+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании (Иванов М., Скляров Д.)

Содержание

Плюсы и минусы электронных книг по сравнению с бумажными

Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании (Иванов М., Скляров Д.)

Всем привет!

Два понедельника в неделю – это перебор. Ведь у нас в Казахстане, нет таких длинных выходных, как в России, мы отдыхаем только 1, 2 и 7 января. Так что, эта неделя получилась разорванная. Выползая на работу через день, чувствуешь себя, мягко говоря, странно.

Впрочем, выходные прошли неплохо. Сходили на елку с ребенком в Центральный городской дом культуры. Он впервые с интересом смотрел театрализованную программу, раньше ему было скучно, а тут и хороводы водил, и в конкурсах участвовал. Я даже порадовалась.

Кстати, в рассылке я спрашивала у вас совета, какой лучше сделать костюм. Спасибо всем тем, кто давал советы и присылал фотографии, жаль, что не пригодилось. Но, может, пригодится в будущем. А в этом году ребенок заупрямился и решил быть черепашкой-ниндзя (крайний справа):

В синем платье – девочка, на которой сын, по его словам, женится, когда вырастет

Погуляли по вечернему городу, посмотрели фонтаны. Посмеялись над конфетой со вкусом шоколада.

Немного похимичили с самодельным пластилином, получилось очень интересно. Фотографии я, к сожалению, не делала, не до этого было. Так что, когда в следующий раз будем делать такой пластилин, обязательно сфотографирую и выложу рецепт. Сразу скажу, что это был не такой пластилин, как я писала раньше здесь и здесь, а гораздо проще.

Даже удалось немного почитать. Это для меня также важно, как дышать. Я не могу не читать вообще, нужно прочесть хоть несколько страниц в день. Сейчас перечитываю Набокова «Защиту Лужина», которую читала еще в 2008 году и которая тогда мне очень помогла выбраться из тяжелого состояния. Может, и сейчас поможет?

Вот я и подобралась к теме сегодняшней статьи — хочу поговорить о чтении книг, причем, не столько обычных, сколько электронных.

Немного предыстории

Я всегда любила читать, с детства много читала и читаю сейчас. В год у меня обычно выходило по 60-80 книг (новых, без перечитывания старых). С 7-го класса (блин, уже 25 лет подряд!) веду тетрадь, в которой записываю все, что прочитала, поэтому так уверенно говорю о количестве.

Помню, в детстве родители даже прятали от меня книги, а перед школьными выпускными экзаменами и вступительными в университете вообще запретили читать.

Книги для меня всегда были чем-то священным – взять в руки, пролистать, вслушиваясь в шелест страниц, внюхаться в ни с чем не сравнимый запах…

Поэтому когда появились так называемые электронные книги (ридеры, читалки), я лишь пренебрежительно фыркала, что это не для меня. Но три года назад жизнь свела с одной девушкой, доводы которой показались логичными и убедительными. Так у меня появился Kindle Paperwhite, и я сразу же в него влюбилась.

Может быть, высокопарно звучит, но за прошедшие три года я уже не представляю свою жизнь без него.

Коротко расскажу о его характеристиках:

  • 2 Гб встроенной памяти;
  • подсветка;
  • экран 6 дюймов;
  • полностью сенсорный;
  • зарядка от USB от компьютера;
  • Linux OS;
  • чтение книг формата mobi;
  • наличие экспериментального браузера;
  • поддержка Wi-Fi.

Заказывали его через официальный сайт Amazon в феврале 2013 года, стоил он тогда 120 долларов, включая доставку. Сейчас такую модель уже, естественно, не продают, зато есть ее внуки и правнуки.

Ну а теперь то, ради чего я и начала писать эту статью. Хочу поделиться своим мнением насчет достоинств и недостатков электронных книг.

Электронная книга, плюсы и минусы ее использования, возможные симпатии и антипатии — все это я пытаюсь систематизировать и разобрать в этой статье.

Как ни странно, среди моих знакомых нет никого, кто пользовался бы читалкой. В основном все читают бумажные книги (или не читают вообще) и очень удивляются, когда я начинаю рассказывать, по каким причинам мне удобно пользоваться электронным устройством. Очень многие над такими доводами не задумывались.

Я никого не агитирую покупать себе читалки, упаси боже! И не выпендриваюсь, что у меня она есть Просто мне хочется поделиться своим опытом использования такой вещи и своими впечатлениями о ней. Если кому-то моя информация пригодится – буду рада.

Что хорошего

1. Экономия места в доме

В одной электронной читалке могут уместиться сотни книг.

Расскажу на примере своего «Киндла». У него объем карты памяти 2 Гб. Операционная система занимает примерно 200 Мб, значит, на книги остается приблизительно 1,8 Гб (не надо придираться насчет 1024 Мб в одном Гб ).

