+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Новый электронный Формат СЗВ-М (Березина Е.)

Содержание

СЗВ-М: ошибки

Новый электронный Формат СЗВ-М (Березина Е.)

Если в представленной электронной СЗВ-М есть ошибки, то программа проверки ПФР обязательно их выявит.

Все возможные недочеты, которые может допустить страхователь при формировании пенсионного отчета, перечислены в таблице 7 Приложения к Распоряжению Правления ПФ РФ от 31.08.2016 г. № 432р (далее – Распоряжение № 432р).

При этом степень их критичности определяется кодом: 10, 20, 30, 40 или 50. От кода ошибки зависит статус протокола, который получит страхователь по результатам проверки.

Статус протокола Коды ошибок в СЗВ-М Вид протокола Последствия для страхователя
Документ принят 10, 20 Положительный Ошибки отсутствуют или они незначительны. Повторно представлять отчетность не требуется
Документ принят частично 30, 40 Положительный Необходимо устранить ошибки, допущенные в данных по застрахованным лицам, и представить на них отчетность повторно
Документ не принят 50 Отрицательный Необходимо устранить ошибки и повторно представить отчетность

Ошибки с кодом 10, 20

Это самые безобидные ошибки, которые может допустить страхователь. Поэтому при их наличии отчет все-равно считается сданным.

Если протокол проверки СЗВ-М содержит предупреждения с кодом 20, то это значит, что был:

  1. неверно указан ИНН застрахованного лица, который проверяется по контрольному числу ИНН;
  2. не указан ИНН застрахованного лица вовсе.

Если неверно указан ИНН застрахованного лица

Несмотря на то, что отчет был принят ПФР, неверный ИНН лучше исправить. Для этого нужно одновременно подать две формы СЗВ-М: отменяющую (с типом «отмн») и дополняющую (с типом «доп»).

В первой указать данные на физлицо с неверным ИНН, а во второй – данные на него же, но только правильные. Все недочеты безопаснее исправить до завершения отчетной кампании, т. е. до 10- го числа следующего месяца (в 2017 году – до 15-го числа).

Если этого не сделать, то за каждого «ошибочного» работника придется заплатить 500 руб. штрафа (ст.17 Закона № 27-ФЗ).

Обратите внимание!
Вполне возможно, что Вашему отделению ПФР для исправления ИНН достаточно будет получить вместо двух форму всего одну, дополняющую. Этот момент стоит уточнить у специалистов фонда.

Пример. Бухгалтер ООО «Ретро» в СЗВ-М за декабрь 2016 года по ошибке поменял местами последние две цифры в ИНН Парфенова Игоря Семеновича. Должно быть 760700613663, а он записал 760700613636. Смотрите ниже, как бухгалтер исправил ошибку.

Узнать ИНН человека можно на сайте ФНС России. Перейдите по ссылке «Все сервисы» на главной странице. Из предложенного списка электронных сервисов выберите «Узнать ИНН».

Заполните ФИО, дату и место рождения, паспортные данные гражданина. После отправки запроса вы получите его ИНН.

Если идентификационный номер отсутствует, значит лицо не обращалось в налоговый орган за его получением.

Если не указан ИНН застрахованного лица

Такая ситуация возможна, если «физик» не предоставил свой ИНН. Поэтому страхователю просто нечего фиксировать в соответствующей графе формы и ее он оставляет пустой. В соответствии с пп.3 п.2.2 ст.

11 Закона № 27-ФЗ ИНН застрахованного лица в СЗВ-М является необязательным и указывается только при наличии.

Поэтому даже если ПФР предупредит об отсутствии таких сведений в отчете, исправлять ничего не надо.

Обратите внимание!
Работодатель не вправе требовать с работника ИНН только потому, что теперь он предоставляет такие сведения в ПФР. Перечень обязательных документов при трудоустройстве определен в ст.65 ТК РФ. И свидетельство ИНН в нем не поименовано.

Кстати, если страхователь располагает данными об ИНН работающих у него граждан, но при этом не укажет их в отчете, то ПФР обязательно выявит это при сверке с налоговыми органами. Тогда есть большая вероятность того, что плательщика взносов оштрафуют по ст.

17 Закона № 27-ФЗ за недостоверность представленных сведений (ответ отделения ПФР по Санкт-Петербургу и Ленинградской области на вопрос 15). Поэтому, при наличии сведений об ИНН их обязательно нужно включать в форму. Это требование пп.3 п.2.2 ст.11 Закона № 27-ФЗ.

Ошибки с кодом 30, 40

Если страхователь получил от ПФР протокол проверки с кодом ошибки 30, значит неточности были допущены при указании ФИО и / или СНИЛС физлица. Они должны быть записаны точно так же, как в страховом свидетельстве. Отчет в данном случае считается принятым частично, т. е. сотрудников с верными сведениями программа пропустит, а неверными – нет.

