+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

О развитии электронного документооборота при направлении исполнительных документов (Синцов Г.В.)

Содержание

Глава 2.7. Система электронного документооборота

О развитии электронного документооборота при направлении исполнительных документов (Синцов Г.В.)

Система электронногодокументооборота,применяемая в таможенных органах,представляет собой информационнуюсистему, предназначенную для управлениявсеми документами (кроме документов,содержащих сведения, составляющиегосударственную тайну).

Системаэлектронного документооборотавзаимодействует с информационнымисистемами и программными средствамиЕдиной автоматизированной информационнойсистемы таможенных органов (ЕАИС ТО).Взаимодействие с программными средствамиЕАИС ТО осуществляется в соответствиис установленным в ФТС России порядком.

Системаэлектронного документооборотаавтоматизирует следующие процессы:

обработкувходящих, исходящих и внутреннихдокументов на бумажном носителе,поступивших или созданных в таможенныхорганах путем их регистрации (учета) сформированием РКФ, создание электронныхобразов документов иприкрепление их к РКФ (при необходимости);

обработкуэлектронных документов, электронныхобразов документов и электронныхсообщений, полученных или переданныхпо информационно-телекоммуникационнымсетям, в том числе через ВИТС ФТС России;

доведениедокументов до исполнителей, контрольза исполнением документов.

Неподлежат направлению в структурныеподразделения по системе электронногодокументооборота документы конфиденциальные,содержащие персональные данные,нотариально заверенные, сшитые изаверенные подписью должностного лицаи печатью; документы, имеющие в своемсоставе брошюры, книги, газеты, журналы;карты, текстовые и иные материалыформата, превышающего А4.

Порядокработы в системе электронногодокументооборота и ведения баз данныхизложен в отдельных организационно-методическихдокументах.

Организациязащиты и доступа к информации, содержащейсяв системе электронного документооборота,осуществляется в установленном ФТСРоссии порядке.

2.7.2. Автоматизированная обработка документов

Дляобеспечения эффективного использованияинформации при принятии решений втаможенном органе используется системаэлектронного документооборота, котораяобеспечивает учет и контроль исполнениявходящих, исходящих, внутренних документовтаможенного органа, а также можетосуществлять подготовку и согласованиепроектов документов.

Контрольисполнения документов осуществляетсяпо соответствующим полям РКФ.

Системаэлектронного документооборотаобеспечивает поиск информациипо реквизитамдокумента.

Поисковыйзапрос может содержать любую комбинациюреквизитов и элементов текста.

Доступк информации, содержащейся в системеэлектронного документооборота,разграничение прав пользователейосуществляются в установленном ФТСРоссии порядке.

Вструктурных подразделениях осуществляетсяучет документов, поступивших изподразделения документационногообеспечения (от ответственного заведение делопроизводства), и контрольих исполнения с использованием системыэлектронного документооборота.

2.7.3. Регистрация документов

Основнойфункцией системы электронногодокументооборота является регистрациядокументов – запись учетных данных одокументе по установленной форме,фиксирующая факты его создания,отправления или получения, а также принеобходимости прикрепления и хранениясовместно с РКФ электронного образадокумента.

Сканированиедокументов,формирование их электронных образов иприкрепление к РКФ осуществляютсяподразделением документационногообеспечения (ответственным за ведениеделопроизводства) и ответственными заведение делопроизводства структурныхподразделений.

Регистрацииподлежат все документы, требующие учета,исполнения и использования в справочныхцелях.

Регистрируютсядокументы, поступающие из другихорганизаций и от физических лиц, а такжесоздаваемые таможенным органом -внутренние и отправляемые.

Документырегистрируются независимо от способаих доставки, передачи или создания.

Регистрацияпоступивших документов осуществляетсяв день поступления, создаваемых – в деньподписания или утверждения либо наследующий рабочий день, с отметками”Срочно”, “Оперативно” -незамедлительно.

Документы,поступившие после окончания рабочегодня, регистрируются в первой половинеследующего рабочего дня.

Припередаче документа из одного структурногоподразделения в другое он повторно нерегистрируется.

