изготовление при инвентаризации не учитывались.

Правила инвентаризации

Сверка остатков в аптеке отличается от обычной инвентаризации. Проводить проверку комиссия может только в полном составе. Отсутствие даже одного из ее членов может служить основанием для опротестования результатов. В ходе инвентаризации нужно уделить особое внимание таким моментам:

  • Препараты, которые подлежат количественному учету, учитываются по видам, фасовкам, наименованиям, формам и дозировкам. В инвентаризационный акт они заносятся по группам.
  • Ответственность за хищение средств лежит на заведующем склада, если комиссия может доказать его вину. Сотрудник должен уплатить штраф в стократном размере причиненного юридическому лицу ущерба.
  • При сверке ядовитых средств составляется отдельный бланк инвентаризационной описи. В случае выявления отклонений выше утвержденных норм управляющий должен за три дня известить об этом вышестоящую организацию.

Учет недостач в БУ

Суммы недостач не могут перекрываться излишками. Они списываются в пределах установленных норм по приказу руководителя. Нормы списания к заводским препаратам не применяются.

К естественной убыли нельзя отнести потери препаратов:

  • при хранении, транспортировке, в связи с нарушением условий и правил технической эксплуатации;
  • при ремонте или транспортировке оборудования;
  • при складских операциях, авариях, чрезвычайных обстоятельствах;
  • технологические потери.

В БУ недостача относится к издержкам обращения и отражается проводками:

ДТ94 КТ10 – запись делается на основании акта об инвентаризации;

ДТ20(44) КТ94 – запись делается на основании справки расчета.

В НУ потери в пределах норм убыли относятся к материальным расходам. Сами нормы указаны в таких Приказах Минздрава: № 1689 (2007 г.), № 375 (1996 г.), № 284 (2001 г.), № 2 (2007 г.).

Если ГОРЗДРАВ аптека выявит недостачи сверх норм, то суммы затрат списываются на виновных лиц такими проводками:

  • ДТ94 КТ10 – на основании счетной ведомости.
  • ДТ73.2 КТ94 – на основании приказа руководителя.

Трудовым кодексом предусмотрена обязанность сотрудника возместить действительный ущерб работодателю.

Под последним понимается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а также необходимость работодателю осуществить затраты на восстановление имущества. Материально-ответвленные лица должны возместить ущерб в полном объеме.

Если сотрудник добровольно отказывается возместить ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, то взыскания осуществляются через суд.

Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании, то убытки списываются на финансовые результаты: ДТ91 КТ94.

Учет недостач в НУ

В НУ такие убытки учитываются во внереализационных расходах. Факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить уполномоченным органом власти. Дела о хищении ценностей в аптеке должны рассматривать госвласти.

Если виновные лица не найдены, то предварительное следствие останавливается. Об этом факте комиссия выносит постановление, копия которого направляется к прокурору.

Копия этого документа как раз и подтверждает факт отсутствия виновных лиц.

Имущество, недостача которого была выявлена в ходе проведения инвентаризации, не использовалось для НДСных операций. Если виновные в хищении лица не найдены, то сумма налога подлежит восстановлению.

Инвентаризация в аптеке: документы

Законом не установлены четкие формы бланков для оформления результатов проверки. Поэтому горздрав, аптека могут разработать свою форму акта, указав в ней все необходимые реквизиты. Можно взять за основу готовые формы бланков Госкомстата (например, ИНВ-3) и дополнить их нужными полями.

В данной инвентаризационной описи указываются все члены комиссии, место проведения проверки, информация о единицах измерения, фактическом наличии объектов и данные бухгалтерского баланса.

Результаты инвентаризации (недостачи и излишки в количественном и денежном выражении) отражаются в акте путем сравнения фактического наличия препаратов с данными учета. Лекарства с истекшим сроком годности следует включить в отдельную опись. Так их будет проще списать. Отражать эти препараты в общем акте инвентаризации не следует.