Заметьте!
ИНН в СЗВ-М необязателен, но СНИЛС застрахованного лица должен быть всегда (пп.2 и пп.3 п.2.2 ст.11 Закона № 27-ФЗ). Именно по нему Пенсионный фонд идентифицирует человека. Поэтому указывайте его без ошибок.

Штраф за неправильный СНИЛС и/или ФИО – 500 руб. за каждого работника (ст.17 Закона № 27-ФЗ).

Проверить корректность СНИЛС можно на сайте ФСС России portal.fss.ru, в разделе «Льготы». Для этого нужно ввести в форму поиска номер из 11 цифр без пробелов и тире.

Однако никаких иных данных, таких как ФИО, размер пенсионных накоплений и прочее, эта проверка не даст.

Узнать СНИЛС через интернет, к примеру, как ИНН по ФИО и паспортным данным физлица, работодатель самостоятельно не может, поскольку это является конфиденциальной информацией.

Чтобы исправить ошибочный СНИЛС, нужно представить в один день отменяющий и дополняющий СЗВ-М. Первым отчетом отменяются все неверные сведения, вторым – заносятся новые.

Хотя на местах специалисты фонда отмечают, что достаточно сдать только форму с типом «доп» (читайте, к примеру, сообщение отделения ПФР по Тверской области).

Так что по данному вопросу лучше проконсультироваться в своем отделением ПФР.

Уложиться с исправлениями нужно до 10-го числа (до 15-го числа в 2017 году) месяца, следующего за отчетным. Если страхователь не успел в срок, то к нему будут применены штрафные санкции по ст.17 Закона № 27-ФЗ.

Аналогичным образом исправляется неверный ФИО. Кстати, фамилия, имя и отчество должны быть занесены в именительном падеже. Иначе программа выдаст ошибку. А вот лишние точки и пробелы в ФИО больше не помешают сдать СЗВ-М.

Обратите внимание!
Если страхователь неправильно указал и СНИЛС и ФИО и ИНН по одному и тому же физлицу, то штраф все-равно составит 500 руб., поскольку санкции установлены ст.17 Закона № 27-ФЗ в отношении каждого застрахованного лица с недостоверными сведениями, а не в отношении каждого недочета.

Ошибку с кодом 30 программа покажет и в том случае, если в СЗВ-М указана только фамилия застрахованного лица, а имя – нет.

Также сведения по сотруднику не будут приняты, если статус его ИЛС в реестре «Застрахованные лица» на дату проверяемого документа окажется равным значению «УПРЗ». Значение «УПРЗ» присваивается страховому номеру, когда он становится неактуальным (т. е. когда его упраздняют).

Ошибки с кодом 50

Это самые опасные ошибки. Если они есть в протоколе проверки, значит отчет не принят (даже частично). СЗВ нужно будет исправить и подать заново за тот же месяц.

К критичным ошибкам с кодом 50 относятся следующие:

1. Неверный регистрационный номер страхователя; он должен содержать коды, которые указывают на принадлежность фирмы к конкретному региону РФ (первые 3 цифры номера) и району этого региона (вторые 3 цифры) в соответствии с классификацией ПФР.

На заметку! Регистрационный номер берется из уведомления, которое выдает ПФР при регистрации в качестве страхователя.

Но если его нет под рукой, узнать номер можно на сайте ФНС России с помощью электронного сервиса «Риски бизнеса: проверь себя и контрагента».

Для этого в форме поиска юрлицу понадобится ввести свой ОГРН или ИНН, а индивидуальному предпринимателю / КФХ – свой ОГРН или ИНН, либо ФИО и регион проживания.

2. Неверный ИНН страхователя; он должен соответствовать тому номеру, который содержится в базе данных ПФР.

3. Повторное представление СЗВ-М за отчетный период с типом формы «исхд» в случае, когда первичный отчет за этот же период благополучно принят ПФР. Иными словами, за каждый месяц страхователь может подать только одну исходную форму СЗВ-М.

И если он получил положительный протокол, значит отчет прошел проверку. В случае, когда в уже представленных сведениях нужно что-то исправить, сдаются отменяющие (с типом «отмн») или / и дополняющие (с типом «доп») формы за тот же период.

4. Указание отчетного периода ранее апреля 2016 года. Впервые СЗВ-М в 2016 году нужно было сдать именно за апрель. Поэтому отчета за месяц, ранее указанного, быть просто не может.