Одна электронная книга в формате mobi весит от 1 до 5 Мб. Ну, для расчетов возьмем середину – 3 Мб. Сколько книг поместится на вашей читалке? Около 600. А сколько места займут эти 600 книг дома? Однозначно, целый шкаф. По-моему, актуально для любой квартиры, не только для маленькой.

Кстати, моя читалка считается уже устаревшей. На современных объем памяти больше.

2. Цена книг

Читать электронные книги гораздо дешевле, чем бумажные. Разница в цене иногда доходит до двух-трех раз. Ну а если вы много читаете и скачиваете книги только с бесплатных сайтов, то ваш гаджет окупится за 5-6 месяцев.

Скажу о своем отношении к бесплатным раздачам книг. Можете закидать меня камнями, но я часто ими пользуюсь. Не люблю покупать кота в мешке. Сейчас очень много литературы, которую проще назвать макулатурой. Один раз прочитал – и мгновенно забыл, о перечитывании речь даже не идет.

Но есть и книги, которые хочется иметь дома, перечитывать любимые места или просто открывать на любой странице. Такие я покупаю в бумажном виде, много раз перечитываю, делаю закладки, выделяю маркером то, что привлекает мое внимание. Чаще всего это — деловая и научная литература. Впрочем, художественная тоже.

Потому что в электронном – это все равно не совсем то, к чему я привыкла. Да, бесспорно, удобно для получения информации либо развлечения и коротания времени в дороге, но для отдыха души необходимо держать в руках Настоящую Бумажную Книгу.

Отдавая за нее деньги, я благодарю автора за его труд (не буду сейчас говорить о том, сколько забирают себе издательства и книжные магазины, это не тема для сегодняшней статьи) и выражаю свое уважение к тому, что он написал вещь, которая мне нравится.

Так я купила несколько книг Элеоноры Раткевич, Андрея Белянина (в основном, старые), практически все книги Сергея Лукьяненко.

Сейчас ищу «Vita Nostra» Марины и Сергея Дяченко, но либо нигде не могу найти, либо продается в сборниках, которые мне не нужны. А я просто без ума от этой книги.

Двенадцать томов братьев Стругацких были прочитаны частично сначала в бумажном виде, потом – в электронном, потом – опять в бумажном.

Перечислять можно много, у всех разные вкусы, о которых спорить бесполезно. Думаю, у каждого найдется книга, которой захочется обладать материально, вещественно, а не в виде пикселов на экране.

3. Здоровье телесное и душевное

Книги не стоят в шкафах и не собирают пыль. Особенно актуально для астматиков, аллергиков и тех, кто считает пыль мировым злом и каждый день пытается вытереть все, что есть в доме. К счастью, я не отношусь ни к одной из этих категорий, но знаю много таких людей.

4. Удобно в дороге

Удобно в дороге и на отдыхе. Не надо тащить за собой тяжелые громоздкие книги, увеличивая зачастую и так нехилую массу дорожной сумки.

5. Наличие подсветки

В зависимости от того, какую модель электронной книги вы купили, она может быть с подсветкой либо без. Честно скажу, не знаю, какие еще модели, кроме «Kindle», имеют подсветку. Кажется, никакие, но могу ошибаться, так как не слежу за новостями в этой области.

Что же лучше?

Однозначно отвечу: с подсветкой! С ней вы сможете читать и ночью в поезде, когда свет уже приглушен, и в самолете, если вам не спится, и в гостинице, когда ваши спутники спят, а вам не терпится узнать, чем же закончились приключения главного героя.

Знаю историю, когда в гостинице в двухместном номере жили двое командированных, и один из них всегда рано ложился спать.

Второму приходилось идти в холл поближе к свету и допоздна читать, сидя на неудобном диванчике. А все потому, что читалка была без подсветки, в темноте не очень-то и почитаешь.

6. Индивидуальные настройки

Большой выбор настроек под себя. В бумажной книге вы читаете тот шрифт, который вам навязало издательство. Здесь вы можете:

  • изменить размер и вид шрифта,
  • уменьшить или увеличить расстояние между строками,
  • рассортировать книги по авторам или жанрам,
  • использовать встроенные закладки и словарь.

Все эти настройки – очень легкие и интуитивно понятные. Работать с ними легко и приятно.

Если вернуться к предыдущему пункту о подсветке, то вы можете ее спокойно регулировать в зависимости от освещения и особенностей вашего зрения, чтобы не уставали глаза.

Кстати, об усталости глаз. В таких книгах используют специальную технологию так называемых электронных чернил и матовый акриловый экран. Так что, глаза не устают вообще (мой личный опыт).

7. Доступ в интернет

Практически все ридеры поддерживают вай-фай, поэтому при необходимости вы можете выйти в интернет и скачать книгу прямо из магазина.

8. Большой выбор моделей

Сейчас каких моделей только нет – и с цветным экраном, и с mp3-плеером, и с функциями просмотра изображений. Например, на том же Амазоне — огромный выбор как цветных, так и черно-белых читалок на самый разный вкус и кошелек.

