+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Первичные учетные документы, регистры учета: что нового? (Сильвестрова Т.)

Содержание

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры учета: что нового? (Сильвестрова Т.)

См. также популярные страницы: План счетов бухгалтерского учета Украина.

В бухгалтерском учете основанием для принятия к учету хозяйственных операций являются первичные документы. Первичный документ – это документ, в котором зафиксирован факт хозяйственной операции. Первичный документ должен быть составлен во время проведения хозяйственной операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания.

Для контроля и упорядочения обработки первичных документов составляются своды учетных операций – учетные регистры. Для упрощения учета о сложных или массовых хозяйственных операциях могут составляться сводные учетные документы.

Законом определяется, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и иметь следующие обязательные реквизиты:

  • Название документа;
  • Дату
  • Место составления
  • Название предприятия, от имени которого составлен документ
  • и объем хозяйственной операции, единицы ее измерения 
  • Должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформление
  • Личная подпись (подписи) лиц, или иные данные, которые дают возможность идентифицировать личность, которая брала участие в ее оформлении

Информация, содержащаяся в первичных документах, отражается в регистрах учета путем “двойной записи”. Если операция проводится в иностранной валюте, то в учетных регистрах отражают также и сумму в иностранной валюте.

Законом Украины “Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине” отдельно указывается, что для аналитических счетов остатки должны быть идентичны данным синтетических счетов на первое число каждого месяца.

Проще говоря, это означает, что на каждое первое число месяца все остатки по счетам должны быть сведены и операции по ним должны быть отражены в полном объеме. Данное требование не касается составления непосредственно бухгалтерского баланса как формы отчетности.

Периодичность составления баланса устанавливается другими нормами.

Учетные регистры

Закон не дает прямой и конкретной формулировки понятия “учетный регистр”, но описывает требования к ним. Поэтому формулировка, изложенная ниже, является авторской.

Учетный регистр – это специальным образом сгруппированная и систематизированная информация о хозяйственных операциях, которую в бумажном или электронном виде создает и накапливает предприятие на основании первичных документов бухгалтерского учета с целью составления в дальнейшем финансовой отчетности.

Учетные регистры в процессе ведения учета должны иметь:

  • Название
  • Период регистрации хозяйственных операций (т.е. к какому учетному периоду они относятся)
  • Фамилии и подписи или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лиц, принимавших участие в их составлении.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

Если предприятие ведет учет на машинных носителях информации, то оно обязано за свой счет изготовить их копии по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов, если это находится в пределах их компетенции и предусмотрено законодательством.

Регистры бухгалтерского учета (учетные регистры) предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

По содержанию учетные регистры делятся на регистры аналитического, синтетического учета и комбинированные.

Аналитические регистры учета помимо общих итогов по регистру обеспечивают хранение и систематизацию информации в аналитическом разрезе, установленном для данного регистра бухгалтерского учета.

Например, учет расчетов по дебиторской задолженности с контрагентами обеспечивает не только хранение и учет общей суммы дебиторской задолженности, но и дает информацию о задолженности по каждому конкретному контрагенту.

Синтетические регистры учета хранят общую, итоговую информацию о хозяйственных операциях – итоги (начальное и конечное сальдо), обороты.

Более подробную информацию по данному вопросу см. в уроке “Понятие учетного регистра”.

Хранение бухгалтерской документации

Закон также обязывает предприятие применять все необходимые меры для предотвращения несанкционированному изменению сведений в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение на протяжении установленного срока.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета, за недостоверность отраженных в них данных, несут лица, которые составили и подписали эти документы.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета могут быть изъяты только по решению соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных Законами.

Должностное лицо предприятия имеет право в присутствии представителей органов, которые осуществляют изъятие документов, снять копии с документов, которые изымаются.

Обязательным является составление реестра документов, которые изымаются.

0  

 Первичные документы | Описание курса | Перечень первичных документов 

Источник: https://profmeter.com.ua/communication/learning/course/course2/lesson54/

Учетные регистры бухгалтерского учета. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета :

Первичные учетные документы, регистры учета: что нового? (Сильвестрова Т.)

Непосредственно после поступления в бухгалтерию вся первичная документация проходит проверку. Специалисты определяют полноту и правильность оформления бумаг, достоверность реквизитов.

Кроме этого, осуществляется проверка по содержанию. Она предполагает контроль правомерности зафиксированных хозяйственных операций, логической взаимосвязи между конкретными показателями.

После этого данные вносятся в первичные регистры бухгалтерского учета. Рассмотрим их подробнее.

Общие сведения

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета используются для фиксации и обобщения информации о хозяйственных операциях. Они представлены в виде утвержденных унифицированных бланков.

Регистры и формы бухгалтерского учета содержат сведения, которые отражаются на счетах отчетности.

Таблицы создаются в соответствии с принципом экономической группировки информации об имуществе компании и источниках его возникновения.