5. Указание отчетного периода позднее текущего месяца. То есть СЗВ-М на будущее представлять нельзя. Крайний срок, за который можно отчитаться, – это текущий месяц. При этом необязательно дожидаться его завершения. Форму можно сдать досрочно.

Еще несколько серьезных ошибок чисто технического характера, из-за которых СЗВ-М не будет принят:

  • некорректное заполнение XML-документа;
  • файл не соответствует XSD-схеме;
  • некорретная электронная подпись.

CheckPFR : программа проверки СЗВ-М

Все те, кто сдает СЗВ-М электронно, а это страхователи с численность работников 25 и более человек, могут проверить сформированный электронный файл отчета с помощью специальной проверочной программы, разработанной ПФР, под названием CheckPFR.

Программа абсолютно бесплатна и скачать ее можно на федеральном портале Пенсионного фонда. При этом нужно помнить, что программа периодически обновляется. Поэтому всегда необходимо следить за обновлениями и устанавливать их на свой компьютер.

Источник: https://yarbuh76.ru/buhgalterskie-konsultacii/szv-m-oshibki.html

Отрицательный протокол по СЗВ-М (нюансы)

Новый электронный Формат СЗВ-М (Березина Е.)

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Отрицательный протокол по СЗВ-М приходит из ПФР в случае наличия в отчете ошибок. Какие ошибки встречаются чаще всего и как определить, насколько они существенны, рассмотрим далее.

Как проверяется отчет СЗВ-М в ПФР?

Виды ошибок и степень их влияния на то, будет ли отчет принят

Технические сбои в ПФР

Итоги

Как проверяется отчет СЗВ-М в ПФР?

Полученные отчеты СЗВ-М в ПФР проверяются только с помощью специальной программы. Каждой обнаруженной ошибке присваивается определенное количество баллов. Критичным является наличие ошибок на сумму 30 и более баллов.

Такой отчет система, скорее всего, не пропустит. Страхователь получит отрицательный протокол.

Утвержденный перечень ошибок и критерии присвоения баллов содержатся в таблице в приложении к распоряжению правления ПФР «Об утверждении формата данных СЗВ-М» от 25.02.2016 № 70р.

Если протокол проверки из ПФР не приходит, узнайте, как поступить: «Нет протокола из ПФР по отчету СЗВ-М — что делать?».

Виды ошибок и степень их влияния на то, будет ли отчет принят

Для удобства данные о наиболее распространенных ошибках в СЗВ-М и путях их устранения тоже сгруппированы в таблице.

Ошибка Баллы Исправление Примечания
Неверный формат отчета 50 Переформировать и направить новый отчет. Тип формы указать «ИСХД» Единственный правильный формат .xml.Имя файла должно строго соответствовать установленному формату имени файла
Ошибки в данных страхователя и ПФР 50 Должны быть верно указаны: КПП, ИНН, рег. номер в ПФР, код отделения ПФР
Недействительная электронная подпись 50
Ошибки в пунктуации:

  • лишние пробелы в полях с реквизитами;
  • лишние нули в полях с кодами (например, с ИНН);
  • лишние дефисы и пробелы между дефисом и буквами (например, в двойной фамилии);
  • лишние точки и значки в заполненных полях
30-40 Если отчет:

  • принят — сдать СЗВ-М с уточнениями по ошибкам с типом «ДОП»;
  • не принят — сдать скорректированный СЗВ-М с типом «ИСХД»
Ошибки в Ф. И. О. и СНИЛС работников 20–30 Сдать СЗВ-М с типом «ДОП» по тем, у кого ошибки Отчет, скорее всего, будет принят
Ошибки-недочеты:

  • Не заполнены отдельные поля, которые не являются критичными (например, отчество сотрудника).
  • Смешаны русские и латинские буквы в написании имен.
  • Использованы дополнительные знаки (например, скобки) во второстепенных полях
10–20 Если отчет принят, можно не исправлять

Важно! Баллы начисляются за каждую ошибку. Соответственно, если не будут указаны, например, отчества по всем сотрудникам – итог может дать существенную ошибку, с которой отчет не пройдет проверку.               

Технические сбои в ПФР

Многие помнят, как не задалась сдача 1-го СЗВ-М в результате того, что системы ПФР оказались не готовы к приему нового отчета. 2-я сдача прошла уже более успешно. Однако вероятность того, что отрицательный протокол по СЗВ-М придет в результате технической ошибки в ПФР, по-прежнему существует.

Подробнее о сдаче 3-го отчета СЗВ-М читайте в статье «Успейте сдать СЗВ-М за июнь».

Поэтому, если вы получили отрицательный протокол по СЗВ-М, но по нему не идентифицируется стандартная ошибка, связывайтесь со своим отделением ПФР для уточнения информации.