Если для вас это дорого, либо вы сомневаетесь в возможностях доставки, то, пожалуйста, на Озоне тоже есть из чего выбрать. Можно купить электронную книгу, какая вам понравится. Только, конечно, уже не «Киндл», а другие модели.

Честно скажу, ничего не знаю об удобстве использования таких многозадачных читалок. На мой взгляд, это уже перебор. Проще тогда купить планшет. Книга все-таки должна быть книгой, даже электронная. Но это, опять же, личное дело каждого.

На мой взгляд, ничего не должно отвлекать от чтения. Продуктивное чтение возможно только тогда, когда занимаешься только одним делом, а читать, отвечать на SMSки, слушать музыку и периодически отвлекаться на социальные сети – это уже перебор. По крайней мере, никакого удовольствия это не приносит.

9. Доступность информации

Что касается меня, появление «Киндла» резко увеличило число новых прочитанных книг. Например, в прошлом году получилось 152 (как я писала в итогах года).

Я не хвастаюсь, просто хочу показать, что это действительно удобная вещь, о приобретении которой ни минуты не пожалела. Она сделала доступ к информации легче и быстрее.

То ли нужно ехать в книжный или в библиотеку через полгорода, а там еще и может не оказаться нужной вещи. То ли ты просто зашел в интернет и скачал нужную информацию.

10. Дружественная политика обновлений

Выходят регулярные прошивки и обновления, которые можно скачать с официального сайта либо через подключение по вай-фаю, либо сначала сохранить на компьютер, а потом перекинуть по USB-шнурку. Автоматические обновления настраиваются и отключаются, так что, кто не любит обновляться – никто вас не заставит, работайте в автономном режиме – и будет вам счастье.

11. Не потеряешь любимую книгу

Когда готовила эту статью, обсуждала с мужем, что еще можно добавить в плюсы. И он подсказал, что исключается возможность потери любимой книги. Действительно, сколько раз уже было, что даешь кому-то бумажную книгу, а потом этот человек отводит глаза и бормочет, что потерял ее. Обидно.

Я так потеряла уже достаточно много бумажных книг. С электронным изданием такого не случится.

А теперь о минусах

1. Технические моменты

Чтение только определенных форматов. Впрочем, в магазинах электронных изданий все эти форматы есть. Ну а если вы скачиваете «скопирайтенную» версию где-то в просторах интернета, то есть много программ для конвертации файлов, включая довольно неплохие он-лайн конвертеры. Большинство из них бесплатны и конвертируют без нареканий.

Кстати, на современных моделях, говорят, эта проблема уже решена, и они читают все форматы.

2. Аккуратность в эксплуатации

Как с любым электронным прибором надо соблюдать осторожность в обращении в плане ударов, повреждений, попадания воды и т.д.

3. Дополнительные траты

Желательно еще «раскошелиться» на аксессуары типа чехла. Не знаю, как в больших городах, а у нас, в среднеазиатском городе с населением в 400 тысяч я безуспешно искала чехол полгода, а потом разозлилась и заказала на e-bay, стоимостью что-то около 5-6 долларов. В комплекте с чехлом шел стилус:

Впрочем, стилусом я не пользуюсь, мне не удобно.

4. Зависимость от электроэнергии

Забыли зарядить аккумулятор – и прощай, чтение. Особенно это касается книг с подсветкой, на которую уходит много заряда аккумулятора. Впрочем, мои эксперименты показали, что его хватает на 13-14 часов непрерывного чтения в поезде. Думаю, этого более чем достаточно. Впрочем, эта проблема легко решаема с помощью аккумулятора-накопителя.

Кстати, я своим «Киндлом» пользуюсь только дома либо в дальних поездках типа Алматы или Белокурихи. В обычной каждодневной жизни не выношу его из дома. Просто нет необходимости.

На работе все равно все гаджеты запрещены, и мы их оставляем в камере хранения, а в дороге на работу и с работы мне хватает телефона – за полчаса пути как раз успеваю быстро зайти в интернет и пробежаться по почте и социальным сетям.

Этот пункт я включила в «Недостатки», хотя он, в общем-то, не является недостатком. Просто для меня нет смысла таскать за собой и бояться потерять или где-нибудь стукнуть эту вещь.

5. Самый страшный недостаток

А теперь – самый главный аргумент противников электронных книг.

А КАК ЖЕ ЗАПАХ КНИГИ И ШЕЛЕСТ СТРАНИЦ???

На это вопрос можно ответить, как в фильме «Мистер и миссис Смит»:

— Дорогой, тебе нравятся эти шторы?— Нет.

— Ничего, привыкнешь.

Источник: http://kidschemistry.ru/plyusy-i-minusy-elektronnyx-knig.html

Сравниваем способы обмена документами: e-mail или Оператор ЭДО счетов-фактур #электронный документ #СЭД #ECMJ

Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании (Иванов М., Скляров Д.)