Классификация

Документы и регистры бухгалтерского учета можно подразделить на несколько категорий:

  1. По назначению.
  2. По способу обобщения данных.
  3. По внешнему виду.

Но и это не все. В зависимости от назначения различают документы и регистры бухгалтерского учета:

  1. Хронологические.
  2. Комбинированные.
  3. Систематические.

В хронологические учетные регистры бухгалтерского учета записи вносятся по ходу совершения операций. При этом дополнительная систематизация не используется. В систематических таблицах сведения фиксируются по принципу счетов.

При заполнении нужно следить, чтобы информация этих двух регистров дополняла друг друга. При этом сумма оборотов одной таблицы должна совпадать с показателями другой.

Если регистры бухгалтерского учета содержат записи сразу обоих видов – хронологическую и систематическую, то их именуют комбинированными. Классическим примером может выступать “Журнал – главная”.

Способ обобщения

По этому критерию регистры бухгалтерского учета подразделяют на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение последних осуществляется индуктивно. Это значит, что информация обобщается от первичной документации до отчетности. Дедуктивный метод рассмотрения сведений характерен, соответственно, для дифференцированных таблиц.

Внешний вид

По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на карточки, книги, свободные листы. Таблицы могут находиться и на цифровых носителях. Книги представлены в виде документа, разграфленного специфическим способом. Их прошнуровывают и переплетают.

Такие регистры бухгалтерского учета в обязательном порядке подписываются старшим специалистом. Карточка представляет собой бланк, который оформлен в виде таблицы. Промежуточным регистром между указанными видами документов выступает свободный лист. Этот бланк представлен в виде таблицы, которую брошюруют.

В отличие от карточки, свободные листы печатаются на большем формате. Они хранятся в папках. По свободным листам и карточкам на предприятии ведутся реестры. Их задача состоит в обеспечении контроля над отчетными документами. Это исключает вероятность подмены бумаг.

Если же какой-то документ будет утерян, то по реестру можно установить, какой именно.

Карточки

Эти регистры бухгалтерского учета могут иметь разный внешний вид. Наиболее популярными считаются:

  1. Инвентарные.
  2. Контокоррентные.
  3. Многоколончатые.

Последние предусматривают выделение в колонках конкретных показателей. Это актуально для случаев, когда одну операцию фиксируют комплексными суммами (к примеру, оплата расходов). Инвентарные карточки предназначены для учета материальных ценностей предприятия.

В них присутствует колонка под названием “Остаток”. В ней отражается количество материальных ценностей, оставшееся после окончания конкретной операции. Всего в инвентарной карточке три колонки. Кроме “Остатка”, в ней присутствует “Приход” и “Расход”.

Каждая из них поделена на 2 части: количество и сумма. В начале карточки указывают лимит запаса. Это позволяет увидеть наличие конкретных материальных ценностей предприятия. Если появится, например, недостача, то она будет сразу заметна. Контокоррентные карточки имеют 2 колонки – дебет и кредит.

Такая односторонняя форма позволяет контролировать финансовое положение компании.

Важный момент

За достоверность сведений, отражаемых в регистрах учета, отвечают служащие, подписывающие бухгалтерский отчет. Хранение бумаг должно производиться таким образом, чтобы вероятность несанкционированного исправления информации была абсолютно исключена.

Если необходимо внести корректировки, то их следует удостоверять подписью лица, их сделавшего, с указанием даты. По ФЗ “О бухучете” все данные, присутствующие в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, которые имеют доступ к такой информации, должны сохранять ее.

При разглашении тайных сведений предусмотрена ответственность по действующему законодательству.

Фиксация хозяйственных операций

Документирование в бухучете используется для первичной регистрации и юридического оформления событий. На этом этапе вся информация должна отображаться в соответствии с действительностью и иметь обоснование. Учетный документ оформляется в момент проведения операции. Если по каким-то причинам это сделать нельзя, то заполнение бумаг может осуществляться и после события.

Реквизит

Классификация документов учета производится по форме и показателям, от которых зависят отображаемые в них факты. К последним, в частности, относят реквизит.

Он представляет собой определенный информационный элемент, несущий смысловую нагрузку. Например, “вид материала”. Реквизиты подразделяются на содержательные и качественные. Последние отражают объект учета (“стройматериал”, например).

Содержательными реквизитами определяются характеристики предмета: сорт, габариты и проч.

Виды бумаг

В зависимости от назначения учетные документы могут быть:

  1. Распорядительными. Они содержат приказ, предписание, распоряжение определенной операции. К таким документам, например, можно отнести доверенность на получение финансовых средств для компании, чеки, которые нужно обналичить, и так далее. Такие бумаги выступают как основание для совершения операции, но не имеют подтверждения ее проведения.
  2. Исполнительными. Такие бумаги служат для подтверждения события. К таким документам относят накладные на прием-сдачу продукции, приходные ордера, квитанции, удостоверяющие факт приема объектов и проч. Оформление этих бумаг осуществляется в момент совершения действий. Эти документы выступают как основание для формирования учетной записи.
  3. Вспомогательными. Эти бумаги именуют также документами бухгалтерского оформления. Самостоятельно они не имеют значения. Их оформление осуществляется в соответствии с исполнительными и распорядительными документами.
  4. Комбинированными. Такие документы содержат в себе признаки указанных выше бумаг. Примером может являться кассовый ордер.