Что понимать под «неидентифицируемой» или «нестандартной» ошибкой, проиллюстрируем на примерах.

Пример 1

Получен отрицательный протокол ПФР с формулировкой: «При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы 'исходная' не должно быть ранее представленных сведений с типом 'исходные' за отчетный период, за который представляются сведения».

При обращении в отделение ПФР выяснилось, что в результате технического сбоя «задвоились» сданные в определенную дату отчеты СЗВ-М. В итоге в системе по некоторым страхователям появились 2 отчета с типом «ИСХД» за один период, что считается критичной ошибкой.

После обращения в ПФР «спорный» отчет СЗВ-М был принят на дату отправки, страхователю направлен положительный протокол.

Пример 2

Страхователю пришел отрицательный протокол с ошибкой: «Неверный регистрационный номер». При этом был указан действительный номер страхователя в ПФР, более того, РСВ-1 с тем же регистрационным номером была принята.

При обращении в ПФР выяснилось следующее: для отчета СЗВ-М формируется отдельная федеральная база с данными страхователей.

На момент сдачи отчета в эту базу попали не все страхователи, поэтому при проверке отчета СЗВ-М номер может распознаваться системой как неверный.

По итогам обращения сотрудники ПФР внесли номер страхователя в базу для проверки СЗВ-М, отчет был принят на дату отправки, получен положительный протокол.

Итоги

Отрицательный протокол по СЗВ-М чаще всего свидетельствует о том, что в форме есть существенные ошибки, требующие исправления страхователем. Вместе с тем иногда отрицательный протокол может быть получен и в результате технической ошибки в самой проверяющей системе ПФР.

Источник: http://nalog-nalog.ru/strahovye_vznosy_2016/szvm/otricatelnyj_protokol_po_szvm_nyuansy/

Изменения в формате СЗВ-М за декабрь 2018 года

Новый электронный Формат СЗВ-М (Березина Е.)

Форма СЗВ-М является обязательной для заполнения всеми страхователями. Независимо от того, организация это или индивидуальный предприниматель, они должны предоставить в Пенсионный фонд информацию про всех застрахованных особ, которые у них работают. Подобное обязательство возникло относительно недавно, начиная с апреля 2018 года.

Подается отчет в бумажной или электронной форме. Первый вариант допустим к использованию только теми страхователями, которые в своем штате имеют менее 25 сотрудников. Остальные обязаны использовать электронную отчетность. Нарушение данного законодательного требования грозит наложением штрафных санкций на организацию-нанимателя.

Форма электронного отчета изменялась несколько раз, в первый раз это произошло в августе 2018 года. Повторное изменение вступило в силу 8 января поточного года.

В связи с этим формат СЗВ-М за декабрь 2018 года зависит от того, в какой период подается отчет. Если он будет подан до 8 января, бухгалтер должен использовать старую форму, если же это произойдет в более поздний период, следует помнить о том, что электронный бланк был подкорректирован.

Расшифровка и определение термина

СЗВ-М – это форма, которая содержит информацию про работников организации или ИП, дословно расшифровывается как сведения про застрахованных особ. Утверждена она постановлением Пенсионного фонда под номером 83 в 2018 году, которое набрало законной силы в апреле этого же года.

Буква М в аббревиатуре обозначает, что форма должна подаваться в Пенсионный фонд ежемесячно. В противном случае работодателя ждут неприятности в виде штрафных санкций, а также не исключены внеплановые проверки со стороны контролирующих органов.

Новый электронный формат СЗВ-М за декабрь 2018 года

Электронный формат СЗВ-М за декабрь 2018 года отличается от тех отчетов, которые подавались за предыдущий период.

Это связано с тем, что в декабре было принято постановление ПФР под номером 1077, которым была утверждена обновленная форма.

В силу данный документ вступил 8 января 2018 года, поскольку отчитаться за последний месяц 2018 года нужно до 16 января поточного года, то начиная с 8 января подаваться должен отчет в новом формате.

Для того, чтобы при подготовке отчета бухгалтером использовалась актуальная форма, потребуется обновление программы, в которой и заполняется электронный СЗВ-М. Данное нововведение в обязательном порядке коснется тех работодателей, которые имеют более 25 сотрудников, потому должны отчитываться в электронной форме.

Что же касается тех нанимателей, у которых менее 25 сотрудников, то новшество их затронет только в том случае, если они предпочитают электронную отчетность. Для тех же, кто подает форму на бумаге, никаких новаций законодатель не подготовил. Они, как и раньше, должны использовать форму, которая была утверждена постановлением ПФР №83 в начале 2018 года.