Обычно, когда заходит речь о пересылке электронных документов контрагентам, выделяют 2 способа обмена: самостоятельный и через оператора ЭДО СФ. Самостоятельный обмен также называют взаимодействием «точка-точка», т. е. без посредников. Какой и когда выбрать порассуждаем в этой статье.

Инструменты для самостоятельного обмена

Электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, ), мессенджеры (Telegram, 4talk), файлообменники, Skype и другие сервисы поддерживают функциональность обмена файлами, электронными документами. При этом законодательство нас никак не ограничивает.

Приобретите сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП), подпишите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО, установите сертифицированное ФСБ РФ СКЗИ и работайте (ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 63).

Такой сценарий не подойдет только в том случае, если вы планируете обмениваться электронными счетами-фактурами (ЭСФ). Об этом позже.

Бизнес вряд ли выберет обмен через мессенджеры – несерьезно как-то, а вот электронная почта пользуется популярностью. Так бы и работали, но в 2012 году появились Операторы ЭДО СФ. Давайте сравним обмен по e-mail и через сервис Оператора.

Обмен по e-mail

Согласно ч. 1 ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью.

Заметьте, о способе обмена ничего не сказано. После получения КЭП приобретите средства криптографической защиты (СКЗИ) для работы с электронной подписью и заключите соглашение с контрагентами о переходе на ЭДО.

Последнее – рекомендация, а не обязательное условие. Начинайте обмен.

Единственное ограничение – обмен ЭСФ. В соответствии с п. 1.3 Приказа Минфина РФ № 50н обмен электронными фактурами осуществляется через Операторов и только через них. Если вы не планируете обмениваться ЭСФ и минусы электронной почты не доставляют вам неудобства, используйте этот вариант.

Email
Плюсы Минусы
Бесплатно. Для обмена электронными договорами, накладными, актами рекомендуется заключать соглашение с каждым контрагентом о начале ЭДО.
Популярно. Контрагенты уже пользуются. Законодательство запрещает обмениваться электронными счетами-фактурами (п. 1.3 Порядка обмена ЭСФ).
Настройка папок позволяет сортировать письма. Отсутствует архив самих электронных документов.
Функциональность поиска позволяет искать нужные письма. Отсутствует поиск по документам.
Техническая поддержка. Специалисты поддержки не ответят на вопросы по работе с электронными документами.
Отсутствует поддержка форматов ФНС накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ.
Отсутствует автоматическая выгрузка документов. При подготовке к налоговой проверке придется выгружать по отдельности каждый документ.
Спам.
Отсутствует поддержка работы с электронной подписью (или её надо самостоятельно настраивать, что бывает очень непросто).

Обмен через Оператора

Чтобы приступить к обмену, выберите своего из списка ФНС и приобретите сертификаты КЭП и СКЗИ. Какие нюансы вас ожидают – смотрите в таблице:

Оператор ЭДО СФ
Плюсы Минусы
Обмен любыми видами документов. Платно
Готовые интеграционные решения с ECM и ERP-системами. Технология находится на этапе проникновения в бизнес. Контрагенты могут быть не подключены к ЭДО.
Поддержка форматов ФНС счетов-фактур, накладной ТОРГ-12 и акта о выполнении работ. Медленное развитие технологии роуминга.
Специалисты поддержки ответят на любые технические вопросы, а также на вопросы по работе с электронными документами. Отсутствует возможность выставления документов задним числом.
Хранение счетов-фактур и первичной документации в течение 5 лет.
Подтверждения Оператора, как независимой стороны, о фактах подписания и обмена документами.
Подготовка первичной документации к налоговой проверке (поиск, фильтрация, массовая выгрузка).

E-mail или Оператор?

Предлагаю сравнить варианты между собой:

Получилось наглядно, даже добавить нечего. Мы проводили сравнение по общим критериям. Не забывайте, что функциональность сервисов разных Операторов отличается. Не через каждого Оператора возможен обмен по факторингу или бесплатная интеграция с 1С и др.

Делайте выбор, исходя из своих задач и целей. Если вы небольшая компания, не планируете обмениваться электронными счетами-фактурами, вам не нужен архив и т. д., – используйте электронную почту. В противном случае обращайтесь к Оператору.

Источник: Клерк.ру

Больше комментариев Ежедневная подписка. Другие виды подписок доступны при регистрации. Вверх

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=6382157

Меняется ли с 1 октября заполнение графы 11 в счете-фактуре?

Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании (Иванов М., Скляров Д.)

Нет, содержание осталось прежним, другим стало лишь ее название.

В новой редакции Постановления № 1137 в числе прочих изменений — переименование графы 11. Сейчас она называется «Номер таможенной декларации», а с 01.10.2017 — «Регистрационный номер таможенной декларации». В связи с этим у многих налогоплательщиков возникает резонный вопрос: означает ли это, что теперь в нее нужно вносить другие сведения?

