+7(499)495-49-41

Расходы на мобильную связь: учитываем правильно (Мишанина М.)

Содержание

prednalog.ru

Расходы на мобильную связь: учитываем правильно (Мишанина М.)

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Как определить сумму расходов на мобильную связь?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е.

выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров.

Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.

Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

Преимущества и недостатки детализации переговоров

Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

Преимущества и недостатки лимитирования

Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь

Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки

Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

Рассмотрим случай на примере.

Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату.

В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления.

В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей – входной НДС на мобильную связь

Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей – входной НДС принят к вычету

Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:

– правила пользования служебными мобильными телефонам;

– перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.

Оба эти документа утверждаются руководителем.

-должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.

– договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты – это работодатель.

Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты.

Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента.

В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются.

Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях.

Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, ая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр.

К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право.

Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку “Получить книгу”.

Источник: http://prednalog.ru/rashodyi-na-mobilnuyu-svyaz-kak-pravilno-oformit-i-uchest-v-zatratah/

Учет расходов на сотовую связь

Расходы на мобильную связь: учитываем правильно (Мишанина М.)

Платежи компаний за услуги сотовой связи нередко достигают значительных величин, поэтому вопросы бухгалтерского и налогового учета этих расходов так актуальны для многих бухгалтеров. Отношение налоговиков к признанию расходов на сотовую связь стало более лояльным, однако “подводных камней” в их учете до сих пор немало.

Бухгалтерский учет расходов на услуги мобильной связи

Расходы на услуги связи, связанные с производственной деятельностью, в соответствии с ПБУ 10/99, представляют собой расходы по обычным видам деятельности, они должны отражаться на счетах учета затрат. Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.) (пример 1).

Пример 1. Предприятие оказывает услуги по наладке и ремонту компьютерной техники физическим и юридическим лицам. Работники предприятия постоянно находятся в разъездах на вызовах. Чтобы избежать нерациональной траты рабочего времени на поездки в офис, работникам организации выданы сим-карты, зарегистрированные на предприятие.

Руководство также часто находится на выездах, ведя переговорную работу с потенциальными заказчиками, используя служебные сотовые телефоны. В офисе организации ведется торговля компьютерными аксессуарами, при этом стационарного телефона не имеется. Для постоянной связи с руководством продавцам также выданы служебные сим-карты.

Соответственно, предприятие имеет постоянные текущие расходы на услуги сотовой связи. В текущем периоде расходы предприятия на услуги сотовой связи составили: – по управленческому персоналу – 14 396 руб. (в том числе НДС – 2196 руб.); – по производственным работникам – 2569 руб. (в том числе НДС – 396 руб.

); – по персоналу, занятому в торговле, – 649 руб. (в том числе НДС – 99 руб.). В учете предприятия на основании документов от оператора связи произведены записи: Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 12 200 руб.

отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу; Д-т сч. 20 “Основное производство” К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 2200 руб. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим; Д-т сч. 44 “Расходы на продажу” К-т сч.

60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 550 руб. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле; Д-т сч. 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 2691 руб.

(2196 + 396 + 99) отражен НДС по расходам на услуги сотовой связи за отчетный месяц на основании счета-фактуры, полученного от оператора связи; Д-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”, субсч. “Расчеты по НДС”, К-т сч. 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” 2691 руб.

НДС по услугам сотовой связи за отчетный месяц отнесен на вычет при расчетах с бюджетом; Д-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” К-т сч. 51 “Расчетные счета” 17 542 руб. (14 396 + 2596 + 550) произведено погашение задолженности за услуги сотовой связи. Если бы предприятие не являлось плательщиком НДС, то в этом случае на основании ст.

170 НК РФ сумма выставленного налога была бы включена в состав расходов предприятия: Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 14 396 руб. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по управленческому персоналу с учетом сумм НДС; Д-т сч. 20 “Основное производство” К-т сч.

60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 2569 руб. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по производственным рабочим с учетом сумм НДС; Д-т сч. 44 “Расходы на продажу” К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 649 руб.

отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц по персоналу, занятому в торговле, с учетом сумм НДС.

Очень часто организации оплачивают услуги связи путем внесения авансовых платежей. Некоторые бухгалтеры такие платежи ошибочно отражают на счете 97 “Расходы будущих периодов”, на самом деле суммы авансов, выплаченных оператору сотовой связи, должны учитываться на счете 60, субсчет “Авансы выданные” (пример 2).