В связи с тем, что Пенсионный фонд не успевает внести изменения в свое программное обеспечение, специалисты данного органа будут принимать отчеты и в новом, и в старом формате. Несмотря на отсутствие технических возможностей для приема новых отчетов, отказать в приеме откорректированной формы никто не имеет права.

Нужно отметить, что электронный формат отчета в первый раз менялся в августе 2018 года и тогда для страхователей был предусмотрен переходный период. Это означало, что до 1 ноября они имели право отчитываться, используя любой формат, как старый, так и новый.

Порядок заполнения

Если форму СЗВ-М сравнивать с другими отчетами, которые подаются в Пенсионный фонд, то она является достаточно простой.

В ней нужно отображать информацию относительно всех работников, которые работают на основании таких контрактов:

  • трудовой;
  • гражданско-правового характера;
  • издательский лицензионный;
  • авторского заказа и т.д.

В форме следует указать такие сведения:

Реквизиты организации-нанимателя
  • номер регистрации в органах Пенсионного фонда, который состоит из 12 цифр;
  • индивидуальный налоговый номер и код причины постановки, которые присваиваются при постановке на налоговый учет (КПП есть исключительно у юридических лиц, у частных предпринимателей он отсутствует);
  • название компании.
Период, за который подается отчет Каждому месяцу соответствует число по порядку, например, для января – это 1; для февраля – 2 и т.д. Таким образом, при заполнении отчета за декабрь 2018 года указывается код 12 и соответствующий календарный год.
Тип предоставляемой формы
  • исходящая, если данные за указанный период подаются впервые;
  • дополняющая, если форма подается, чтобы внести некоторые дополнения или коррективы в отчет, который был подан ранее;
  • отменяющая подается в том случае, когда данные прошлого отчета целиком не отвечают реальности.
Информация про работников, которые являются застрахованными особами Здесь предполагается внесение в таблицу такой информации:

  • номер по порядку;
  • ФИО особы – указывается полностью без сокращений в именительном падеже;
  • СНИЛС, данный код можно найти в страховом свидетельстве каждого сотрудника;
  • индивидуальный налоговой номер, если он есть у человека (данное поле не является обязательным для заполнения).

Образец заполнения формы СЗВ-М за декабрь 2018 года

Особые случаи

Идеальная ситуация при заполнении СЗВ-М, если штат сотрудников полностью укомплектован, и никто из новых людей не поступает на работу на протяжении долгих месяцев, при этом не наблюдается текучки кадров и действующие сотрудники не увольняются из организации.

В этом случае не возникает никаких проблем с заполнением формы, при ее подготовке бухгалтер должен только изменять отчетный период и следить за тем, чтобы не менялась никакая личная информация, которая касается работников, например, фамилия.

Однако бывают неоднозначные случаи, когда бухгалтер легко может сделать ошибку в форме отчета.

Они требуют особого рассмотрения:

  • Организация имеет заключенный договор с подрядчиком, который не получал в последнем месяце года никакое вознаграждение. У бухгалтера возникли сомнения, нужно ли отображать информацию о нем в форме СЗВ-М. Однако, в данном случае не имеет значения, получал ли человек какие-то выплаты, важно только то, что он числится в компании на основании договора ГПХ, термин действия которого еще не окончен. Кроме сотрудников, которые работают по гражданско-правовым контрактам и получают средства в виде авансового платежа или же по факту окончания работ, в отчет должна вноситься информация про особ, которые находятся в этом месяце в ежегодном отпуске или же в отпуске по уходу за ребенком и т.д., в связи с чем в конкретном месяце, так же, как и в предыдущем случае, не получают никаких выплат от работодателя.
  • Один из сотрудников организации ушел в отпуск в декабре 2018 года, после чего в январе уволился. Он получил трудовую книжку и окончательный расчет на свою карту. Нужно ли указывать данные этого сотрудника в отчете за декабрь? Да, информация о нем должна войти в отчетную форму. Неважно, когда сотрудник получил трудовую книжку — в декабре, когда уходил в отпуск, или в январе. Значение имеет только то, в каком месяце он был уволен. Поскольку этот месяц январь, то сведения о данном человеке войдут не только в СЗВ-М за декабрь, но и в отчет за январь 2018 года, поскольку предполагается, что в форму вносятся данные о каждом сотруднике, который хотя бы один день в отчетном месяце работал в компании.
  • Увольнение работника произошло в ноябре 2018 года. Однако, в декабре бухгалтером ему была перечислена премия, которая выплачена по результатам года. Бухгалтер собирается внести информация про такую особу в СЗВ-М, но правильно ли это? Нет, делать этого не нужно, поскольку в последнем месяце года человек уже не являлся сотрудником фирмы. Произведение выплаты не имеет никакого отношения к заполнению формы отчета.