Первичная документация по учету всегда составляется в момент совершения какой-либо операции. Такие бумаги фиксируют непосредственно сам факт произведенного действия. Необходимо отметить, что большая часть учетных документов относится именно к категории первичных.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-uchetnye-registry-buxgalterskogo-ucheta-pervichnye-dokumenty-i-registry-buxgalterskogo-ucheta.html

Обновлены формы первичных учетных документов и регистров учета

Первичные учетные документы, регистры учета: что нового? (Сильвестрова Т.)

С 19 июня 2015 года действует приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета…» (далее – приказ № 52н). В связи с этим ранее действовавший приказ от 15 декабря 2010 г.

№ 173н утратил силу. Положения нового документа учреждениям необходимо применять при формировании учетной политики начиная с 2015 г. Однако исправлять ранее оформленную «первичку» и регистры не нужно. Разберемся, какие изменения внесло финансовое ведомство.

Что содержит приказ 52н 

Новый документ утвердил:

  • перечень унифицированных форм первичных учетных документов (приложение № 1);
  • формы первичных учетных документов (приложение № 2);
  • перечень регистров бухгалтерского учета (приложение № 3);
  • формы регистров бухгалтерского учета (приложение № 4);
  • методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета (приложение № 5).

Для кого утвержден приказ 52н 

Применять обновленные формы первичных учетных документов и бухгалтерских регистров, а также руководствоваться новыми методическими указаниями по их применению и заполнению должны учреждения государственного сектора.
Действие приказа 52н также распространено на:

  • государственные (муниципальные) унитарные предприятия при ведении бюджетного учета (п. 7 приказа № 52н);
  • государственную корпорацию по атомной энергии «Росатом» (при ведении бюджетного учета) (п. 8 приказа № 52н).

При этом чиновники уточнили, что переходить на использование новых форм и регистров учреждения должны с учетом своей организационно-технической готовности. Основание – письмо Минфина от 10 июня 2015 г. № 02-07-07/33768. Поскольку утверждение таких документов является существенным изменением правил нормативного регулирования бухгалтерского учета.

Следовательно, государственные и муниципальные учреждения вправе внести коррективы в свою учетную политику и в дальнейшем руководствоваться уже новыми положениями. А для этого необходимо проведение ряда мероприятий по применению новых требований – обеспечение учреждений формами новых бланков и обучение персонала работой с ними (при необходимости).

Первичные учетные документы 

Рассмотрим, какие изменения коснулись форм первичных учетных по классам ОКУД.

Класс 03 ОКУД 

Количество документов этого класса сократилось.

Это обусловлено расширением перечня «первички», относящихся к классу 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления» ОКУД путем отнесения к нему документов ранее входящих в класс 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» ОКУД.
Теперь учреждения госсектора должны применять лишь следующие формы:

  • форму 0310001 – приходный кассовый ордер;
  • форму 0310002- расходный кассовый ордер;
  • форму 0310003 – журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • форму 0310005 – книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (новый документ).

Отметим, что правила, которыми нужно руководствоваться при ведении кассовых документов регулирует Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Класс 04 ОКУД

Что касается форм первичных учетных документов класса 04 ОКУД, то к используемым ранее добавлена новая форма 0401071 (Инкассовое поручение). Таким образом, в этом классе теперь три документа. Помимо указанного, это:

  • платежное поручение (ф. 0401060);
  • объявление на взнос наличными (ф. 0402001).

Класс 05 ОКУД

Некоторые формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД объединены. В связи с этим теперь применяются:

  • форма 0504101 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (объединила три ранее применяемые формы – 0306030 (акт о приеме-передаче здания (сооружения)), 0306031 (акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)), 0306001 (акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений));
  • форма 0504104 – акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)) (объединила две ранее применяемые формы – 0306003 (акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)) и 0306033 (акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств))).

У других форм «первички» поменялся только код или название либо и то и другое. Для наглядности представим названия и коды новых и старых форм в таблице.

