Организация учета библиотечного фонда (Солнцева А.)

Библиотечные фонды: изучаем порядок учета

Из этой статьи вы узнаете: какими нормативными документами руководствоваться при учете библиотечных фондов (далее – БФ) и какими бухгалтерскими проводками отражать наиболее распространенные операции с БФ.

Что такое БФ

Главным документом, согласно которому ведется библиотечное дело, является Закон от 27.01.95 г. № 32/95-ВР «О библиотеках и библиотечном деле» (далее – Закон № 32). Действие этого Закона распространяется на сеть работающих библиотек всех форм собственности и подчинения и организацию библиотечного дела.

Как определено ст. 1 Закона № 32, БФ – это упорядоченное собрание документов, которые хранятся в библиотеке. БФ формируются согласно значению, составу пользователей и виду библиотеки.

БФ комплектуются путем получения обязательного экземпляра документов в порядке, установленном законом, документов, которые выпускаются по целевым программам книгоиздания или закупаются по государственным целевым программам, приобретения документов за наличный и безналичный счета, документообмена, получения в дар, депонирования и из других источников (ст. 17 Закона № 32).

Учет, хранение и использование документов из БФ осуществляются по правилам, утвержденным центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной политики в сферах культуры и искусств, и установленным стандартам, техническим условиями и другим нормативным актам.

№ 22 была утверждена Инструкция по учету документов, находящихся в библиотечных фондах (далее – Инструкция № 22).

Ею должны руководствоваться библиотеки, которые находятся в сфере управления Минкультуры и туризма, управлений (отделов) культуры местных госадминистраций и исполкомов городских советов.

Как классифицируются БФ

Документы, которые находятся в БФ, делят на три группы (п. 3 Инструкции № 22):

1. Издания, к которым относятся:

• книга – издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала любого формата в обложке или переплете, объемом свыше 48 страниц;
• брошюра – книжное издание объемом от 4 до 48 страниц;
• листовое издание – издание в виде одного или нескольких листов печатного материала любого формата без скрепления;
• буклет – издание в виде одного листа печатного материала, сфальцованного каким-либо способом в два или больше сгибов;
• карточное издание – издание в виде карточки установленного формата, напечатанное на материале повышенной плотности;
• плакат – издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, напечатанное с одной или с обеих сторон листа, предназначенное для экспонирования;
• почтовая карточка – почтовое отправление в виде стандартного бланка, который содержит открытое письменное сообщение;
• журнал – периодическое издание в виде блока скрепленных в корешке листов печатного материала установленного формата в обложке или переплете;
• газета – периодическое издание в виде одного или нескольких листов печатного материала установленного формата, предназначенное для широкого круга лиц, которое является источником письменной информации о текущих событиях, связанных с внутренними делами, международными проблемами, политикой и т. п.

2. визуальные документы, к которым относятся:

• фонодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, который содержит звуковую информацию;
• видеодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, который содержит информацию, зафиксированную с помощью видеозвукозаписи;
• кинодокумент – аудиовизуальный документ на пленочном носителе, который содержит зафиксированные на нем с помощью кинематографической техники предметы в виде последовательно размещенных фотографических изображений, а также может содержать звуковую информацию;
• фотодокумент – аудиовизуальный документ, который содержит информацию, зафиксированную на нем с помощью фотографической техники; предметы в виде отдельных фотоизображений;
• документ на микроформе – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует соответствующего увеличения с помощью микрографической техники.

3. Электронные издания, к которым относят электронный документ (группу электронных документов), который прошел редакционно-издательскую обработку, предназначен для распространения в неизменном виде и имеет исходные данные.

Учет БФ в местах непосредственного хранения

Какими являются единицы учета БФ?

Основными единицами учета всех видов документов, которые включены в БФ (кроме газет), являются название и экземпляр. Экземпляр – это каждая отдельная единица документа, которая входит в состав БФ или выбывает из него.

https://www.youtube.com/watch?v=ulHNUzbm1qQ

Основными единицами учета газет являются годовой комплект газеты и ее название (независимо от изменения названия издания). Годовой комплект – это совокупность номеров (выпусков) газеты за год, имеющихся в фонде библиотеки.

Кто и как ведет учет БФ?

Детализированный учет БФ, который делится на суммарный и индивидуальный, ведут работники библиотек.

Суммарный учет книг и брошюр осуществляют отделы комплектования библиотек партиями на основании сопроводительных документов (счета-фактуры, описи, накладной, реестра, акта и т. п.). Такой учет ведется в Книгах суммарного учета библиотечных фондов (далее – Книга учета) по формам приложений 1–3 к Инструкции № 22.

В условиях централизованной библиотечной системы ведется общая Книга учета на весь единый фонд и отдельные Книги учета на фонды каждого структурного подразделения центральной библиотеки и библиотек-филиалов, где содержатся сведения о передаче документов им из отдела комплектования и обработки.

Книга учета состоит из трех частей (согласно приложениям): «Поступление в фонд», «Выбытие из фонда», «Итоги движения фонда».