Сроки сдачи и штраф за их нарушение

В 2018 году, когда организации начали подавать отчетную форму СЗВ-М, сделать это следовало в течение 10 календарных дней после окончания отчетного периода, то есть до 10 числа следующего месяца включительно.

Позднее закон федерального значения под номером 27 был обновлен и срок сдачи сместили на 5 дней, тем самым продлив период подготовки отчетной формы.

В результате получается, что бухгалтер должен подготовить и подать документ до 15 числа следующего месяца, который идет после окончания отчетного периода.

Произошли данные перемены, начиная с января 2018 года. Нормами закона №27 не предусмотрено никаких переходных положений, из чего нужно сделать вывод, что отчет СЗВ-М должен быть подан до 15 января 2018 года включительно.

У страхователей возник вопрос: что делать в связи с тем, что 15 января приходится на выходной день – воскресенье, а потому подать отчет в Пенсионный фонд лично не представляется возможным, поскольку данный орган не работает. Нужно ли отчитываться в рабочий день накануне или можно руководствоваться нормами, установленными для сдачи других форм отчетности и подавать документ в ближайший рабочий день, который выпадает на 16 января.

Если до конца прошлого года все было предельно ясно и в данном случае действовали нормы федерального закона под номером 212, в котором четко говорилось о переносе срока на ближайший рабочий день, то с началом поточного года все изменилось в связи с тем, что все положения закона утратили свою силу. Закон же №27 не содержит никакой информации по данному вопросу.

Пенсионный фонд быстро среагировал на возникшую ситуацию и разместил еще в конце прошлого года на своем официальном сайте сведения о том, что правило перехода даты подачи на первый рабочий день, продолжает действовать.

Отдельного внимания заслуживают нормы Российского Налогового кодекса, точнее тот факт, что с 2018 года данные персонифицированного учета должны предоставляться также в составе обновленного расчета, который подается по страховым взносам в налоговую инспекцию. Исходя из этого, при сдаче отчета СЗВ-М можно руководствоваться нормами статьи 6 НК России. Данная норма соответствует положениям закона №212 и позволяет сдавать отчетность в ближайший рабочий день, если граничный термин подачи выпал на выходной.

В случае нарушения срока подачи отчета страхователь должен будет заплатить 500 рублей за каждого работника, данные которого не были предоставлены. Подобное наказание грозит также за предоставление неполных или недостоверных данных, поскольку такое деяние приравнивается к не сдаче отчетности.

Статья 6 Порядок исчисления сроков, установленных законодательством о налогах и сборах

Начиная же с этого года, к работодателю применяются также штрафные санкции в размере одной тысячи рублей за то, что он не соблюдает электронную форму подачи СЗВ-М в случаях, предусмотренных законом, то есть тогда, когда в компании работает более 25 человек.

Некоторые бухгалтера стараются снизить бремя финансовой отчетности и с этой целью готовят и сдают некоторые формы раньше установленного срока, если это не запрещено законом.

Отчет СЗВ-М принадлежит именно к таким документам, то есть за декабрь 2018 года его можно подать, не дожидаясь, когда наступит январь следующего года.

Закон не устанавливает по данному поводу никаких ограничений.

Однако, следует учитывать, что при досрочной подаче отчетности всегда существует вероятность того, что в нее придется вносить уточнения. Связано это может быть с тем, что в последний день месяца на работу примут нового сотрудника. Если не подать дополняющий отчет в Пенсионный фонд, на организацию будут наложены штрафные санкции.

Когда могут отказать в приеме отчета

Отчет СЗВ-М может быть непринят сотрудниками Пенсионного фонда в случае, если организацией будут допущены следующие ошибки:

  • под документом будет стоять чужая специализированная электронная подпись;
  • будет допущена неточность в указанном индивидуальном налоговом номере;
  • ошибочно указан регистрационный номер в органах Пенсионного фонда;
  • у одного или нескольких сотрудников не будет указан СНИЛС;
  • не указано имя сотрудника, только фамилия и отчество;
  • вместо исходного подается дополняющий отчет;
  • исходная форма подается уже не в первый раз;
  • в качестве отчетного периода указан тот, который идет раньше апреля 2018 года.

В том же случае, если будут допущены некритичные ошибки, отчет все равно будет принят, среди них:

  • поставлена точка при написании фамилии или подряд несколько дефисов;
  • фамилия двойная и рядом с дефисом поставлен пробел;
  • поставлен лишний дефис в любой части ФИО сотрудника;
  • перед ИНН поставлены пробелы;
  • вместо ИНН в соответствующей графе стоят нули.