Списание просроченных лекарств

Порядок установления срока годности препаратов является обязательным для всех предприятий фармацевтической отрасли.

Под сроком годности понимается время, за которое препарат должен полностью удовлетворять всем фармакопейным требованиям и техническим условиям, по которым он был выпущен. Просроченные лекарства должны изыматься из продажи и списываться.

Для этих целей можно разработать собственную форму документа или использовать установленную: ТОРГ-15, ТОРГ-16.

Нормативный документ, в котором прописывались бы правила уничтожения препаратов, отсутствует. В рамках данной операции можно ссылаться на приказ Минздрава N 382.

В нем прописана обязанность владельца некачественных, контрафактных и фальсифицированных средств уничтожать их. Сама процедура регламентируется постановлением правительства № 674.

Такие препараты по договору передаются специализированной организации, у которой есть лицензия на обезвреживание отходов I-IV классов.

Налог на прибыль

Процедура списания просроченных лекарственных препаратов обычно вопросов не вызывает. Больше всего сотрудников бухгалтерии интересует способ списания понесенных расходов.

Минфин в Письме N 03-03-06/1/24154 уточнил, что стоимость просроченного товара и затраты на его утилизацию можно отнести к расходам (ст. 264 НК) при условии, что последние документально подтверждены. На этот момент следует обратить особое внимание.

Когда инвентаризируется аптечный склад, часто используется накладная ТОРГ-15. Однако она не отображает информацию о характере дефектов. Поэтому для подтверждения расходов на утилизацию лекарственных средств нужно представить такие документы:

  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • решение владельца препаратов об их изъятии и уничтожении;
  • договор с фирмой, занимающейся утилизацией отходов, копия ее лицензии;
  • документ, подтверждающий передачу препаратов;
  • акт об утилизации.

В этих документах должна раскрываться такая информация:

  • место уничтожения средств;
  • наименование препаратов, их форма, дозировка, серия, единица измерения;
  • количество передаваемых препаратов;
  • информация о таре и упаковке;
  • наименование производителя.

Все эти данные необходимы для идентификации списанных лекарственных препаратов.

Вывод

Минимум один раз в год перед сдачей годовой отчетности в аптеке должна проводиться инвентаризация. Процесс сравнения количества фактического имущества с числимым должен фиксироваться в утвержденных документах в установленном порядке.

При возможности лучше использовать компьютерный метод сбора данных. Все препараты с истекшим сроком годности фиксируются в отдельном акте с указанием всех данных, необходимых для их дальнейшего списания.

Только при выполнении этих требований стоимость просроченных товаров и затраты на их утилизацию можно списать на расходы.

Источник: http://fb.ru/article/287252/inventarizatsiya-v-apteke-poryadok-provedeniya-dokumentyi-sostav-inventarizatsionnoy-komissii

Инвентаризация в аптеке

Инвентаризация лекарственных препаратов в аптеке (Зарипова М.Р.)

29.01.2018

Информация о балансе предприятия должна соответствовать фактическому наличию товарно-материальных ценностей и основных средств. Чтобы свести эти данные, нужно проводить периодически инвентаризацию. Только с ее помощью можно выявить: •    недостачу имущества (кража, потеря и т.д.

); •    его порчу (истечение срока годности, неправильность хранения) и другие факты.

Проведение ревизии в аптеке – это отдельная разновидность инвентаризации, так как в данных организациях имеется специфический товар – лекарственные препараты.

Многие из них отпускаются только по рецепту.

Нормативная база

Проверка товара в аптеках проводится на основании следующих законодательных актов: •    Приказ Минфина под номером 49 «Указания по проведению инвентаризации»; •    Налоговый кодекс Российской Федерации» – глава 25; •    Федеральный закон под номером 129 «О бухгалтерском учете»; •    иная нормативная законодательная база органов государственной власти; •    внутренние приказы руководства подотчетной компании. Отступление от указанной документации невозможно. Мы можемv провести инвентаризацию в аптеке по всем установленным законом правилам: •    быстро; •    достоверно;

•    открыто.