Приказ № 52н  Приказ № 173н
Номер формы Название формы Номер формы  Название формы
0504102 Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов 0305032 Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств
0504103 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств 0306002 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств
0504105 Акт о списании транспортного средства 0306004 Акт о списании автотранспортных средств
0504204 Требование-накладная 0315006 Требование-накладная
0504205 Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону 0315007 Накладная на отпуск материалов на сторону
0504220 Акт приемки материалов (материальных ценностей) 0315004 Акт о приемке материалов
0504402 Расчетная ведомость 0301010 Расчетная ведомость
0504421  Табель учета использования рабочего времени 0504421 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
0504505 Авансовый отчет 0504049 Авансовый отчет
0504833 Бухгалтерская справка 0504833 Справка

Обратите внимание: раньше авансовый отчет относился к регистрам бухгалтерского учета.
В перечне документов класса 05 приказа № 52н отсутствуют:

  • форма 0531728 (акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса);
  • форма 0531811 (справка о финансировании и кассовых выплатах).

Зато такие документы как карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) и  приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) наоборот добавлены.

Так утверждение формы 0504206 связано с введением забалансового счета 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» (приказ Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н).

На этом счете отражаются материальные запасы, имеющие нормативный срок эксплуатации (носки), выданные в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей. К таким запасам относятся, специальная одежда или обувь, форменная одежда, вещевое имущество, одежда и обувь, а также спортивная одежда и обувь и др.

А вот следующие формы (их коды и названия) остались прежними:

  • акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);
  • акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144);
  • меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
  • ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
  • ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
  • акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
  • расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401);
  • платежная ведомость (ф. 05044403);
  • карточка-справка (ф. 0504417);
  • записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425);
  • ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501);
  • квитанция (ф. 0504510);
  • кассовая книга (ф. 0504514);
  • табель учета посещаемости детей (ф. 0504608);
  • извещение (0504805);
  • акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816);
  • уведомление по расчетам между бюджетами (ф. 0504817);
  • уведомление о лимитах бюджетных обязательств (бюджетных ассигнованиях) (ф. 0504822);
  • акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Регистры бухучета

Перечень ранее используемых регистров бухгалтерского учета скорректирован не сильно. В него не вошли:

  • сводный реестр поступлений и выбытий – форма 0531455;
  • ведомость учета невыясненных поступлений – форма 0531456.

Также изменено наименование формы 0504031. Ранее она называлась инвентарная карточка учета основных средств, а сейчас – инвентарная карточка учета нефинансовых активов.

Какие изменения внесены в указания по заполнению форм «первички» и регистров бухучета

В методические указания по применению первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета внесены коррективы. Вот некоторые из них.

  1. Учреждения вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Цель – обеспечение полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, их изменяющих. При этом условие о сохранности обязательных реквизитов и показателей, предусмотренных формами документов, должно быть соблюдено.
  2. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в электронной форме, необходимо подписывать квалифицированной электронной подписью. А вот на бумажном носителе они могут вестись в следующих случаях:
  • если у учреждения отсутствует возможность формирования документов и их хранения в электронной форме;
  • если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/3696-red-obnovleny-formy-pervichnyh-uchetnyh-dokumentov-i-registrov-ucheta

Регистры бухгалтерского учета и техника учетных записей

Первичные учетные документы, регистры учета: что нового? (Сильвестрова Т.)

Сохрани ссылку в одной из сетей:

Поэтому отпадает необходимостьсверки итогов по аналитическому исинтетическому счету.

К комбинированным регистрамотносятся, например, журнал-ордер №6,где по строкам приводятся аналитическиеданные в разрезе отдельных поставщиковпо каждой поставке, по графам и итоговымстрокам – данные по дебету синтетическихсчетов07 «Оборудование к установке», 10«Материалы», 20 «Основное производство»с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщикамии подрядчиками». Аналогичнымикомбинированными регистрами являютсяжурнал-ордер №7 по расчета с подотчетнымилицами (счет 71), журнал-ордер № 8 порасчетам с разными дебиторами икредиторами (счета 68,75,76).

По форме графления учетныерегистры делятся на односторонние,двухсторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрахпояснительная текстовая записьрасполагается только с одной стороны(как например, в кассовой книги, в журналерегистрации хозяйственных операций).

В двухсторонних учетных регистрахпояснительные текстовые записирасполагаются с двух сторон: по дебетусчета – на одной странице и по кредиту– на другой (например, при книжно-журнальнойформе учета в журнале № 1).

Многографные учетные регистрыбывают двух видов: шахматные и линейные.Шахматные представляют собой таблицус пересекающимися графами и строками.Записи в них делаются на пересеченииизбранной строки и столбца. В линейных(линейно-позиционных) учетных регистрахзаписи делаются строго по строкам.

По продолжительности ведениявыделяют учетные регистры, открываемыена год ( книга), на квартал и намесяц (журналы-ордера).

По степени унификации учетныерегистры делятся на типовые, отраслевыеи специализированные.

Типовые учетные регистрыобеспечивают наиболее рациональноеведение учетных типовых хозяйственныхопераций, свойственных для различныхпредприятий. Они бывают ведомственныеи межведомственные.

Отраслевые учетные регистрыразрабатываются на базе межотраслевых.Они предназначены для регистрации иобобщения информации, специфическойдля предприятия той или иной отрасли:строительство, промышленность, торговляитак далее.