Важно обратить внимание, что графа с идентификационным кодом не обязательно должна быть заполнена, это происходит только в том случае, когда у человека есть ИНН. В противном случае бухгалтер должен оставить ее пустой и это не будет считаться ошибкой.

Источник: http://buhuchetpro.ru/format-szv-m-za-dekabr-2016-goda/

Сдаем отчет СЗВ-М в электронной форме

Новый электронный Формат СЗВ-М (Березина Е.)

Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.

Кто отчитывается в электронной форме

Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.

Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.

Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.

Как правильно заполнить СЗВ-М

Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.

Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье «Отчетность СЗВ-М: пошаговая инструкция по заполнению». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).

Как сдать СЗВ-М в пенсионный фонд бесплатно через интернет

Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.

Как отправить бесплатный отчет:

  1. Установить бесплатную программу из списка рекомендованных ПФР.
  2. Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2018.
  3. Воспользоваться промо-доступом в платных онлайн-сервисах.

В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.

Бесплатные программы ПФР

Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России, в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».

Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:

  • «Документы ПУ 6»;
  • «Spu_orb»;
  • «ПД СПУ»;
  • «PsvRSV».

Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.

Онлайн-сдача отчетности через сайт ПФ РФ

Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.

Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.

Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.

Проверка СЗВ-М онлайн бесплатно

Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.

Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.

Как упростить сдачу отчетности

Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:

  1. Сдавая отчет на бумаге, захватите с собой электронный вариант отчета на флешке, в формате XML. Многие представители Пенсионного фонда стали требовать электронный вид документа. Конечно, это не обязательно, но позволит избежать ненужных конфликтов.
  2. Работодатель обязан ежемесячно отчитываться по форме СЗВ-М не только перед Пенсионным фондом, но и перед наемными работниками. То есть, ежемесячно распечатывать и выдавать выписки сотрудникам, что они включены в перечень застрахованных лиц. Наказание за нарушение данного условия пока не предусмотрено. Но лучше заранее организовать работу по данному направлению. А регистрировать выдачу выписок для каждого сотрудника удобнее всего в произвольном журнале, где указывайте отчетный период, фамилию и инициалы работника, дату выдачи. Сотрудник должен расписаться за полученный бланк.
  3. В отчетном периоде нет информации для формирования отчетности? В такой ситуации, для страховки, отправьте пустую форму СЗВ-М. В компании ожидается длительное отсутствие наемных работников? Тогда отправьте письменный запрос представителям ПФ РФ, с подробным описанием обстоятельств. Без письменного подтверждения из Пенсионного фонда, прекращать отчитываться рискованно.

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/sdaem-otchet-szv-m-v-elektronnoy-forme

Как подготовить и сдать отчет СЗВ-М

Новый электронный Формат СЗВ-М (Березина Е.)

Так называемый «пенсионный» отчет СЗВ-м появился в апреле 2016 года и отнюдь не облегчил жизнь компаниям и ИП. Если в организации числится хоть один сотрудник, такой отчет придется сдавать ежемесячно. Предлагаем во всех подробностях узнать, как подготовить, проверить и сдать отчет СЗВ-м быстро, удобно и без ошибок.

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как составить отчет СЗВ-М?

Если сотрудников меньше 25 человек, форму можно заполнить от руки на бумажном бланке.

Для формирования сведений в электронном виде можно воспользоваться несколькими сервисами:

  • бесплатные программы Пенсионного фонда или «личный кабинет» на сайте ПФР (там можно заполнить СЗВ-М);
  • промо-версии в онлайн-сервисах;
  • профессиональные бухгалтерские программы;
  • онлайн-сервисы на постоянной основе.

Программы Пенсионного фонда

Их можно скачать на сайте ПФР в разделе «бесплатные программы для работодателей». Для подготовки СЗВ-М подходят несколько программ: «Документы ПУ 6», «Spu_orb», «ПД СПУ», «PsvRSV». Однако чтобы разобраться, какая между ними разница, и правильно установить выбранную программу, понадобятся советы специалиста, разбирающегося в этих вопросах.

Чтобы завести на сайте ПФР личный кабинет, придется пройти непростую процедуру регистрации. Не выходя из офиса это можно сделать только с помощью ЭЦП. Либо нужно обратиться в ПФР лично и получить регистрационную карту для входа в кабинет.

Промо-доступ в онлайн-сервисы

Форму СЗВ-М заполнить онлайн можно через специальные сервисы интернет-бухгатерии. Это можно сделать на сайтах компаний «Мое дело», «Контур», «Небо». Иногда это удается сделать бесплатно по акции промо-доступа, но обычно требуется небольшая плата (до 1000 рублей).

Профессиональные бухгалтерские программы

Если вам не хочется возиться с программами пенсионного фонда или проходить регистрацию в личном кабинете, можно использовать профессиональное бухгалтерское ПО.