После постановки книг и брошюр на суммарный учет отдел комплектования передает сопроводительные документы на них в бухгалтерию библиотеки.

Суммарному учету подлежат также журнальные и газетные издания. Записи о поступлении газет вносятся в Книгу учета на основании годового итогового акта приемки-сдачи изданий произвольной формы (без указания цены). Записи о поступлении журналов делаются ежемесячно (без указания цены).

Индивидуальный учет книг и брошюр ведут отделы комплектования и отделы-фондодержатели (библиотеки – филиалы ЦБС) путем присвоения каждому экземпляру инвентарного номера. Такой учет осуществляется в Инвентарной книге по форме приложения 4 к Инструкции № 22.

Бухгалтерский учет БФ

В бухучете операции с БФ отражаются на основании НП(С)БУГС 121 «Основные средства» и Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11 (далее – Методрекомендации № 11).

Важно знать: согласно п. 15 разд. ІІІ Методрекомендаций № 11 книги, пособия и другие издания, которые входят в БФ, учитываются по группам. Расходы на ремонт и реставрацию книг, в том числе и на повторные переплетные работы, на увеличение стоимости книг не относятся, а признаются расходами отчетного периода, в котором они были понесены.

Рассмотрим детальнее на примерах наиболее распространенные операции с БФ.

Поступление БФ

Пример 1
В январе 2018 года районная библиотека получила в дар художественную литературу – 7 экземпляров общей стоимостью 910 грн. Лицо, подарившее книги, предоставило расходную накладную с перечнем изданий и стоимостью каждого экземпляра.

Шаг 1. Оформляем документально бесплатно полученные книги. Для этого используем типовую форму Акта приемки-передачи основных средств, утвержденную приказом Минфина от 13.09.16 г. № 818 (далее – Приказ № 818).

Шаг 2.

Источник: https://uteka.ua/publication/budget-13-byudzhet-buxgalterskij-uchet-otchetnost-i-kaznachejskoe-obsluzhivanie-52-bibliotechnye-fondy-izuchaem-poryadok-ucheta

Организация и учет библиотечного фонда

Федеральным законом от 8 июня 2015 г. № 151-ФЗ внесены изменения в Закон о библиотечном деле. Теперь муниципальную сельскую библиотеку нельзя ликвидировать без опроса местного населения. А вот об организации учета библиотечного фонда в образовательном учреждении поговорим в статье.

Елена КЕДРОВА, эксперт журнала «Учет в образовании»

Основы библиотечного дела

Чтобы сформулировать определение библиотеки для сферы образования, обратимся к статье 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ (далее – Закон о библиотечном деле). Из нее следует, что библиотека образовательного учреждения – это его структурное подразделение, которое предоставляет объекты своего фонда во временное пользование учащимся и сотрудникам.

Библиотечный фонд – это совокупность документов различного назначения и статуса, связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях обслуживания населения.

Согласно Порядку учета документов входящих в состав библиотечного фонда, утвержденному приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г.

№ 1077 (далее – Порядок учета документов библиотечного фонда № 1077), библиотечный фонд представлен следующими видами изданий: печатные издания и неопубликованные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах, электронные документы.

Для учета этого нюанса можно воспользоваться Методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минобразования России от 24 августа 2000 г. № 2488 (далее – Рекомендации № 2488).

Хотя они и разработаны по старым правилам, зато отражают отраслевую специфику (но только в части не противоречащей законодательству).

Поступление изданий в библиотечный фонд

Документы поступают в библиотечный фонд в рамках поставки обязательного экземпляра, а также в результате покупки, дарения либо копирования уже имеющихся оригиналов. К учету их принимают согласно первичным документам.

Если библиотека купила издание, это подтвердят накладная и акт. Безвозмездное поступление литературы оформите актом о приеме документов. Его же составьте, если читатель принес книгу взамен утерянной.

А когда библиотека получает литературу в подарок, с дарителем заключают договор пожертвования.

Пообъектный учет ведут сами библиотекари. Поэтому бухгалтеру достаточно вносить данные о фонде одной строкой в инвентарную карточку группового учета основных средств (ф. 0504032).

Инвентарный номер объектам присваивать не надо в силу пункта 46 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н).

Периодические издания учитывают в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Фонд библиотеки имеет код 19 0001000 ОКОФ и относится к седьмой амортизационной группе со сроком использования от 15 до 20 лет (постановление Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1).

92 Инструкции № 157н).

Регистры учета библиотечного фонда в образовании

Все объекты фонда библиотеки подлежат индивидуальному и суммарному учету (п. 1.4 , 1.5 Порядок учета документов библиотечного фонда № 1077). Регистров индивидуального учета два: регистрационная книга и карточка регистрации. Регистры суммарного учета содержат три части: поступление документов, их выбытие, итоги движения на конец отчетного периода.

Исключение изданий из фонда

В соответствии с пунктом 5.1 Порядок учета документов библиотечного фонда № 1077 выбытие объектов из состава библиотечного фонда происходит по причинам физической утраты, ветхости, дефектности, устарелости по содержанию и непрофильности.

Приведу несколько важных правил.