Установленные сроки для ревизии и основания

Перед началом проведения инвентаризации следует определить ее периодичность. Законодательство Российской Федерации устанавливает лишь основания проведения ревизионных мероприятий.

По общему правилу, сроки инвентаризации должны быть прописаны во внутренних регламентах аптек или в учетной политике компании, связанной с фармацевтикой.

По закону о бухгалтерском учете в аптеке нужно проводить сверки в таких ситуациях: •    при выкупе или продаже активов организации; •    при передаче имущества по договору аренды; •    каждый год при составлении бухгалтерской отчетности; •    если в аптеке выявлены факты хищения; •    при форс-мажорных обстоятельствах (пожары, стихийные бедствия и подобные); •    если компания затеяла реорганизацию или ликвидации.

Заказать инвентаризацию аптеки можно в сторонней организации. На практике такой вариант является наиболее эффективным, так как независимые лица могут объективно оценить ситуацию на предприятии, представить достоверный отчет.

Проведение проверки

Инвентаризация силами сторонней компании (инвентаризация на аутотренинге), как указывалось ранее, даст хорошие результаты. В нашей компании трудятся высококвалифицированные специалисты с богатым опытом работы по инвентаризации предприятий, организаций, компаний, фирм различных направлений.

Специфика ревизии аптек состоит в том, что проверке подлежат не только используемое имущество: полки, витрины, тумбы, столы, стулья, но сами лекарственные препараты на складе. При этом, в самую первую очередность наша ревизионная группа начинает проверку именно складского помещения.

Наши сотрудники скрупулезно пересчитывают имеющиеся на аптечном складе ценности и сопоставляют их с данными по бухгалтерскому учету. Мы выбираем подходящие для данного случая методы и способы проверки, которые в том или ином случае приведут к достоверным результатам: «по полкам», по алфавиту и т.д.

По итогам работы могут быть выявлены такие фактические обстоятельства: •    недостача материальных ценностей; •    обнаружение просроченных товаров; •    находка излишек, не зафиксированных документально.

В любом случае, за складом должно быть закреплено материально-ответственное лицо, которое несет ответственность за количественную и качественную составляющую.

Виды инвентаризации

Условно выделяют несколько видов проверок: •    полная и всесторонняя инвентаризация всего комплекса ценностей аптеки, которая проводится примерно один раз в 3 года. Инвентаризации подлежат лекарственные препараты, мебель и сопутствующее оборудование, касса, оргтехника, расходные материалы и т.д.

; •    ежегодная перед составлением обязательной бухгалтерской отчетности. При этом проверка проводится в отношении кассы и ТМЦ; •    внеплановые, когда для аптеки важно владеть достоверной информацией о фактическом положении дел компании.

При увольнении материально-ответственного лица инвентаризация обязательно должна проводиться, чтобы новый сотрудник могут приступить к своим обязанностям «с чистого листа». В противном случае, новичку придется исправлять ошибки предшественника.

Важно, чтобы в дни проведения инвентаризации аптека была закрыта для покупателей, не проводилась приемка и отпуск лекарственных средств. Только так имеется возможность составить акт инвентаризации в достоверности с фактическим состоянием на момент проведения проверки.

При обращении в нашу компанию, мы гарантируем высокое качество проверки в самые кратчайшие сроки, чтобы не задерживать работу аптеки и отпускать лекарствf людям, которые в них остро нуждаются.

Источник: http://tsd-invent.ru/invent/44

Поставленные на учет. Часть вторая

Инвентаризация лекарственных препаратов в аптеке (Зарипова М.Р.)

Лариса Гарбузова об осуществлении предметно-количественного учета лекарственных препаратов, самых распространенных нарушениях и мерах ответственности

«Катрен-Стиль» завершает цикл из двух статей о ведении предметно-количественного учета в аптеках.