Специализированные учетныерегистры разрабатываются при отсутствиитиповых форм. Они служат для учетаотдельных операций, процессов наконкретном предприятии.

Формы типовых, отраслевыхи специализированных учетных регистровразрабатываются на основании действующегозаконодательства, методологических иинструктивных документов и утверждаютсяцентрализованно: Министерством финансовРеспублики Беларусь, Министерствомстатистики и анализа Республики Беларусь,отраслевыми министерствами.

В Республике Беларусьактивно ведется работа по унификацииучетных регистров. Она включает двавзаимосвязанных направления: разработкустандартов по требованиям к форме исодержанию учетных регистров, построениеновых форм учетных регистров.

1.3 Хранение учетных регистров

Бухгалтеруважно не только грамотно вестибухгалтерский и налоговый учет, но иобеспечить правильное оперативноехранение и своевременную сдачу в архивдокументации.

Следует помнить, что заненадлежащее оформление, а также занарушение порядка составления и утратуили незаконное уничтожение документовустановлена административнаяответственность как юридических, таки должностных лиц.

При хранении регистровбухгалтерского учета должна обеспечиватьсяих защита от несанкционированныхисправлений.

Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур,приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов,оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтерпредприятия.

Ответственностьза организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Документыдо передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц,уполномоченных главным бухгалтером.

Обработанныевручную первичные документы текущегомесяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются вхронологическом порядке, комплектуются,подшиваются в папки и переплетаются.Сдача документов в архив сопровождаетсясправкой (описью).

Особоезначение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия.

Расчетные(расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны хранитьсяв течение 5 лет.

Лицевыесчета получателей пенсий и государственныхпособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий -1 год.

Вслучае прекращения деятельностиорганизации документы, связанные сначислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче вгосударственные архивы.

На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специальноговнутреннего (локального) акта – Положения о порядке хранения документации.

ВПоложении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретныхусловий деятельности организации: виды документов, подлежащих обязательномухранению; структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов;порядок поступления документов на, хранение; сроки хранения документов(если они не определены в нормативных актах); порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов; меры, обеспечивающие сохранностьдокументов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (крометех сведений, что являются открытыми); порядок выдачи хранящихся документовдля работы с ними и другие.

2.1 Сущность и способы записей вучетные регистры

Запись в учетные регистры- отражение хозяйственных операций вучетных регистрах. Порядокведения учетных регистров работникамибухгалтерии и вычислительных установокопределяет главный бухгалтер. Онустанавливает служебные обязанностикаждого работника и ответственностьза их выполнение.

Выбор того или иного способазаписей заполнения учетных регистровзависит от целого ряда условий: вида иформы, отраслевой принадлежностипредприятия и так далее.

Однако любаятехника ведения учетных регистровосновывается на принципе двойной записихозяйственной операции на счетах подебету одного и по кредиту другогосчета.

Исключением являются записи назабалансовых счетах (бухгалтерскаяпроводка для них делается только подебету или кредиту забалансового счета).

Записи в учетные регистры могутбыть простые и копировальные. Простыминазывают записи, которые осуществляютсятолько в одном экземпляре (регистре).Копировальные записи применяют в томслучае, когда нужно иметь копию записи.Такие записи делают с помощью копировальнойбумаги.

Да, при ведении Кассовой книгивторой экземпляр используется в качествеотчет кассира. Применение копировальныхзаписей исключает возможность ошибок,которые могли бы быть допущены приповторном переписывании, кроме тогоспособствует экономии времени на ведениеучета.

Копировальные записи могутвестись и на вычислительных установках.

Порядок отображения хозяйственныхопераций в учетных регистрах зависитот формы бухгалтерского учета, которыйприменяется на предприятии.

Приопределенных формах бухгалтерскогоучета (например, мемориально ордерной)операции сначала отображают в регистрахсинтетического учета, а затем -аналитического.

Однако в современныхусловиях распространен другой порядок:текущий учет операций осуществляютпреимущественно в комбинированныхрегистрах хронологического исистематического учета, а на отдельныхучастках – также синтетического ианалитического учета (например,журналы-ордера по расчетам с поставщикамии подрядчиками, с подотчетными лицамии тому подобное). Об отображениихозяйственных операций в учетныерегистры на документах делаютсоответствующую отметку, которая имеетбольшое значение для следующей проверкиправильности записей.

В конце каждого месяца вучетных регистрах по каждому счетуподсчитывают обороты по дебету и кредитуи определяют остатки на 1-ое числоследующего за отчетным месяца. Этотзавершающий цикл учетных работ нужендля проверки правильности учетныхзаписей, а также для получения информации,необходимой для составления отчетности.

По технике выполнениязаписи бывают линейные (линейно-позитивные)и шахматные.