Пример 2. Торговое предприятие в декабре 2010 г. уплатило аванс в сумме 25 000 руб. Расходы на услуги сотовой связи в январе 2011 г. составили 5097,60 руб. (в том числе НДС – 777,60 руб.). В учете произведены записи: Д-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, субсч. “Авансы выданные”, К-т сч. 51 “Расчетные счета” 25 000 руб. в декабре 2010 г.

произведен авансовый платеж за услуги сотовой связи; Д-т сч. 44 “Расходы на продажу” К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, субсч. “Расчеты по услугам”, 4320 руб. (5097,60 – 777,60) в январе 2011 г. отражены расходы на оплату услуг сотовой связи за отчетный месяц; Д-т сч. 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” К-т сч.

60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” 777,60 руб. отражен НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. на основании счета-фактуры, полученного от оператора сотовой связи; Д-т сч. 68 “Расчеты по налогам и сборам”, субсч. “Расчеты по НДС”, К-т сч. 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям” 777,60 руб.

НДС по услугам сотовой связи за январь 2011 г. отнесен на вычет при расчетах с бюджетом в январе 2011 г. по моменту получения первичных документов от оператора (акт выполненных работ, счет-фактура); Д-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, субсч. “Расчеты по услугам”, К-т сч. 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, субсч.

“Авансы выданные”, 5097,60 руб.

произведен зачет ранее уплаченного аванса за услуги связи.

Суть работы с картой оплаты (экспресс-картой) сводится к тому, что, приобретя карту и удалив защитный слой, получаешь код, который необходимо ввести в систему. Для доступа к каналу связи набирается специальный номер, после ответа которого и вводится код с карты оплаты.

Купив карту оплаты, пользователь не получает доступ к услугам связи автоматически, карта может быть не активирована значительное время. Следовательно, возникает необходимость учета приобретенных карт оплаты на предприятии. На наш взгляд, далеко не всегда покупка карт оплаты будет являться расходами предприятия.

Приобретение карты вовсе не означает, что карта, во-первых, будет активирована, а во-вторых, зачисленные на счет суммы будут использованы. Допустим, некое предприятие приобрело 22 карты оплаты оператора сотовой связи.

При этом шесть карт оплаты были украдены, четыре оказались бракованными, а по остальным 12 картам предприятие решило получить назад денежные средства, отказавшись от услуг данного оператора связи. Получить назад деньги можно на основании п.

109 Правил оказания услуг связи, которые определяют, что абонент и (или) пользователь имеет право обратиться к оператору связи за возвратом денежных средств, внесенных им в качестве аванса.

С нашей точки зрения, карты оплаты целесообразно учитывать на счете 50 “Касса”, субсчет “Денежные документы” (пример 3).

Пример 3. Предприятие через подотчетное лицо приобрело 12 карт по 500 руб. каждая на сумму 6000 руб. Вскоре три карты были утеряны. Виновным лицом был признан кассир, который отвечал за данные карты, и тот добровольно согласился возместить ущерб. Остальные карты (9 шт.) были использованы в производственных целях.

В бухгалтерском учете произведены записи: Д-т сч. 50 “Касса”, субсч. “Денежные документы”, К-т сч. 71 “Расчеты с подотчетными лицами” 6000 руб. оприходованы в составе денежных документов приобретенные телефонные карты; Д-т сч. 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” К-т сч. 50 “Касса”, субсч. “Денежные документы”, 1500 руб.

(500 x 3) списана на счет недостач и потерь от порчи ценностей стоимость утерянных 3 карт оплаты; Д-т сч. 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” К-т сч. 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” 1500 руб. (500 x 3) сумма недостачи отнесена на счет виновного лица; Д-т сч. 26 “Общехозяйственные расходы” К-т сч. 50 “Касса”, субсч.

“Денежные документы”, 4500 руб. (500 x 9)

списана на расходы стоимость использованных 9 карт оплаты.

Налоговый учет расходов на услуги мобильной связи

Налоговый кодекс РФ расходы на оплату услуг связи относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией

Источник: http://www.mosbuhuslugi.ru/material/uchet-rashodov-na-sotovuyu-svyaz

Лимитированная сотовая связь для работников | Журнал « книга» | № 5 за 2011 г

Расходы на мобильную связь: учитываем правильно (Мишанина М.)

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 25 февраля 2011 г.