Определимся с понятием

Регистрационный номер — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер декларации на товары (ДТ) в соответствии с требованиями «Инструкции по заполнению таможенных деклараций и формах таможенных деклараций» (утверждена Решением КТС от 20.05.2010 № 257) состоит из трех элементов:

  1. Код таможенного органа, который зарегистрировал документ.
  2. Дата регистрации: число, месяц, две последние цифры года.
  3. Порядковый номер декларации, который присваивается таможенным органом. Каждый новый календарный год он начинается с единицы.

Эти три элемента разделяются между собой символом «/», пробелы между ними не допускаются. Казалось бы, все просто и понятно.

Почему возникает вопрос

Дело в том, что сейчас налогоплательщики вносят в графу 11 счета-фактуры подробные сведения: регистрационный номер декларации на товары, а плюсом к нему, через «/», порядковый номер товара в этой ДТ.

Они руководствуются письмом ФНС России от 30.08.2013 № АС-4-3/15798, где говорится, что номером таможенной декларации следует считать регистрационный номер с указанием через «/» порядкового номера товара.

Поскольку данное утверждение справедливо для «Номера таможенной декларации», неясно, как же будет заполняться графа с названием «Регистрационный номер таможенной декларации».

Какие сведения в графе 11 счета-фактуры будут считаться верными и достаточными для того, чтобы ФНС без вопросов приняла документ?

Мнение ФНС

Ведомство считает, что в данном случае корректировка названия графы не влечет за собой изменения ее содержания, сведения необходимо заполнять по-прежнему: регистрационный номер ДТ и далее через «/» порядковый номер товара в этой ДТ в следующем виде:

1 часть — восемь знаков: код таможенного поста;

2 часть — шесть знаков: дата регистрации ДТ;

3 часть — семь знаков: порядковый номер ДТ;

4 часть — три знака: порядковый номер товара в ДТ.

При этом, согласно разъяснениям Минфина от 18.02.

2011 (письмо № 03-07-09/06), в случае если в графе 11 СФ указана неполная информация о номере ДТ (отсутствует порядковый номер товара) и такой счет-фактура при проведении проверки не препятствует налоговым органам идентифицировать основные условия сделки, это не является основанием для отказа в вычете по НДС.

Иначе говоря, отсутствие в графе 11 порядкового номера товара по декларации не считается ошибкой. Никаких дополнительных рекомендаций и разъяснений из госорганов по поводу иного внесения сведений в графу 11 счета-фактуры до настоящего времени не поступало.

Техническая сторона вопроса

Структура и формат поля «Регистрационный номер таможенной декларации» в электронном документе с 01.10.2017 не подвергается никаким изменениям. Оно позволяет внести от 1 до 29 символов. Таким образом, электронный формат счета-фактуры допускает номер ДТ как из четырех частей, так и из трех.

В Диадоке в печатной форме, которая, напомним, не является юридически значимым документом, название графы 11 в соответствии с новой редакцией Постановления № 1137 будет изменено на «Регистрационный номер таможенной декларации». В ней будет отражаться то значение, которое было введено при формировании электронного счета-фактуры.

Зачем изменили название графы

В таможенном законодательстве установлено и употребляется понятие «регистрационный номер таможенной декларации». Постановление Правительства РФ № 981, которое внесло изменения в форму и порядок заполнения счетов-фактур, приводит в соответствие понятия таможенного и налогового права.

Подведем итог

Итак, после 1 октября 2017 графа 11 счета-фактуры заполняется по-прежнему: в нее вносится регистрационный номер ДТ с указанием порядкового номера товара либо просто регистрационный номер ДТ (без порядкового номера товара).

Кроме того, товары могут быть выпущены таможенным органом и до подачи ДТ. В последнее время это довольно распространенная практика. В этом случае в графе 11 счета-фактуры рекомендовано указывать номер обязательства о подаче таможенной декларации, в соответствии с которым осуществлен выпуск товаров (письмо Минфина от 06.02.2015 № 03-07-08/5026).

Формат номера обязательства выглядит так — XXXXXXXX/XXXXXX ОБ XXXXXX.

Элемент 1 — восемь знаков: код таможенного поста.

Элемент 2 — шесть знаков: дата регистрации обязательства, пробел.

Элемент 3 — восемь знаков: буквы «ОБ», означающие «обязательство», пробел, шесть цифр порядкового номера этого обязательства.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/7782

Минусы электронного документооборота

Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании (Иванов М., Скляров Д.)

Внедрение системы электронного документооборота также позволяет повысить уровень конфиденциальности. Каждый участник получает именно ту степень доступа к документам компании, которая соответствует его полномочиям: чтение, редактирование документа, либо полные права.

Все действия протоколируются в компьютерной системе, поэтому в любой момент можно посмотреть, кто работал с данными, вносил изменения в них. Вообще, проблема конфиденциальности стоит очень остро. Утрата некоторых документов компании может повлечь за собой миллионные убытки.