Запись осуществляется ручнымили машинным способом. В первом случаеоперации регистрируют вручную черниламиили шариковой ручкой (в тех случаях,когда необходимо иметь несколькоэкземпляров, путем копирования). Машиннуюзапись производят при использованиивычислительной техники.

Записи в учетныхрегистрах должны быть краткими,аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми.После регистрации хозяйственной операциив учетном регистре, на бухгалтерскойпроводке или на самом первичном документеделают соответствующую отметку дляоблегчения последующей проверкиправильности разноски.

По окончаниимесяца по каждой странице учетныхрегистров подводятся итоги. Итоговыезаписи синтетических и аналитическихрегистров обязательно сверяются путемсоставления оборотных ведомостей илидругим способом. регистровбухгалтерского учета и внутреннейбухгалтерской отчетности являетсякоммерческой тайной.

После утверждениягодового отчета учетные регистрыгруппируют, переплетают и сдают нахранение в текущий архив организации.

2.2 Способы исправления ошибочныхзаписей в учетных регистрах

В практическойдеятельности бухгалтеров иногдавозникают ситуации, когда в регистрыбухгалтерского учета или в отчетностьпопадают ошибочные данные.

Исправлениявносятся в случае признания фактаневерного (неправильного, ошибочного)отражения на счетах бухгалтерскогоучета и (или) в регистрах бухгалтерскогоили налогового учета записей, влияющихна формирование информации в бухгалтерскоми налоговом учете. К таким ошибкам,согласно Инструкции, относятся искажениеоценки активов, обязательств, доходови расходов в бухгалтерском учете и (или)неверное исчисление налогов, сборов(пошлин) в налоговом учете.

Исправленияпроизводятся при обнаружении техническойошибки.

Возникновениетехнических ошибок обусловлено, какправило, невнимательностью лица,производящего операции с данными,содержащимися в обрабатываемых первичныхдокументах и составляемых на их основанииучетных регистрах, как ручным способом,так и при автоматизированной обработкеинформации. Ошибки автоматизированнойобработки информации возникают как привводе информации в компьютернуюпрограмму, так и непосредственно прииспользовании программного обеспечения:при обработке, хранении и передачеданных. К техническим ошибкам относятся:

описки.Могут возникать при переносе данных изодного регистра бухгалтерского учетав другой преимущественно в случаеведения учета ручным способом;

опечатки.Могут возникать при переносе данных изодного регистра бухгалтерского учетав другой преимущественно в случаевведения информации по учету в компьютерили при печатании первичных документов;

пропуски.Появляются при отражении в отчетномпериоде данных из большого числаоднотипных первичных документов. Приэтом существенно возрастает вероятностьпропуска одного из таких документовлибо части информации из такого документа;

повторныйввод данных. Возникновение подобныхошибок характерно для ведения учета сиспользованием специальных бухгалтерскихпрограмм. Такие ошибки связаны сотсутствием либо низким качествомвнутреннего текущего контроля;

арифметическиеошибки. Чаще всего возникают приподведении итогов в рамках одногоучетного регистра, а также при обобщенииданных из нескольких источников;

неточноеокругление. Такие ошибки свойственныдля составления первичных документовлибо отчетности.

Источник: http://works.doklad.ru/view/h6rBNEWZUF8/2.html

Основы формирования первичного учета

Первичные учетные документы, регистры учета: что нового? (Сильвестрова Т.)

Первичный учет можно считать начальная стадия систематизации операций, которые служат характеристикой процессов, протекающих на предприятии.

Первичному учету «подверженны»: заготовление, покупка и расход материальных ресурсов, расходы на производство, перемещение полуфабрикатов и остатков незаконченного производства, объем произведенных товаров, их отгрузка и продажа, расчеты с поставщиками, потребителями, кредитными организациями, учредителями и т.п.

Первичные данные о финансово-хозяйственной деятельности обязательно находят отражение в первичной учетной документации.

Первичный бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее проведение финансово-хозяйственной операции. Данное свидетельство обладает юридической силой и не нуждается в дополнительных уточнениях и подтверждениях.

Обязательные атрибуты первичного бухгалтерского документа:

1) Наименование документа – отражает в общем виде финансово-экономическое содержание операции. Документ без наименования, а также с неясно написанным названием не обладает юридической силой.

2) Название, а иногда – адреса и расчетные банковские счета сторон (как физических, так и юридических), принимающих участие в хозяйственной операции. Если в первичном документе отсутствует название хотя бы одной из сторон, документ считается недействительным и не подлежит исполнению.

3) Описание хозяйственной операции. По сути, описание операции вытекает из названия самого документа.

4) Измерители проводимой хозяйственной операции. Если измерителей нет, то считается, что расчетная база документа отсутствует.

5) Дата составления. Если даты нет или она нечетко написана, документ теряет определение во времени. Юридическое значение такого документа очень сомнительно.

6) Подписи должностных лиц – директора и главного бухгалтера.