журнала № 5 за 2011 г.

Сейчас организации нередко обеспечивают своих сотрудников сотовой связью. А чтобы обезопасить компанию от того, что работники слишком много наговорят по рабочему мобильнику, руководство компании устанавливает денежный лимит расходов на мобильную связь.

Посмотрим, как этот лимит влияет на налогообложение и как бухгалтеру удержать с работника сверхлимитные расходы.

Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет

Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов).

Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки.

А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации.

В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи.

C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор

Иванов И.И.

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее — Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.

2. SIM-карты являются собственностью Общества.

3.

SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

4. Работник — пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).

5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение № 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.

6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.

7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.

8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договорамПисьмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

  • все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
  • звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Документы, подтверждающие расходы на связь

Источник: http://GlavKniga.ru/elver/2011/5/96-limitirovannaja_sotovaja_svjazi_rabotnikov.html

Как правильно оформить и списать в налоговом учете затраты на мобильную связь для сотрудников

Расходы на мобильную связь: учитываем правильно (Мишанина М.)

Начну с того, что есть два способа учитывать расходы на мобильную связь. Первый – детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ – изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно.

Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально.

В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

https://www.youtube.com/watch?v=VOjdQxj0SEg

Какой же вариант вам лучше выбрать? Подскажу дальше, на что ориентироваться. Но прежде отмечу: какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации

Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров для вас, как бухгалтера, в том, что так вы будете готовы обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства – можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования

Явный плюс лимитирования – компания может оптимизировать затраты на мобильную связь. Проще говоря, вы заранее знаете, сколько денег заплатите за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

В противовес этому назову два очевидных минуса, которые встречались на моей практике. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Что делать, если сотрудник вел личные переговоры за счет компании?

Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Со служебными звонками мы разобрались.

А как быть с личными переговорами? Тут не важно, каким способом вы учитываете расходы на мобильную связь: детализируете или лимитируете. Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков

Сначала разберем ситуацию, когда работник компенсирует затраты компании на его личные звонки. Действуйте так. После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки

А вот обратная ситуация. Сотрудник не компенсирует работодателю потраченные на личные переговоры деньги. Так вот, стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Компания на общем режиме отражает в учете расходы на услуги мобильной связи

ООО «Вега» в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО «Вега» мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер.

Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле «Вега» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51
– 5000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.
В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
– 4000 руб. (4720 – 720) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 720 руб. – учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 720 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 – 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Какие документы необходимы,чтобы подтвердить расходы на мобильную связь

Без проблем списать затраты на услуги сотовой связи удастся, если в наличии есть следующий комплект документов. Во-первых, правила пользования служебными мобильными телефонами.

А во-вторых, утвержденный руководителем компании список работников, которым положена мобильная связь. Как вариант, все это можно закрепить в одном документе.

В-третьих, трудовые договоры или должностные инструкции в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон. И наконец, в-четвертых, договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.

Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Как учесть расходы на корпоративные сим-карты и сами телефоны

Елена Юрьевна Сафарова окончила юридический факультет, работала адвокатом, до 2008 года работала в системе налоговой службы С 2008 по 2010 год — руководитель отдела правового консалтинга и судебных споров ЗАО «ЦБА». В настоящее время — консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.

На семинарах мне часто задают вопрос: а можно ли списать расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов? Конечно, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Напомню, что корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику.

То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель.

Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю.

При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Можно ли списать компенсацию за то, что сотрудник использует личный телефон

Теперь рассмотрим такую ситуацию, довольно частую. Ваш работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

Тут с налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Обратите внимание, что нужно оформить дополнительный документ, например приказ. В нем пропишите порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Удастся ли учесть в расходах плату за дополнительные услуги связи

Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи.

Например, международный и национальный роуминг, ая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д.

При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы – счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще – внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Конспект подготовил Роман Тимохин

1. «Советы, с которыми вы легко учтете все интернет-расходы компании» («Семинар для бухгалтера» № 7, 2013).

2. «Как установить компенсацию работнику за то, что он использовал личное имущество для работы» («Семинар для бухгалтера» № 6, 2013).

3. «Коллеги рассказали, как безопаснее всего учитывать расходы на мобильную связь» («Семинар для бухгалтера» № 2, 2013).

Подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ В налоговом учете плата за услуги мобильной связи является прочим расходом.