Ведь бумажные документы можно без проблем изъять из папки и всю информацию передать на сторону.

При внедрении в компанию системы электронного документооборота полностью исключить утечку информации, конечно, не удастся, однако всегда можно посмотреть, кто из сотрудников, когда, в какой момент и каким образом пользовался этими документами.

Важно

Организация, которая решила использовать электронные счета-фактуры, должна предпринять следующие шаги.

Во-первых, заключить договор с оператором электронного документооборота, обеспечивающим обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Отметим, что оператор должен входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота, организатором которой выступает ФНС России.

Участие оператора в такой сети означает, что он гарантирует выполнение требований нормативных правовых актов, регулирующих информационное взаимодействие между участниками юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи (п.

Плюсы и минусы использования электронного документооборота

Внимание

Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно. Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.

Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами. Минусы Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять.
Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования. Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов.

Электронные первичные документы: плюсы и минусы

На основе многолетних практик внедрения типовых редакций ТЕЗИС — Базовой и Стандартной сложилась следующая схема:

  • Установка системы — максимум 1 рабочий день.
  • Обучение администратора системы —1 рабочий день.
  • Настройка системы — 5-10 рабочих дней.
  • Обучение пользователей — количество дней зависит от количества групп пользователей, максимум 5 рабочих дней.
  • Опытная эксплуатация — 22 рабочих дня.

На этом внедрение считается завершенным, и система переходит в промышленную эксплуатацию «На практике этапы внедрения «коробки» происходят куда быстрее. На установку выделяется 4 часа, еще 4 — на обучение администратора, и еще 4 — на обучение одной группы пользователей», — комментирует Екатерина Королева, ведущий специалист технической поддержки ТЕЗИС.

Электронный документооборот в компании — плюсы и минусы

ИТ и бизнес Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить.


К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота. Плюсы Экономия. Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств.

Подумайте, сколько вы ежемесячно тратите на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т.п. К тому же эти документы нужно где-то хранить. Все это может встать вам в копеечку. Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов.


Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения.

/ электронный документооборот

Выбор между «стандартным» и «проектным» внедрением достаточно сложен для компаний, ищущих пути ускорения работы с документами и перехода на «безбумажный» документооборот.

Что важнее — автоматизировать обработку документов, затратив минимальный бюджет и сроки, или же упростить сотрудникам работу, используя максимально адаптированное под потребности бизнеса решение? В данной статье мы рассмотрим плюсы и минусы СЭД на примере проектов внедрения трех редакций системы ТЕЗИС — Базовой, Стандартной и Расширенной. Кратко о них можно почитать здесь, а подробный обзор — ниже.

Функциональность СЭД в разных редакциях От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность.

Плюсы и минусы сэд в разных редакциях

Электронный документооборот позволяет оптимизировать процесс обучения новых сотрудников и внедрение новых процессов в компанию.

Внедрение новых инструкций и положений при электронном документообороте происходит значительно быстрее, нежели информирование каждого сотрудника по-отдельности и ознакомление его с бумажными документами. Электронный документооборот повышает корпоративную культуру.

Все структуры компании работают в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого сотрудника вовлечь в корпоративные процессы. Существование электронного документооборота на предприятии позволяет быстрее адаптироваться к изменениям на рынке международных стандартов.

При возникновении новых стандартов компания, работающая в системе электронного документооборота, может изменить свои документы под новый шаблон, что повышает уровень конкурентоспособности на рынке.

Документооборот

В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.

  • Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
  • Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
  • Модуль распознавания текста.

Опционально Стандартная редакция системы также предлагает шлюз с корпоративным порталом и возможность использования мобильной версии. Наиболее широкий набор возможностей у Расширенной редакции, предполагающей тонкую настройку решения.

Помимо всего вышеуказанного, она дает возможность прямой модификации программного кода и поддерживает сложные многосерверные архитектуры, чтобы сделать систему максимально масштабируемой, производительной и адаптированной под конкретную компанию.

Совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика проводится изучение и анализ бизнес-процессов, которые планируется автоматизировать. Результат обследования фиксируется и согласовывается.

  • Разработка и согласование функциональной спецификации (ФС). На основании полученной по итогам обследования информации разрабатывается и согласовывается функциональная спецификация будущей системы документооборота, включающая в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе.
  • Настройка и расширение типовой функциональности системы ТЕЗИС, согласно ФС. Кроме работ по настройке системы, указанных в типовом плане внедрения, осуществляются работы по настройке и доработке СЭД ТЕЗИС согласно требованиям утвержденной функциональной спецификации.
  • Передача настроек, демонстрация системы.

Недостатки электронного документооборота

Следует отметить, что электронный документооборот имеет и свои недостатки. Существенным минусом системы электронного документооборота является проблема сохранности документов. Ведь в любой момент в компьютер может проникнуть вирус, не сработать система сохранения документов.