Первичные бухгалтерские документы подлежат заполнению четким, разборчивым почерком вручную (шариковой ручкой), на печатной машинке или принтере.

Обычно для документов используют стандартные формы бланков, не привязанные к какому-либо ведомству: бланки ордеров, счетов, талонов, накладных, ведомостей и т.п. Первичные документы должны составляться при совершении операции, а если это не возможно в силу независящих от сторон причин, – то сразу после завершения операции.

В случае появления ошибки в учетных записях, может быть применен метод отрицательной или сторнировочной записи: ошибка повторяется красной пастой (или другими цветами – черными, синими) и заключается в квадратную рамку. Таким образом ошибочная запись упраздняется, а рядом делается правильная запись.

Альтернативный способ исправления ошибок – зачеркивание ошибки одной чертой и записью рядом правильного значения, после чего исправление подтверждается подписью бухгалтера и датой. Дополнительно к документу может быть прикреплена справка, разъясняющая причину ошибки и необходимость такого исправления.

Не допускается применение любых исправлений, подчисток, помарок и т.п. в банковских и кассовых документах.

При заполнении любого документа бухгалтер должен руководствоваться принчипами и рекомендациями, указанными в специализированных нормативно-правовых актах.

Первичные документы служат основой для внесения записей в учетные регистры, ведомостя, карточки, журналы, а также на различные цифровые носители (диски, дискеты, флеш-карты и т.п.)

Учетные документы разделяются на внешние и внутренние

Внешние документы – те, которые предприятие получает от других учреждений: из госорганов, учредителей, банков, вышестоящих филиалов, от поставщиков продукции, потребителей и т.п. Примеры документов: платежное требование-поручение, счет-фактура и т.п.

Внутренние документы выходят внутри самого предприятия

Виды внутренних документов:

– распорядительные;

– оправдательные;

– бухгалтерского оформления;

– комбинированные.

Распорядительные – этот вид документов одержит в себе распоряжения, указания, направленные на выполнение определенных хозяйственных операций. Распоряжение может быть издано руководителем организации, его заместителем или уполномоченным лицом.

Оправдательные – представляют собой документальное подтверждение факта проведения хозяйственной операции. Например, акт приема товара, приходные ордера, акт прихода/ухода основных средств, акт приема у рабочих готовой продукции и т.п.

Документы бухгалтерского оформления – пишутся в случаях, когда хозяйственную операцию нет фозможности задокументировать имеющимися документами, а также при обработке оправдательных и распорядительных документов. Примеры: ведомость распределения, справка и др.

Комбинированные документы играют роль одновременно исполнительных и распорядительных документов. К таковм могут относиться приходные и расодные ордера, расчетно-платежные ведомости по выдаче зарплаты, авансовые отчеты и т.п.

Также бухгалтерские документы можно разделить на разовые и накопительные. Разовые – применяются при каждой хозяйственной операции.

Накопительные заполняются поэтапно, на протяжении определенного периода времени, а в конце периода подводятся итоги по конкретным показателям.

В качестве примеров накопительных документов можно назвать 2-недельные или месячные наряды на работу, лимитные ведомости на отгрузку материалов со складов и т.п.

Учетные документы можно разделить также на первичные и сводные.

Первичные подлежат оформлению в момент проведения финансово-хозяйственной операции (накладные на отгрузку материалов со склада и т.п.)

Сводные – формируются на основе первичных (расчетно-платежная ведомость).

При указании данных в первичных документах появляется бухгалтерская информация, которая не является автоматически зарегистрированной. Перед внесением в первичные документы все параметры данной информации подлежат арифметическому и юридическому контролю. Подобный контроль может проводиться как составители первичного учета, так и сотрудники управленческого аппарата.

Подписывая всевозможные ведомости, ордера, поручения требования и любые другие документы, руководитель должен предварительно проанализировать каждую хозяйственную операцию, обозначенную в них.

При формировании бухгалтерской информации можно выделить несколько этапов:

1) предварительная работа;

2) составление первичного документа;

3) утверждение первичного документа;

4) оформление и обработка первичного документа бухгалтером.

Сбором бухгалтерской информации занимаются соответствующие службы предприятия. При этом необходим максимально высокий уровень качества аналитики и скорости учета.

Затем следует стадия обработки информации. Для этого потребуется привлечь непосредственно сотрудников управленческого аппарата предприятия.

Например, при составлении перечня товарно-материальных ценностей по первичным документам предполагается распределение и обобщение данных в карточках учета складского имущества. Каждый месяц происходит перенос данных с карточек и книг в отчеты о перемещении материалов.

В конце отчетного периода заведующие складами и начальники соответствующих подразделений обязаны представить эти отчеты в бухгалтерию.

Участие сотрудников управленческого аппарата в обработке данных обязательно, ведь они смогут выявить конкретного виновника в конкретной недостаче или растрате средств или имущества.