Регистрациядокументов производитсяв пределах групп в зависимости от видадокумента, автора, содержания. Например,отдельно регистрируются документы,поступившие в таможенный орган илинаправляемые таможенным органом,распорядительные документы таможенногооргана (приказы таможенного органа поосновной деятельности, приказы поличному составу, протоколы коллегии),служебная переписка и другие.

Вподразделении документационногообеспечения (ответственным за ведениеделопроизводства) регистрируются илиучитываются: документы, поступающие изФТС России, таможенных органов иорганизаций, распорядительные документытаможенного органа (приказы, распоряжения,правила, инструкции, положения), переписказа подписью начальника (заместителяначальника) таможенного органа, докладныезаписки заместителей начальникатаможенного органа на имя начальникатаможенного органа и другие (приложения№ 18, № 19).

Протоколызаседаний коллегии, совещаний у начальникатаможенного органа регистрируются ворганизационно-инспекторской службе иформируются в ее дела.

Документы,создаваемые по направлениям деятельностиструктурных подразделений и не подлежащиерегистрации в подразделениидокументационного обеспечения(ответственным за ведение делопроизводства)(например, служебные записки междуструктурными подразделениями и другие),регистрируются в структурныхподразделениях.

Накаждый зарегистрированный или учтенныйдокумент создается РКФ в системеэлектронного документооборота.

ВРКФ вносятся основные реквизиты всехдокументов, регистрируемых и учитываемыхв подразделении документационногообеспечения (ответственным за ведениеделопроизводства) и ответственными заведение делопроизводства структурныхподразделении.

Устанавливаетсяследующий составосновных реквизитов регистрации:

виддокумента;

комуадресован документ;

наименованиекорреспондента/адресата (дата, исходящийномер документа, кто подписал);

дата регистрациидокумента,регистрационный (порядковый) номер;

количестволистов документа;

наименованиедокумента (заголовок к тексту);

аннотация(краткое содержание документа, ключевыеслова);

подразделение-исполнитель;

срокисполнения документа;

указанияпо исполнению документа (исполнитель,содержание поручения, автор, дата);

движениедокумента;

отметкаоб исполнении документа и направленииего в дело;

отметкаограничения доступа к документу.

Составосновных реквизитов регистрации взависимости от характера документа изадач использования информации можетдополняться другими реквизитами:

наличиеприложений (количество приложений иобщее количество листов приложений);

постановкана контроль, промежуточные срокиисполнения, перенос сроков исполнения;

совместноерассмотрение;

видпередачи документа (почтой, факсом ит.д.);

идругие.

Источник: https://StudFiles.net/preview/6447942/page:28/

Система межведомственного электронного документооборота органов власти

О развитии электронного документооборота при направлении исполнительных документов (Синцов Г.В.)

Реализация взаимодействия информационных систем государственных организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313)

Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)1  – федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота (СЭД) участников межведомственного электронного документооборота.

Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.

Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

  • документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,
  • уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.

Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.

Принцип и технические решения МЭДО

Основной принцип МЭДО – интеграция имеющихся СЭД участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.

В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:

  • все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;
  • каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);
  • каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий: 
    • для поступающих по МЭДО сообщений – прием и преобразование из единого формата обмена во формат СЭД для дальнейшей обработки; 
    • для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.

Состояние дел и перспективы развития МЭДО

МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015  к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.

Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.

На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации.

По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.

В настоящее время МЭДО переходит на качественно новый уровень развития – осуществляется переход на обмен по МЭДО документами в электронном виде2.

Разработаны и утверждены следующие документы:

  • Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014  № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;

Источник: https://www.eos.ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo/

Пошаговое внедрение системы электронного документооборота | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

О развитии электронного документооборота при направлении исполнительных документов (Синцов Г.В.)

Многие компании рано или поздно приходят к пониманию необходимости перехода на электронный документооборот для повышения эффективности документационного обеспечения управленческой деятельности.

Новейшее программное обеспечение позволяет организациям не только оптимизировать документооборот, отражать все документы в единой информационной базе, но и проводить контроль и анализ бизнес-процессов управления документацией.

Как внедрить СЭД собственными силами и оптимизировать затраты?