В налоговом учете плата за услуги мобильной связи является прочим расходом.

1. К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика:

25) расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи , вычислительных центров и банков включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть «Интернет» и иные аналогичные системы);

Подпункт 3 пункта 7 статьи 262 НК РФ

В налоговом учете прочие расходы списывают целиком и сразу.

7. Датой осуществления внереализационных и прочих расходов признается, если иное не установлено статьями 261 , 262 , 266 и 267 настоящего Кодекса:

3) дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов , либо последнее число отчетного (налогового) периода – для расходов:

в виде сумм комиссионных сборов;

в виде расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги);

Статья 188 ТК РФ

За то, что сотрудник использует для работы личное имущество, ему положена компенсация

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Место проведения: г. Москва
Тема: «Расходы на услуги мобильной связи»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 8900 рублей
Компания-организатор:
Первый Дом консалтинга «Что делать Консалт»,
тел. (495) 784-73-75,
4dk-seminar.ru

Источник: https://otchetonline.ru/art/programmistu/174-buxuchet/34211-kak-pravil-no-oformit-i-spisat-v-nalogovom-uchete-zatraty-na-mobil-nuyu-svyaz-dlya-sotrudnikov.html

Как обосновать перед налоговиками расходы на мобильную связь

Расходы на мобильную связь: учитываем правильно (Мишанина М.)

Тема семинара: «Расходы на услуги мобильной связи». Компания-организатор: Первый дом консалтинга «Что делать Консалт». Конспект семинара подготовлен совместно с редакцией журнала «Семинар для бухгалтера».

О лектореЕлена Сафарова работала адвокатом, до 2008 года трудилась в системе налоговой службы. С 2008 по 2010 год — руководитель отдела правового консалтинга и судебных споров ЗАО «ЦБА». В настоящее время — консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом. Профессиональный лектор.

Наверняка вашей компании приходится тратиться на мобильную связь для сотрудников. Суммы, истраченные на оплату телефонных разговоров, вы можете учитывать при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов.

Так позволяет делать подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Но для начала важно правильно определить величину таких затрат. О том, какими способами это лучше сделать, читайте в конспекте семинара.

Здесь же вы найдете практические рекомендации от лектора, как учесть расходы непосредственно на сами телефонные аппараты и на сим-карты для них.

Какими способами можно определить сумму расходов на мобильную связь

Начну с того, что есть два способа учитывать расходы на мобильную связь. Первый — детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ: изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно.

Какой же вариант лучше выбрать? Подскажу, на что ориентироваться. Но прежде отмечу: какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами (см. образец ниже). Этот документ поможет контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Распечатать образец >>

Скачать образец в формате Word >>

Как учесть расходы на корпоративные сим-карты и сами телефоны

На семинарах мне часто задают вопрос: а можно ли списать расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов? Конечно да. Главное, чтобы это были корпоративные симки и трубки.

Напомню, что корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику.

То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях.

При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на покупку сим-карты к прочим расходам (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Что же касается покупки самого телефонного аппарата, то он считается корпоративным, если находится в собственности компании. Естественно, имущество нужно поставить на баланс.

Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Можно ли списать компенсацию за то, что сотрудник использует личный телефон

Теперь рассмотрим такую ситуацию, довольно частую. Ваш работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что как сим-карта, так и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Никаких требований и ограничений на данный счет в законе нет.

Тут с налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание — подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

1 Можно списать расходы не только на услуги связи, но и оплату сим-карт и сотовых телефонов.

2 Если сотрудник использует для работы личный мобильник, ему положена компенсация. Такую выплату можно учесть в составе прочих расходов.

Дополнительно про компенсации работникам

Статья:«Полезные советы на тот случай, если ваши сотрудники используют личное имущество на работе» («Главбух» №11, 2013)

Документы: подпункт 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ; статья 188 Трудового кодекса РФ.

Компания купила сотовый телефон. Его будет использовать сотрудник, чтобы вести служебные переговоры с клиентами. Можно ли списать расходы на телефонный аппарат, который стоит 22 000 руб.? Да, можно. Нет, нельзя. Если мобильный телефон обошелся в сумму не более 40 000 руб., его стоимость можно отнести на расходы целиком и сразу (подп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/42232-qqgb-16-m3-kak-obosnovat-pered-nalogovikami-rashody-na-mobilnuyu-svyaz

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.