Проблему можно решить созданием системы резервирования. Одним из минусов системы электронного документооборота являются кадры, или персонал, который занят в системе.

В процессе автоматизации документооборота, возможно, не удастся избежать стрессов среди сотрудников, привыкших к ручному труду и обладающих недостаточными знаниями об электронном документообороте. В системе электронного документооборота особенно важен грамотный ввод данных.

Человеческий фактор здесь особенно важен, ведь от качественной работы квалифицированного персонала будет зависеть дальнейшее бесперебойное функционирование системы.

Недостатки электронного документооборота по сравнению с бумажным

Более того, она имеет уникальный механизм расширения, благодаря которому все модификации, сделанные на одной версии системы, будут совместимы с новой версией при обновлении.

Это позволяет автоматизировать на базе СЭД совершенно уникальные и несвойственные данной группе систем процессы, что может быть важно для компаний, которым требуется специфический документооборот.

Стандартная редакция также удовлетворяет большинство потребностей в расширении функциональности системы, в частности, в самом важном — создании новых бизнес-процессов и отчетов. Визуальный дизайнер бизнес-процессов, встроенный в СЭД, позволяет прокладывать новые маршруты движения и обработки документов, причем без применения каких-либо средств программирования.

Источник: http://vip-real-estate.ru/2018/05/06/minusy-elektronnogo-dokumentooborota/

Электронные книги против бумажных – что лучше?

Плюсы и минусы электронных и бумажных счетов-фактур с точки зрения удобства для компании (Иванов М., Скляров Д.)

  • Плюсы электронной книги:
  • Минусы электронной книги:
  • Плюсы бумажной книги:
  • Минусы бумажной книги:

Совсем недавно скорая смерть бумажных книг считалась практически свершившимся фактом.

Вот еще немного, еще чуть-чуть, и электронные книги полностью вытеснят многочисленные «кирпичи». Но «чуть-чуть» уже минуло, а книгоиздательство все так же здравствует, полки книжных магазинов не пустеют, публичные библиотеки не закрываются.

Что же пошло «не так»? Почему пахнущие типографской краской странички все еще милы нашем сердцу?

Давайте вообразим небольшое состязание между бумажной и электронной книгами. Кто победит? Вытеснит ли один носитель своего соперника, или же оба останутся существовать наравне, как альтернатива друг другу?

Чтобы понять, что лучше – бумажная или электронная книга – давайте сначала выясним плюсы и минусы обеих конкурсанток.

  • Компактность. Она предполагает возможность хранить большие объемы информации на носителях небольшого размера, позволяет взять с собой в путешествие несколько книг, включая «Улисса» и «Войну и мир».
  • Экологичность. Для производства бумажных книг используется бумага, а значит, уничтожаются деревья. А одна маленькая электронная книжечка вмещает в себе необъятное количество страниц, спасая целый лес от вырубки.
  • Нет необходимости в освещении, поскольку у электронной книги есть собственная подсветка. Выключили свет во всем доме – хороший повод взяться за книгу.
  • Возможность делать пометки на полях, закладки, быстро находить нужные участки текста с помощью поисковика, обращаться к словарям. В общем, электронная книга предполагает больше возможностей для взаимодействия с текстом, при котором она не будет испорчена, в отличии от бумажной.
  • Возможность встраивать медиа-материалы (видео, аудио). Это хорошее дополнение для энциклопедий и учебной литературы.
  • Возможность менять шрифт и размер букв, что позволяет людям со слабым зрением читать без очков.
  • Легко восстановить утраченную книгу – ее можно скачать в Интернете или скопировать у друга.

Минусы электронной книги:

  • Ненадежность. Стоит случиться поломке – и прощайте, сотни книг, собранные по всем закоулкам Интернета, купленные на сайтах, скачанные у друзей… Когда мы неаккуратно прольем чай или уроним в ванну бумажную книгу – пострадает только одна. После такого инцидента с гаджетом исчезает сразу вся библиотека.

  • Низкое качество. Скорее всего этот минус имеет временный характер и позже будет устранен. Книги в Интернете зачастую никто не вычитывает. Бывает, скачаешь, посмотришь, — а это скан с бумажного источника, распознанный в FineReader и ни разу не отредактированный.

    Вот вам, пожалуйста, и кубики, и иероглифы, и участки нечитабельного текста.

  • Неудобство в чтении. Да, носить с собой электронные книги удобно, а вот читать – не очень. Вернее – не всем. Существует множество людей, у которых устают глаза даже при чтении с супер-комфортных электронных книг.

    А вот от чтения с бумажной страницы – не устают. Кроме того, при чтении со светящегося экрана в темноте сильно напрягаются глаза из-за контраста, созданного разницей освещенности участков, видимых оперативным и периферийным зрением.

  • Безликость. Все книги, которые читаются с электронного носителя – одинаковы.