Для эффективного управления документацией и обеспечения управленческой деятельности компании службе документационного обеспечения необходимо:

  • получать оперативную информации о движении документов компании;
  • обеспечить регистрацию входящей, исходящей документации и внутренней документации, контроль исполнения поручений по документам;
  • повысить контроль исполнительской дисциплины;
  • снизить временные затраты на поиск и согласование документов;
  • обеспечить централизованное безопасное хранение документов.

При этом далеко не все имеют возможность привлечь специалистов по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) из сторонних организаций.

Для самостоятельного внедрения электронного документооборота нужно понимать задачи этого процесса и последовательность действий. Для этого необходимо:

  1. Провести обследование  и анализ существующего документооборота в компании; сформулировать задачи для подразделений, вовлеченных во внедрение СЭД; сформулировать требования к СЭД.
  2. Объединить усилия службы документационного обеспечения с ИТ-подразделением и службой безопасности.
  3. Выбрать СЭД и разработать план ее внедрения.

Рассмотрим алгоритм пошагового внедрения электронного документооборота на примере компании ООО «Ритм».

Обследование и анализ существующего документооборота

В результате анализа документооборота нашей компании было выявлено следующее: документооборот ведется в смешанном виде – регистрация документов и внесение резолюций руководителей осуществляется работниками отдела делопроизводства в электронных регистрационных картах СЭД «Евфрат»;  согласование, совместное редактирование, передача документов на исполнение, составление справок и отчетов об исполнительской дисциплине –  в бумажном виде.

Такая система ведения документооборота начала давать сбои, появились проблемы:

  • большие затраты времени и материалов на изготовление бумажных копий документов;
  • утеря документов;
  • дублирование документов;
  • повторное направление документов на рассмотрение и/или исполнение;
  • длительное время согласования как входящей, исходящей, так и внутренней документации.

Помимо этого, СЭД «Евфрат», которая эксплуатировалась в компании более 5 лет, перестала удовлетворять требованиям сотрудников, вовлеченных в работу в СЭД: в используемой версии этого программного продукта не было возможности коллективного редактирования, согласования документов, удобного механизма поиска.

Итак, было принято решение о внедрении новой системы электронного документооборота.

Далее было необходимо объединить усилия служб, участвующих в автоматизации документооборота, и определить их зоны ответственности.

Поскольку ключевыми пользователями СЭД являются сотрудники службы ДОУ, которые не только регистрируют служебную корреспонденцию, но и участвуют в редактировании, согласовании документов, а также осуществляют контроль сроков исполнения документов и поручений, требования к СЭД разрабатывались службой ДОУ. Кроме того, службы ДОУ являлась одновременно и заказчиком, и соисполнителем проекта, соответственно, она определила задачи проекта и роль ИТ-службы

При выборе СЭД и переходе на электронный документооборот службой ДОУ были поставлены следующие задачи:

  • хранение входящих, исходящих и внутренних документов в единой электронной базе с целью обеспечения быстрого доступа к ним;
  • оперативное доведение до исполнителей документов и решений руководителей;
  • возможность автоматизации контроля и оценки деятельности сотрудников и подразделений по исполнению документов;
  • возможность подготовки статистической отчетности по документам и исполнительской дисциплине.

Требования к СЭД, предъявляемые службой документационного обеспечения ООО «Ритм», включали в себя обеспечение возможности:

  • регистрации, учета и контроля входящих, исходящих, внутренних документов, обращений граждан, организационно-распорядительных документов;
  • возможности перевода бумажных документов в электронный вид, постраничное и потоковое сканирование, распознавание документов;
  • обмена документами между территориально распределенными подразделениями;
  • рубрикации, категоризации и классификации документов;
  • поиска по реквизитам и полнотекстового поиска по содержанию документов с учетом морфологии языка;
  • учета и обработки документов, находящихся на архивном хранении;
  • формирования отчетности;
  • управления правами доступа;
  • применения электронно-цифровой подписи.

В части организации рабочих процессов руководство компании сформулировало свои требования к СЭД:

  • создание проектов документов;
  • согласование проектов документов;
  • утверждение документов;
  • создание резолюций и поручений;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • контроль версий документов;
  • протоколирование действий;
  • делегирование полномочий по исполнению документов и т.д.