1. Согласно Рекомендациям № 2488, исключение устаревших документов производят не реже одного раза в два года. Но если документ бессрочного хранения есть только в единственном экземпляре, по причине устарелости по содержанию и непрофильности его списать нельзя.

2. Книжные памятники разрешено списывать лишь в случае их физической утраты. Причем это нужно обязательно отразить в Реестре книжных памятников.

3. Из фондов открытого доступа объекты можно списывать и по неустановленным причинам. Но при этом надо соблюдать следующий норматив: не более 0,1 процента от объема книговыдачи.

Оформляют выбытие актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме 0504144 ОКУД. Утверждает его ректор (проректор) или директор учебного заведения. К акту о списании приложите подтверждающие документы. Например, если издание украли, это будет протокол или заключение уполномоченных органов.

Особенности электронной библиотеки

Электронная библиотека представляет собой информационную базу, которая содержит собрание электронных документов и предназначена для хранения, поиска, использования и передачи информации. Обычно информация систематизирована по каталогам и критериям.

Электронные документы и библиотеки могут быть локальными и удаленными. Локальные – это издания непосредственно на сервере учреждения. Удаленные обычно организуют на открытом ресурсе, и они доступны на период действия заключенного договора.

Преимущества таких библиотек налицо. Во-первых, изнашиваются не сами издания, а только их носители. Во-вторых, для создания электронной библиотеки не придется расширять площади для размещения документов.

Списывают электронные локальные издания, а затем и удаляют их из базы на основании акта. Возможные причины – истечение срока хранения, замена на более полное или лучше оформленное издание, низкий уровень читательского спроса, несоответствие техническому или программному обеспечению.

Издания, размещенные на удаленных серверах, спишите, не оформляя дополнительных документов. Основанием в этом случае будет сам договор с истекшим сроком подписки.

Бухгалтерский учет библиотечного фонда

Библиотечный фонд принимают к учету в составе основных средств на счетах 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения» и 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения» (п. 38 Инструкции № 157н). Исключение – периодические издания. Их учитывают за балансом на счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке 1 объект = 1 руб.

Расходы на содержание библиотеки отражают следующим образом:

• по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ показывают приобретение изданий, в том числе для размещения в электронной библиотеке;
• по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ оформляют подписку на периодические печатные издания и электронно-библиотечные системы, размещенные в интернете, а также расходы на оплату услуг по конвертации библиотечных фондов в электронный формат.

Корреспонденция счетов по операциям с библиотечным фондом учреждения

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/9397-organizatsiya-i-uchet-bibliotechnogo-fonda

Учет документов библиотечного фонда

Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры.

Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений.

Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.

Формирование Правил

Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:

• Статус учреждения.
• Структура фонда.
• Технологии, применяемые в целях учета.
• Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
• Порядок выбытия книг из фонда.

Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:

• Цели учета.
• Метод отслеживания достоверности информации.
• Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
• Регистры для индивидуального и общего учета.
• Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
• Методы маркировки.
• Особенности хранения документов.
• Причины выбытия бумаг.

В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.

К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

Что не требуется учитывать

Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:

• Конфиденциальная документация.
• Бумаги, сделанные на оборудовании, принадлежащем библиотеке.
• Документы, связанные с управленческими целями.
• Бумаги личного свойства.

Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.

Кто ответственен за учет

Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела.

Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией.

Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.

ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.

Состав фонда

Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.

Нюансы списания

Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:

• Книги не пользуются популярностью у посетителей библиотеки.
• Электронные файлы не соответствуют программному обеспечению.
• В документах есть дефекты.
• документов устарело.

Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:

1. Подготовка файлов, которые нужно списать.
2. Формирование комиссии, ответственной за исключение.
3. Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
4. Подготовка файлов на выбытие.
5. Заключение акта о списании.
6. Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
7. Утверждение акта о выбытии.
8. Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
9. Фиксация изменений в учетной документации.
10. Проведение процедур по перераспределению файлов.
11. Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.

В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.

Корректировки

Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.

Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:

• Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
• Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):

• Списание.
• Реализация списанных файлов ЮЛ или ФЛ.
• Безвозмездная передача файлов.
• Направление бумаг в пункт вторичного сырья.

Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.

Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами

В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».

Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:

• Составляющие БФ не нумеруются в качестве самостоятельных инвентарных предметов.
• Эти объекты не входят в инвентарные списки активов, не являющихся финансовыми.
• Файлы стоимостью до 3 тысяч рублей амортизируются.

ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.

Бюджетный учет

В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:

• ДТ1106 31 310 КТ1302 31730. Поступление книг от поставщика.
• ДТ1101 37 310 КТ1106 31310. Принятие к учету изданий.
• ДТ1401 20 271 КТ1104 37410. Начисление амортизации в объеме 100% стоимости.
• ДТ1 101 37 310 КТ1 401 10180. Учет изданий, которые пришли на основании договора дарения.

Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.

Суммарный учет

Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:

1. Поступление файлов.
2. Выбытие.
3. Итоги движения внутри фонда.

Графы должны соответствовать друг другу.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/bibliotechnogo-fonda/