    Из-за этого вся прочитанная информация превращается в сплошной неструктурированный поток.

Плюсы бумажной книги:

  • Индивидуальность. Каждая прочитанная книга запоминается обложкой, текстурой страниц, шрифтом. Поэтому все они для нас – разные, и все вместе создают целый мир.
  • Информацию проще воспринимать и читать с бумажного источника.

    Исследователи проводили опыты, призванные сравнить скорость чтения и глубину запоминания информации при использовании разных носителей. Цифры приводить не будем, но они подтвердили, что бумажные книги имеют значительное преимущество в этом вопросе. Почему? Ответ кроется в предыдущем пункте.

    При чтении мозг старается создавать определенные зацепки, «якоря». Когда мы имеем дело с бумажной книгой, этими зацепками служат цвет обложки, формат издания, характеристики переплета, вид страниц, запахи, расположение текста, наличие картинок. Благодаря всему этому в голове создается структура, помогающая выискивать в памяти нужную информацию.

    В электронном же варианте все тексты одинаковы, поэтому мозгу не за что зацепиться, кроме самих данных.

  • При чтении бумажной книги мы ярче переживаем эмоции. Опять же, это подтверждено опытами. Ученые исследовали физиологические реакции организма, и в частности активность нервной системы при чтении бумажных и электронных книг.

    В первом случае эти реакции были почти в два раза выше.

  • Не будем отбрасывать и такие милые нюансы, как запах книжных страниц, удовольствие от приобретения свежего томика в красивой обложке, рассматривание корешков на полках домашней библиотеки… Проще говоря, бумажные книги сами по себе вызывают больше приятных эмоций.

  • К слову, домашняя библиотека стимулирует детей к чтению куда больше, чем электронная книга. Ряды красочных томов вызывают любопытство, в то время как использование гаджетов сводится к играм и социальным сетям.

Минусы бумажной книги:

  • Бумажные книги – тяжелые. Сегодня многие люди имеют время лишь для чтения в метро или поезде, а в дорогу не всегда возьмешь увесистый том.

  • Они занимают много места, поэтому количество бумажных книг в доме ограничено, в то время как электронные можно собирать десятками тысяч.

  • Выше говорилось об экологичности электронных книг – бумажная имеет соответствующий минус, поскольку для ее производства нужна древесина.
  • Бумажную книгу нужно покупать, электронную же – запросто скачать бесплатно.

  • Если друг попросил почитать бумажную книгу, она может уйти безвозвратно. Электронную можно просто скопировать.

Подведем итоги. Что лучше — электронная книга или бумажная? Думаю, ответ в ситуативности. У электронных книг свои преимущества, у бумажных – свои.

Например, в дорогу лучше взять электронную. Для тех, кто живет на съемной квартире или часто переезжает, это также оптимальный вариант. Но в то же время – что может быть лучше уютного чтения бумажного томика за чашкой какао и с котом под боком? Или блуждания между полками книжного магазина?

Не важно, что у вас в руках — электронная или бумажная книга. Это дело личных предпочтений. Куда важнее ответ на вопрос – читать или не читать?

Действительно, с какого бы вы носителя не получали информацию, в любом случае, вы ее получаете. Но так ли важно читать? Польза чтения книг уже доказана учеными.

Так, начитанные люди реже бывают бедными, чтение книг продлевает здоровье ума, избавляет от стресса даже лучше, чем музыка или прогулки.

И еще: если смотреть телевизор во время еды вредно, то читать – наоборот. За бумажной книгой мы едим медленно, благодаря чему лучше пережевываем пищу.

Польза чтения – неоспоримый факт.Но что же делать тем, кто не любит читать? Возможно, проблема в отсутствии привычки и неправильном подходе? Секрет в том, что начитанным людям привита любовь к книгам еще родителями в глубоком детстве. Тем же, кто не обзавелся такой полезной привычкой, придется приучать себя самому.

К этому вопросу нужно подходить серьезно – недостаточно просто купить первую попавшуюся книгу. Лучше воспользоваться полезными советами, как правильно читать книги.

И не нужно возмущенно говорить: «Я что, совсем, по-вашему, безграмотный?» Штука в том, что уметь читать слова и предложения умеют все, а вот правильно читать книги – не каждый.

Это целое искусство, и тот, кто знает в нем толк, поглощает литературу с удовольствием и в больших количествах. А кто не знает – читает хаотично, не запоминая информацию и не извлекая из нее пользы.

Но давайте вернемся на ринг, где соревнуются электронные книги против бумажных. Я считаю, что в этом случае победила дружба. Как электронная музыка не вытеснила инструментальную, как телевидение не вытеснило театр – так же изобретение электронной книги не убьет бумажную. И это радует, поскольку таким образом мы становимся богаче на целую вселенную.

Тренируйте мозг с удовольствием

Начать развиваться

Источник: https://constructorus.ru/samorazvitie/elektronnaya-ili-bumazhnaya-kniga.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.