Кроме этого, компания ожидала от СЭД соответствия концепции развития ИТ в целом (стандартизация ИТ-инфраструктуры и внутренних процессов ИТ-подразделений центрального офиса и филиалов, унификация бизнес-процессов всех подразделений), что, в свою очередь, предполагало возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также расширения функциональных задач СЭД. Важное ожидаемое свойство системы – ее открытость, т.е. возможность внесения изменений, в том числе силами собственных специалистов.

Необходимой виделась и возможность СЭД к интеграции с корпоративной информационной системой, в том числе с электронной почтой, со стандартными офисными приложениями, с корпоративным порталом компании.

Обязательным требованием к СЭД было обеспечение информационной безопасности и защита документов и содержащейся в них информации.

В результате изучения коммерческих предложений компаний, занимающихся разработкой СЭД, было принято решение о внедрении программного продукта «1С8: Документооборот».

Широкий и универсальный функционал данной системы подходит как для малых предприятий с небольшим документооборотом, так и для крупных холдингов со сложной разветвленной системой учета.

План внедрения СЭД

В соответствии с поставленными задачами и сформулированными требованиями к СЭД, служба ДОУ совместно с ИТ-службой разработала план внедрения СЭД.

Было решено внедрять СЭД отдельными модулями для поэтапного ввода системы в эксплуатацию и облегчения процедуры обучения и адаптации пользователей системы:

сначала обеспечить регистрацию служебной корреспонденции и обработку резолюций руководителей службой ДОУ, затем подключить и обучить всех пользователей системы, затем внедрить модуль контроля сроков исполнения документов и поручений, затем – модуль согласования и регистрации организационно-распорядительной документации и локальных нормативных актов. Затем был разработан план-график внедрения СЭД с указанием основных мероприятий и сроков их выполнения.

В соответствии с планом были определены этапы внедрения СЭД.

Этапы внедрения СЭД

1. На первом этапе внедрения СЭД важно убедиться, что документооборот компании должным образом регламентирован:

  • разработаны и внедрены унифицированные формы документов;

Унифицированные формы документов используются в качестве шаблонов при создании документа и направлении его на согласование.

  • разработана и внедрена Инструкция по делопроизводству;
  • разработан порядок контроля сроков исполнения документации;

В Инструкции по делопроизводству не только описаны правила оформления документов, но и определен порядок их согласования (на основании которого создаются маршруты движения и согласования документов в СЭД), описаны правила регистрации документов, структуры регистрационных номеров документов и пр. Кроме того, Инструкция по делопроизводству содержит раздел о контроле сроков исполнения документов и поручений, в котором описана процедура контроля, прописаны сроки, что также используется работниками службы ДОУ при работе в СЭД.

  • организована и регламентирована работа архива;

Локальные нормативные акты по архивному хранению документов описывают не только правила оформления и формирования дел постоянного и временного сроков хранения, но и содержат описание порядка формирования номенклатур дел подразделений и сводной номенклатуры дел компании. Утвержденные индексы, присвоенные структурным подразделениям (и, соответственно, индексы номенклатуры дел) используются в СЭД для формирования регистрационных индексов документов (например: исходящих писем, служебных записок).

  • разработана номенклатура дел и индексы структурных подразделений.

В ООО «Ритм» используется принцип многоуровневой индексации структурных подразделений, отражающий организационную структуру компании (см. таблицу).

Таблица

Индексы структурных подразделений ООО «Ритм»

Индекс Руководитель, структурное подразделение
1 2 3 4
01 Генеральный директор
01-01 Аппарат генерального директора
01-02 Пресс-служба
02 Первый заместитель генерального директора
02-01 Управление качества
02-01-01 Отдел обеспечения качества

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210508-qqe-16-m6-poshagovoe-vnedrenie-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota

Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе #законодательство #СЭД #ECMJ

О развитии электронного документооборота при направлении исполнительных документов (Синцов Г.В.)

Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних – секретари, руководители общего отдела и т. д.

В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников – «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна – и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают – это не их епархия.

Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.

И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать.

Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к.

в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.

Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе.

Разработка инструкции

Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.

Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).

При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

●   виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;

●   полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);

●   порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.

При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте».

Структура инструкции

Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:

1.  Терминология

2.  Нормативные ссылки

3.  Общие положения

4.  Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД

5.  Использование электронной цифровой подписи

6.  Правила работы с папками и документами

7.  Классификация документов

8.  Согласование входящих, исходящих и внутренних документов

9.  Выдача поручений и контроль исполнения документов

Раздел «Общие положения»

В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД.