В предыдущей статье речь шла о ПКУ лекарственных препаратов, содержащих наркотические средства, психотропные вещества или их прекурсоры.

Сегодня мы рассмотрим прочие лекарственные препараты (ядовитые, сильнодействующие), подлежащие предметно-количественному учету, а также обратим внимание на самые частые нарушения, возникающие при проверках осуществления ПКУ.

Предметно-количественный учет остальных лекарственных препаратов (помимо наркотических средств и психотропных веществ) осуществляется в соответствии с приказом Минздрава РФ от 17.06.2013 № 378н.

Перечень лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, можно найти в Приказе Министерства здравоохранения от 22 апреля 2014 г. № 183н, а именно это следующие группы препаратов:

  • сильнодействующие и ядовитые ЛС (такие как тиопентал натрия, трамадол («Трамал»), тригексифенидил («Циклодол»), гестринон («Неместран»), 1‑тестостерон («Сустанон-250», «Омнадрен-250», «Небидо»), сибутрамин («Голдлайн», «Слимия», «Линдакса»), спирт этиловый («Этанол») и др.
  • комбинированные ЛП, содержащие кроме малых количеств НС, ПВ и их прекурсоров другие фармакологически активные вещества (п. 5 приказа Минздравсоцразвития РФ от 17.05.2012 г. № 562н)
  • иные лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету в аптеке: — Прегабалин («Альгерика», «Лирика», «Прабегин», «Прегабалин канон»), капс.;— Тропикамид («Мидриацил», «Тропикамид»), капли глазные;— Циклопентолат («Цикломед», «Циклоптик»), капли глазные.

Обратите внимание на Комбинированные ЛП, содержащие кроме малых количеств НС, ПВ и их прекурсоров другие фармакологически активные вещества, подлежащие ПКУ:

Для удобства работы аптеки для первостольников лучше составить таблицы, где будут МНН, торговые наименования и указание, на каких бланках должен быть рецепт для того или иного ЛС, подлежащего учету.

Формы и правила ведения журналов регистрации установлены в Приказе МЗ РФ № 378н. Журналы можно вести в электронном виде.

Но в таком случае они должны ежемесячно распечатываться, нумероваться, подписываться уполномоченным лицом и брошюроваться по наименованиям ЛС, дозировке, ЛФ.

По истечении календарного года сброшюрованные листы оформляются в журнал, опечатываются с указанием количества листов и заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение и хранение журналов учета, руководителя юрлица (ИП) и печатью юрлица (ИП).

Поступление ЛС отражается в журнале учета по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход ЛС записывается ежедневно.

Аптечные организации и ИП, имеющие лицензии на фармацевтическую деятельность, записывают ежедневный расход ЛС с указанием отдельно: по рецептам и по требованиям медицинских организаций.

Приходные и расходные документы (их копии) подшиваются в порядке их поступления по датам и хранятся вместе с журналом учета.

На последнее число каждого месяца лицо, уполномоченное на ведение и хранение журналов учета, проводит сверку фактического наличия ЛС с их остатком по журналу учета и вносит соответствующие записи в журнал учета.

Требования по хранению ЛП, подлежащих ПКУ

По правилам хранения лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, действуют следующие нормативные акты:

Порядок отпуска ЛС, подлежащих предметно-количественному учету

Очень важно помнить, на каких бланках должны быть выписаны рецепты для ЛС, подлежащих учету, а также — сколько времени такие рецепты должны храниться

Также стоит помнить, что лекарственные препараты, содержащие наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры и включенные в Перечень лекарственных средств, отпускаемых без рецепта врача, подлежат отпуску аптечными учреждениями в количестве не более 2 упаковок (Приказ Минздравсоцразвития РФ № 785 от 14.12.2005 «О порядке отпуска лекарственных средств»).