Когда проведена проверка точности математических подсчетов, обоснованность и законность оформленных операций, можно приступать к регистрации бухгалтерских документов. После этого проводится группировка данных по синтетическим и аналитическим счетам бухучета – все факты фиксируются по учетным регистрам.

Учетные регистры – это, фактически, специфические счетные таблицы, сформированные согласно экономической группировке информации по имеющемуся имуществу и источникам его образования на предприятии. С помощью таблиц происходит отображение финансово-хозяйственных операций на бухгалтерских счетах.

По принципу формирования учетные регистры разделяют на хронологические и систематические. Хронологический вариант регистра предполагает фиксацию операций по мере их совершения. А в систематических регистрах операции группируют по заранее заданным признакам.

Оформление учетных регистров может быть весьма разнообразным: картотеки, бухгалтерские книги, журналы, ведомости, цифровые носители и т.п.

В систематических регистрах можно проводить синтетический учет; а в аналитических регистрах – аналитический учет. Запись в позициях регистра может выполняться как вручную, так и с помощью современной печатной техники.

Форма регистра будет зависеть от его назначения, особенностей учитываемых объектов, способов регистрации. Также на форму влияет совокупность и размещение реквизитов в регистре. Запись финансово-хозяйственных операций в учетных регистрах называется учетная регистрация.

Все страницы бухгалтерской книги должны быть пронумерованы и скреплены в переплете. На последней странице записывают число страниц, а уполномоченные лица расписываются.

Страницы некоторых книг, например, кассовой, должны не только нумероваться, но и прошнуровываться шпагатом, после чего скрепляться сургучной печатью. Для содержания может быть отведена одна иди несколько страниц, в зависимости от объема книги.

Бухгалтерские книги используются как при синтетическом, так и при аналитическом учете.

В качестве материала для карточек используется плотная бумага или не очень плотный картон, при этом карточки не скрепляются между собой. Они подлежат хранению в специальных ящиках – картотеках. При открытии карточки об этом делается запись в специальном реестре – так обеспечивается контроль за сохранностью документа. Срок действия карточки – 1 год.

А вот для оформления ведомостей подойдет менее плотная бумага, но большего формата. Хранят ведомости в специфических папках – регистраторах. Открывают ведомости обычно на 1 месяц или на 1 квартал.

Любая запись в учетном регистре должна быть четкой, разборчивой, не вызывающей двузначных трактовок. Когда операция уже зарегистрирована в учетном регистре, на первичном документе делается отметка об этом, с целью упрощения дальнейшей проверки. В конце месяца на каждой странице учетного регистра проводят ревизию результатов.Итоговые записи регистров сверяют с данными оборотных ведомостей.

Когда годовой отчет утвержден, учетные регистры сортируют, скрепляют и передают на хранение в архив предприятия.

Как исправлять ошибочные записи в учетных регистрах

Всего различают 3 способа исправления ошибок в указанных документах: корректурный; сторнировочный; дополнительная запись.

Корректурный способ возможен лишь в случаях, если ошибки выявили до формирования баланса, или же если ошибки не касались корреспонденции счетов. Проводится он путем зачеркивания тонкой линией ошибочного текста или цифры и записью рядом или выше правильного знака с соответствующим примечанием.

Пример. Вместо 500 руб. было указано 800 руб. В таком случае «800 руб.» зачеркивается, рядом пишется «500 руб.», а сбоку уточняется: «зачеркнуто «800 руб.» и рядом написано «500 руб.», исправленному верить», ставится дата и подпись.

Денежная документация не допускает любых исправлений, подчисток и т.п., даже с учетом оговорок.

Сторнировочный способ больше всего актуален для цифровых записей. И заключается он в упразднении ошибочной записи отрицательным числом, то есть, проводится ошибочная корреспонденция и сумма красными чернилами. А попутно пишется правильное число обычными чернилами. Когда результаты будут суммироваться, следует вычитать операции, записанные красными чернилами.

Применяют сторнировку при неправильной корреспонденции счетов или в случае завышения суммы.

Дополнительные записи подойдут для случаев, когда произошло ошибочное занижение суммы хозяйственной операции. Допустим, поставщику сырья предприятие перечислило 550 руб., запись сделана с соблюдением правил корреспонденции, но сумма была указана на 200 руб. меньше.

То есть, имеет место запись: дебет счета – «Расчеты с поставщиками», кредит счета – «Расчетный счет» – 350 руб. Но поставщику надо отдать всю положенную сумму (мы ведь не хотим его потерять!).

Поэтому оформляем дополнительную проводку: дебет счета – «Расчеты с поставщиками», кредит счета – «Расчетный счет» – 200 руб.

Оформляется дополнительная проводка в расчетном или в следующем месяце. Используют дополнительную запись при 2-х условиях:  а) если в учетном регистре нет записи отдельной строчкой о первичном документе;

 б) если в учетном регистре сумма операции была занижена.

Источник: http://producm.ru/byhgalteria/osnovy-formirovaniya-pervichnogo-ucheta-/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.