В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника.

До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.

Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:

●  прием и учет поступивших документов,

●  подготовка и согласование проектов документов,

●  учет и регистрация отправляемых документов,

●  выдача поручений руководителями структурных подразделений,

●  контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,

●  формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,

●  справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,

●  контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,

●  коллективная работа с документами.

В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.

Могут быть выделены следующие пользовательские группы:

●   руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);

●   руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);

●   сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);

●   делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);

●   пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);

●   администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).

Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении.

Раздел «Использование электронной цифровой подписи»

Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней.

Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним).

Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д.

Раздел «Правила работы с папками и документами»

В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.

Например:

●   количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;

●   необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);

●   иностранные названия необходимо писать без перевода;

●   права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;

●   полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.

Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.

Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизитам (при использовании СЭД, например, это возможно по названию, виду документа, дате регистрации, номеру документа и т. п.) или по контексту/ключевому слову.

Раздел «Классификация документов»

В разделе «Классификация документов» необходимо выделить основные виды документов, имеющих оборот на предприятии и определить, какие из них могут быть в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, договоры исходящие, скан-копии договоров входящих).

В этом разделе имеет смысл выделить следующие подразделы:

●   входящие документы,

●   исходящие документы,

●   внутренние документы,

●   бумажные документы.

Основная задача раздела – объяснить, с какими документами и как осуществляется работа в электронном виде, определить сроки хранения электронных документов по каждому из видов документа, их связь с бумажными вариантами документов и соответственно с правилами бумажного делопроизводства, принятого на предприятии. В подразделе «Бумажные документы» перечисляются те виды документов, которые в электронный вид не переводятся. Прежде всего, это многостраничные бумажные отчеты, документы, поступающие на предприятие, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности предприятия.

Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»

При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может идти в электронном виде. В этом случае необходим раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в нем целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).

Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»

Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде. Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».

Согласование и утверждение инструкции

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации.

Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями.

После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации. Инструкция утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Администраторы СЭД должны провести обучение новым правилам работы с документами работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, руководителей подразделений.

***

Конечно, наличие подобной инструкции не гарантия успешной работы электронного документооборота на предприятии (существует еще множество организационных факторов), но ее наличие можно назвать минимальным необходимым условием для этого.

Собственно говоря, вывод напрашивается сам: инструкция по электронному документообороту – must have предприятия, которое хочет навести порядок в электронных документах.

Источник: ECM-Journal.ru

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=3312498

Об утверждении регламента работы в единой системе электронного документооборота администрации алтайского края и органов исполнительной власти алтайского края, распоряжение администрации алтайского края от 29 декабря 2011 года №575-р

О развитии электронного документооборота при направлении исполнительных документов (Синцов Г.В.)

В соответствии с постановлением Администрации края от 16.11.

2011 N 661 “Об утверждении Плана мероприятий по развитию информационного общества и формированию электронного правительства в Алтайском крае на 2011 – 2012 годы” и в целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края:

1. Утвердить прилагаемый Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее – “Регламент”).

2. Руководителям структурных подразделений Администрации края, органов исполнительной власти Алтайского края обеспечить соблюдение требований Регламента.

ГубернаторАлтайского края

А.Б.КАРЛИН

Регламент работы в единой системе электронного документооборота администрации алтайского края и органов исполнительной власти алтайского края

УтвержденРаспоряжениемАдминистрации краяот 29 декабря 2011 года N 575-р

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент определяет основные принципы работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края с использованием системы электронного документооборота “Дело”.

1.2. В настоящем Регламенте применяются следующие термины и сокращения:

ЕСЭД (система) – Единая система электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края; информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение в систему), обработку и доступ к ним;

РК – регистрационная карточка документа. Единица хранения информации о документах в ЕСЭД;

картотека – обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов;

пользователи – руководители, специалисты структурных подразделений Администрации Алтайского края, органов исполнительной власти Алтайского края, имеющие право обрабатывать документы и управлять ими в ЕСЭД;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

1.3. Использование ЕСЭД обеспечивает:

формирование единого банка документов Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края;

доступ пользователей к РК, поручениям и электронным образам документов после их регистрации или внесения изменений;

использование единой версии программных продуктов ЕСЭД в органах исполнительной власти Алтайского края;

сохранность накопленной информации при выходе из строя оборудования;

оптимизацию затрат на развитие и обновление программного обеспечения.