Порядок организации ПКУ в аптечных организациях

Локальным приказом (распоряжением) руководителя, следует утвердить порядок организации предметно-количественного учета лекарственных препаратов в аптечных организациях, подлежащих ПКУ, в соответствии с правилами, установленными законодательными и нормативно-правовыми актами. Это может быть приказ, распоряжение или СОП. В любом случае там должна быть представлена следующая информация:

  • Перечень ЛП, подлежащих ПКУ
  • Структурные подразделения, в которых ведется ПКУ ЛП
  • Ответственные за ведение и хранение журналов учета (регистрации) операций с ЛП, подлежащими ПКУ
  • Места хранения и сроки хранения журналов и документов, подтверждающих приходные и расходные операции
  • Ответственные за контроль соблюдения порядка ПКУ в организации

Что касается перечня: не стоит просто копировать все возможные препараты из приказов, лучше составить список из перечня аптеки. Из тех препаратов, с которыми действительно придется работать. Так будет гораздо удобнее и поможет избежать путаницы и лишней работы.

По поводу ответственных лиц: это не должен быть (!!!) один человек. Иначе получится такая ситуация, что записи сможет вести только один сотрудник. Если препараты, к примеру, в аптеке отпускают первостольники, то лучше вписать их. Чтобы не было путаницы и лучше был организован контроль.

Частые ошибки при проверках

Ниже приводится список типичных нарушений по предметно-количественному учету, которые выявляются при проверке контролирующими органами. Грамотная аптека должна исключить такие вещи в своей деятельности:

  • журналы регистрации (ЖР) ведутся не по утвержденной форме (не допускается добавлять или убирать какие‑то графы, но возможно вести нумерацию на полях);
  • ЖР не ведутся на всех местах хранения НС, ПВ и их прекурсоров (необходимо вести учет в том числе в местах временного хранения);
  • хранение ЖР осуществляется в столе или шкафу ответственного лица (ЖР хранится в металлическом шкафу (сейфе), для НС и ПВ — в технически укрепленном помещении);
  • отсутствуют документы (их копии), подтверждающие операции с ЛП, подлежащими ПКУ (накладные, требования-накладные, рецепты, листы назначения и др.);
  • документы (их копии), подтверждающие операции с НС и ПВ, хранятся отдельно от ЖР (подшиваются в отдельную папку, которая должна храниться вместе с соответствующим журналом в сейфе (металлическом шкафу));
  • не назначены ответственные лица за хранение и ведение ЖР;
  • не предусмотрены лица, замещающие ответственных лиц в случае их отсутствия;
  • в ЖР нет расшифровок подписи ответственных лиц;
  • исправления в ЖР не заверяются ответственным лицом;
  • не указывается № и дата документа, подтверждающего проведение ежемесячной инвентаризации для НС и ПВ (баланс товарно-материальных ценностей (ТМЦ)).

Административная ответственность за нарушение порядка ПКУ лекарственных препаратов

И в завершение не стоит забывать об ответственности за неправильное исполнение порядка предметно-количественного учета.

Материалы о предметно-количественном учете ЛП:

Лекарства в супермаркетах: разбор законопроектаЕсли торговые организации будут допущены к реализации только безрецептурных препаратов, как об этом говорится в пояснительной записке к законопроекту, то о каком ведении ими ПКУ может вообще идти речь? И имеет ли эта странность какое‑либо отношение к противоречивому определению понятия «торговая организация»… Поставленные на учет: часть перваяВедение предметно-количественного учета важный элемент в работе любой аптеки. О том, как правильно организовать ПКУ, какие нормативные документы необходимо знать, как вести журналы, чтобы контролирующие органы были довольны при проведении очередной проверки…. Новые методы проверок и расширение списка ПКУРосздравнадзор предложил новый метод проведения плановых проверок с помощью проверочных листов, Минздрав решил расширить перечень ЛС, подлежащих предметно-количественному учету, а также разрешить врачам выписывать лекарства вне зависимости от показаний к применению…

Источник: https://www.katrenstyle.ru/articles/journal/blog/juridical_blog/postavlennyie_nauchet_chast_vtoraya

Основные аспекты

Прежде всего, необходимо понять, что такое инвентаризация и для чего она проводится. Инвентаризация – это проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся в аптеке, а также оборудования, оргтехники и бытовой техники, выданных руководством компании работникам для использования в повседневной работе.

Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета. Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи.

Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.

Условно можно выделить 3 вида инвентаризации.

• Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящийся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).

• Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.

• Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.

Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании.

При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права.

Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности.

Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.

Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи.

А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись.

Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.

Участники

В проведении инвентаризации обязаны участвовать все работники аптеки: фармацевты, провизоры, консультанты и заведующая, если она в этой аптеке есть.

Обязательно присутствие уполномоченных работников офиса, которые составляют инвентаризационную комиссию. В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации.

С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.

Порядок проведения инвентаризации

Для того чтобы провести инвентаризацию, руководство компании должно подписать приказ, где прописывают дату проведения инвентаризации, адрес аптеки, время, выделенное на проведение инвентаризации (как правило, 1–2 дня), определяют членов инвентаризационной комиссии и ее председателя, кроме того указывают всех сотрудников аптеки, участвующих в инвентаризации.

В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается. Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.

Существуют различные способы проведения инвентаризации.

I способ – подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке. Это не очень эффективный способ, практически гарантирующий выявление недостачи, даже если на самом деле ее нет.

В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место.

Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах.

Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом. Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.

II способ – инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.

Разделите всю инвентаризационную комиссию на группы по 2 человека в каждой. Одна группа начинает работать с одного конца аптеки, другая – с другого, двигаясь навстречу. Один из членов группы будет, условно, «подающим», другой – «сканирующим», если процесс инвентаризации компьютеризирован.

Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку.

После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета.

При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов). Это самый действенный способ.

Он избавит вас также от необходимости переворачивать всю аптеку в поисках недостающей упаковки и, что самое главное, убережет вас от опасности платить за товар, который «потерялся» в аптеке.

Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь.

Юлия Арсентьева

Вернуться к списку статей номера

Источник: https://aptekarjournal.ru/archive/2011/133/4695.html

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях (нюансы)

Инвентаризация лекарственных препаратов в аптеке (Зарипова М.Р.)

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях носит строго регламентированный характер. Правильность учета проверяется ревизорами, а также важна для четкого контроля того, что лекарства имеются в наличии, не повреждены, не испорчены, не украдены.

Основные аспекты учета медикаментов

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях с аптекой

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях без аптеки

Бухгалтерский учет медикаментов

Итоги

Основные аспекты учета медикаментов

Учет медицинских средств в лечебных учреждениях, действующих на средства бюджета, ведется согласно инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 02.06.1987 № 747.

Этот документ действует и на сегодняшний момент.

В соответствии с этой инструкцией учитываются лекарства, вакцины, минеральные воды для лечения, материалы, произведенные из лекарственных растений, перевязочные материалы, тара и соответствующие вспомогательные активы.

Некоторые виды лекарств (назовем их особыми) должны учитываться в специально разработанных формах по каждому средству в количественном выражении. Это спирт, ядовитые, содержащие наркотические компоненты, дорогостоящие вещества, а также клинически исследуемые медикаменты и тара.

Особые указания по работе с ядовитыми, наркотическими и сильнодействующими средствами и по их учету изложены в приказе Минздрава от 03.07.1968 № 523. В учреждении должны быть назначены сотрудники, которые будут отвечать материально за сохранность препаратов.

Кроме этого, руководители лично отвечают за правильное хранение, обоснованное использование и учет лекарств.

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях с аптекой

Инструкция (приказ № 747) содержит четкие правила составления документов, содержащих информацию по движению медикаментов.

Медицинские средства принимаются к бухучету по фактической стоимости и в аптеке, и в бухгалтерии организации.