Наиболее известная и популярная — это, конечно, 1СБухгалтерия. Но есть и другие программы для ведения бухгалтерии и сдачи налоговой отчетности. Из отечественных это «Галактика» и «Парус», обе существуют на рынке более 20 лет. Из зарубежных наиболее известна SAP.

Но зачастую компания не нуждается в том объеме функций, которые предлагают данные программы. Программы бухучета с «навороченным» функционалом по карману только крупным компаниям. Но есть более современные и «легкие» программы для бухгалтерского и налогового учета, ориентированные в основном на небольшие компании и ИП: «Бухсофт», «Мое дело», «Контур.Экстерн» и некоторые другие.

Онлайн-сервисы на постоянной основе

Другой вариант без проблем заполнить СЗВ-М — воспользоваться услугами онлайн-сервисов.

Существует несколько порталов, позволяющих отчет СЗВ-М заполнять онлайн: «Мое дело», «Контур», «Небо».

Для наглядности приведем таблицу по этим сервисам:

Название сервиса

На кого ориентирован

Преимущества

Цена

Мое дело

ИП на УСН и ЕНВД

Специализируется на наиболее популярных у малого бизнеса налоговых режимах.

От 3990 в год.

Контур.Экстерн

Малый бизнес, применяющий УСН и ЕНВД, средний бизнес (в том числе в сфере алкогольной продукции) и бюджетные предприятия, находящиеся в Санкт-Петербурге и Ленинградской области.

Возможность сформировать отчеты во все госороганы, в том числе РПН и РАР, возможность работать с разных компьютеров, бесплатный доступ по акции в течение 3 месяцев.

От 2900 в год

Небо

Компании, желающие сдавать отчетность в электронном виде. Возможно составление деклараций УСН, ЕНВД, ЕУНД, НДС.

Есть бесплатный тариф «Только отчетность»

100–170 рублей за один документ при одновременной отправке документа.

А теперь посмотрим, как заполнить СЗВ-М в этих программах.

Проверка СЗВ-М

Прежде чем отправить документ в ПФР, его обязательно нужно проверить. Это можно сделать двумя способами:

  • проверка в программах Пенсионного фонда;
  • проверка СЗВ-М онлайн бесплатно в сервисах интернет-бухгалтерии.

1. Программы ПФР, позволяющие заполнить СЗВ-М, позволяют и протестировать его. Особенной популярностью пользуются программы CheckXML и CheckPFR. Чтобы проверить форму, предварительно нужно скачать программы с сайта Пенсионного фонда и установить на компьютере.

2. Проверить СЗВ-М онлайн без регистрации в онлайн-сервисах практически невозможно, но процедура регистрации не займет много времени.

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel.

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel. Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Отправка СЗВ-М в электронном формате

Пенсионный фонд не предоставляет работодателям возможности отправить отчет из личного кабинета на сайте ПФР, поэтому в электронном виде направить бланк можно через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Операторы ЭДО — это специализированные компании, которые предоставляют сервисы не только по формированию отчетности, но и по ее отправке в налоговые органы по защищенным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

Для этого потребуется заключить договор с оператором ЭДО, чтобы подключиться к его сервису и получить ЭЦП, и уведомить ПФР о сдаче документов в электронном виде.

Как выбрать оператора ЭДО?

Необходимо убедиться, что организация находится в официальном списке операторов ЭДО, взаимодействующих с Пенсионным фондом. Список можно посмотреть на портале ПФР на странице соответствующего региона.

Второе, на что стоит обратить внимание, — это интерфейс сервиса ЭДО. Он должен быть простым и интуитивно понятным, не требовать многоступенчатых действий по установке программ и обучению работе.

И обязательно нужно взвесить соотношение цены и качества.

Отправка СЗВ-М на бумаге или лично

Для отправки документа почтой его нужно распечатать, поставить печать (если она есть), заполнить два экземпляра описи вложений и заполнить конверт (адрес ПФР и адрес отправителя).

Незапечатанный конверт с отчетом и двумя экземплярами описи отнесите на почту. Сотрудник отделения поставит печать и подпись на втором экземпляре описи и выдаст квитанцию об оплате, на которой будет указан идентификатор отправки.

Храните эти документы на случай, если в Пенсионном фонде потеряют ваш отчет.

Подача СЗВ-М лично

Чтобы лично представить форму СЗВ-М в ПФР, распечатайте его в двух экземплярах (с подпись и печатью, если есть), возьмите паспорт и/или доверенность от организации на сдачу отчетности. Передайте сотруднику ПФР оба экземпляра отчета. Один экземпляр инспектор оставит себе, а на втором (вашем) поставит отметку о приемке.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.