2. Участники ЕСЭД

2.1. Участниками ЕСЭД являются:

Губернатор Алтайского края, Первый заместитель Губернатора Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края;

руководители, специалисты структурных подразделений Администрации Алтайского края;

руководители, специалисты органов исполнительной власти Алтайского края;

главный системный технолог – специалист департамента документационного обеспечения Администрации края, ответственный за осуществление настроек системы, актуализацию справочников, консультирование и контроль безошибочной работы пользователей в Администрации Алтайского края, координацию работы системных технологов;

системные технологи – специалисты, назначенные ответственными за актуализацию справочников системы, консультирование и контроль безошибочной работы пользователей в органе исполнительной власти Алтайского края.

2.2. Подключение к ЕСЭД оформляется соответствующим актом, который подписывается руководителями Главного управления экономики и инвестиций Алтайского края, департамента документационного обеспечения Администрации края и соответствующего органа исполнительной власти Алтайского края.

3. Основные принципы функционирования ЕСЭД

3.1. Основными принципами функционирования ЕСЭД являются:

однократный ввод и многократное использование документов в электронном виде;

размещение регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов в едином информационном банке документов;

наличие для каждого органа исполнительной власти Алтайского края картотеки с документами, недоступными из других картотек, за исключением организации совместной работы;

разграничение прав доступа пользователей ЕСЭД к электронным документам.

3.2. Доступность документа в картотеке определяется принадлежностью к ней:

пользователя, зарегистрировавшего документ;

лиц, подписавших или завизировавших документ;

исполнителя документа;

автора или исполнителя поручения;

адресата документа при наличии отметки отправки документа.

3.3. Работа пользователей по регистрации документов, их изменению и удалению протоколируется. Срок хранения протоколов 1 год.

4. Регистрация документов

4.1. Первичная регистрация поступающей корреспонденции выполняется в соответствии с инструкций по делопроизводству в Администрации края.

4.2. Исходящие ответы регистрируются по связке на входящую корреспонденцию.

4.3. При направлении корреспонденции в Администрацию края, органы исполнительной власти Алтайского края поле “Адресат” заполняется из справочника подразделения (внутренние адресаты).

4.4. При направлении документа в органы исполнительной власти Алтайского края только в электронном виде в поле “Примечание” РК проставляется текст “Электронный документ”.

4.5. При поступлении РК в картотеку организации из других картотек для идентификации документа используется номер и дата поступления РК в картотеку.

4.6. К зарегистрированным РК подключаются электронные образы документов в формате pdf-файлов. При сканировании черно-белых документов формата А4 объем не должен превышать 50 Кб/стр., цветных документов – 500 Кб/стр. При подключении к РК проектов документов возможно использование rtf-, doc-, docx-, xls-, xlsx-файлов.

4.7. Перечень документов, электронные образы которых обязательны для размещения в ЕСЭД, устанавливает департамент документационного обеспечения Администрации края.

4.8. Электронные образы документов ограниченного доступа не подлежат размещению в ЕСЭД, за исключением письменных обращений граждан, давших согласие на размещение ответов в Интернете.

5. Контроль исполнения поручений

5.1. Контроль исполнения поручений в ЕСЭД ведется с использованием карточек поручений.

5.2. Поручения заносятся в виде подчиненных резолюций к основной резолюции, в которой исполнителем является руководитель соответствующего органа исполнительной власти Алтайского края.

5.3. Плановый срок исполнения устанавливается в поле “Плановая дата” в соответствии с инструкций по делопроизводству в Администрации края. РК документа отображается с отметкой “К”.

5.4. Исполнитель поручения или уполномоченный сотрудник заполняет отчет о проделанной работе.

5.5. Отметку о снятии поручения с контроля устанавливает автор поручения или уполномоченный сотрудник путем заполнения поля “Фактическая дата”.

Источник: http://docs.cntd.ru/document/441735324

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.