В таблице ниже рассмотрены все документы и регистры по поступлению и выбытию медикаментов, обязательные к использованию в аптеке организации (формы утверждены приказом Минздрава от 30.12.1987 № 1337).

Хозяйственная операция

Документ

Регистры учета, которые ведутся аптекой

Нюансы оформления

Медикаменты поступили от поставщика

Счет от продавца

1. Книга регистрации счетов, поступивших в аптеку (форма 6-МЗ).

2. Отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммарном) выражении, (форма 11-МЗ)

Отчет подготавливается в 2 экземплярах. 1 экземпляр заверяется заведующим аптекой и передается в бухгалтерию, 2-й экземпляр хранится у заведующего аптекой. Корректность отчета отслеживается бухгалтерией и главой учреждения. Согласно отчету в бухгалтерском учете записываются транзакции списания лекарств

Медикаменты выданы из аптеки для использования

Накладная (требование)

1. Книга учета протаксированных накладных (требований) (форма 7-МЗ).

2. Отчет аптеки о приходе и расходе аптекарских запасов в денежном (суммарном) выражении, (форма 11-МЗ)

Оформляется 2 экземпляра накладной. 1 экземпляр для аптеки, 2-й — остается у материально ответственного лица отделения, которому были переданы аптекарские запасы. Страницы формы 7-МЗ нумеруются и подписываются главным бухгалтером, итоговые результаты переходят в форму 11-МЗ

Приход/расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет)

Счет от продавца / накладная (требование)

Книга предметно-количественного учета аптекарских запасов (форма 8-МЗ)

Страницы книги нумеруются и подписываются главным бухгалтером

Расход особых лекарственных средств (предметно-количественный учет)

Накладная (требование)

Ведомость выборки израсходованных лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (форма 1-МЗ)

Ведомость заверяется заведующим аптекой или его замом. Итоговая сумма выданных в этот день материальных ценностей переходит в форму 8-МЗ

Безошибочность составления регистров учета медицинских средств проверяется специально назначенным бухгалтером с интервалом в квартал или чаще, проверка происходит не сплошная, а выборочная. Просмотренные первичные документы и регистры должны быть отмечены подписью работника бухгалтерии.

Вспомогательные материалы относятся к расходам сразу, как только поступили в аптеку. Стоимость невозвратной тары, которая включена поставщиком в стоимость лекарств, списывается на расходы одновременно со списанием соответствующих лекарств.

Также важной процедурой внутреннего контроля медикаментов является ежегодная инвентаризация. Особые лекарственные средства пересчитываются каждый месяц. Глава учреждения обязан лично контролировать результаты инвентаризации.

Учет медикаментов в бюджетных учреждениях без аптеки

В учреждениях, не имеющих собственной аптеки, обеспечение медикаментами происходит из хозрасчетной аптеки.

Хозрасчетная аптека работает как коммерческая организация и в основном служит рядовым покупателям, но также может обслуживать небольшие лечебные учреждения и медпункты.

Медикаменты выдаются в количестве, необходимом для удовлетворения текущих нужд учреждения; лимиты оговорены инструкцией. Получение лекарств происходит строго по доверенности. В таблице ниже указаны используемые документы для оформления движения медикаментов.

Хозяйственная операция

Документ

Регистры учета

Особенности оформления

Медикаменты поступают сразу в отделение

1. Накладная (требование).

2. Счет от поставщика с приложенными накладными за какой-либо оговоренный период

Накладная (требование) оформляется в 4 экземплярах, отдельно для каждого вида средств по каждому отделению. Работник бухгалтерии списывает израсходованные медикаменты на основании счета

Поступление особых лекарственных средств

Накладная

Отчет о движении лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету (форма 2-МЗ)

Оформляется 5 накладных для особых лекарств отдельно для каждой группы по каждому отделению

Бухгалтерский учет медикаментов

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/uchet_medikamentov_v_byudzhetnyh_uchrezhdeniyah_nyuansy/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.