+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Учет печатей и штампов в автономном учреждении (Мишанина М.)

Содержание

Комиссия по штампам и печатям по их приобретению

Учет печатей и штампов в автономном учреждении (Мишанина М.)

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение.

В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются. Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Учет печатей и штампов в автономном учреждении (мишанина м.)

Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Печати и штампы в организации

Внимание

Кто несет ответственность за печати и штампы Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации.

В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы. Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.
Т.В.

Акт об уничтожении печати и штампа

  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы.

Учет печатей и штампов в организации

Например, если цена 1 000 рублей, то на счету «Материалы» отразится только 847,46 рубля. Когда НДС, «в том числе», то есть уже включён в сумму, то для его извлечения применяется ставка 18/118. Счёт 10 имеет несколько субсчетов, печати и штампы необходимо отразить на 10.9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Важно

На нём числится наличие и движение инвентаря, инструментов, хозяйственных принадлежностей. В тот же день необходимо сумму списать в расходы. Если организация оказывает услуги, то для этой операции используется счёт 26 «Общепроизводственные расходы». Торговые фирмы используют 44 счёт «Расходы на продажу».

Далее печати и штампы хранятся на забалансовом счете 013 до их списания. Важно! В частных организациях, учёт печатей ведётся как материально-производственные запасы, а не основное средство. Пример 1. Фирма «Капитошка» занимается оптовой торговлей.

Делопроизводство от а до я. как использовать печати и штампы в организации

Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней. Что касается штампа, то официального определения для него нет.

Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки. Пример 2 Штампы для разных целей Показать Виды печатей в организации Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати.

Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах.

Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Если печать потеряна, то процедуру по утилизации провести будет невозможно. Для получения нового оттиска, необходимо предоставить вышеперечисленный комплект документов вместе со справкой из внутренних дел, в которой установлен факт пропажи.

Также о краже необходимо оповестить регистрирующий орган и подать объявления в СМИ. Обязательно сообщить об инциденте банку, в котором открыт расчетный счет фирмы, чтобы предотвратить снятие денежных средств с расчетного счета.

Способ утилизации фирма выбирает сама Ключевые моменты по контролю печатей и штампов Организации всегда были обязаны иметь круглые печати, на которых, в обязательном порядке, содержалась информация о наименовании фирмы и её адрес.

Федеральный закон № 82 ФЗ говорит не об обязанности, а о праве иметь такую печать. Из этого же закона следует, что информация о печатях должна содержаться в уставе.

  • время, место и способ уничтожения.

Кроме того, в бланке акта нужно поставить оттиски уничтожаемых штемпелей и письменно засвидетельствовать тот факт, что произведенные манипуляции привели к полной непригодности клише к дальнейшему использованию.

Как оформить акт Оформление акта также отдано на откуп предприятиям: его можно создавать в рукописном виде или в печатном на фирменном бланке или простом листе А4 или А5 формата. Единственное правило, которое непременно должно соблюдаться: вся приведенная информация должна быть заверена автографами членов комиссии, производивших утилизацию.

После этого акт передается на удостоверение руководителю компании или иному лицу, обладающему правом подписи подобного рода бумаг.

Пример 7 Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.» Показать Пример 8 Проставление оттиска печати в специально отведенном поле Показать Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9).

Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми.

Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности. Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки.

Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см.

в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»). Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11.

Источник: http://kodeks-alania.ru/komissiya-po-shtampam-i-pechatyam-po-ih-priobreteniyu/

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Учет печатей и штампов в автономном учреждении (Мишанина М.)
Пробивать ли чек?

В Закон о ККТ внесли поправки. Но они не облегчили жизнь компаниям и предпринимателям. Вопросы о применении ККТ остались. К примеру, нужно ли использовать кассу при «заемных» или «подотчетных» расчетах? Как воспользоваться «кассовыми» льготами? < ... >

→ Бухгалтерские статьи

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.

журнала № 9 за 2013 г.

Печать фирмы может изготавливаться как при создании компании, так и позднее, к примеру в связи с утерей или порчей прежней печати. В любом случае надо отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на изготовление печати.

Кроме того, именно в бухгалтерию могут передать на хранение печать, причем не только вспомогательную (например, печать «Для счетов» или «Бухгалтерия»), но и основную. И подходить к вопросу ее хранения надо очень ответственно. Ведь за утрату вверенной печати вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты на изготовление печати учитываются в бухучете в составе общехозяйственных или прочих расходов. Сумма НДС, предъявленная фирмой — изготовителем печати, принимается к вычету на дату принятия печати на учет (при наличии счета-фактуры)подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

операции Дт Кт
Учтены расходы на изготовление печати 26 «Общехозяйственные расходы» (91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы») 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная специализированной фирмой 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принята к вычету предъявленная сумма НДС (при наличии счета-фактуры) 68 «Расчеты по налогам и сборам» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Для целей налогообложения прибыли расходы на изготовление печати можно учесть в составе прочих расходовподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

При упрощенке расходы на изготовление печати можно учесть в составе материальных расходов после оплатыподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Входной НДС, уплаченный упрощенцем при приобретении печати, учитывается в составе расходовподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Использование печати

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

  • есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
  • в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Хранение печатей (штампов)

Как лучше организовать учет печатей, нам рассказал представитель аудиторской компании.

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“Многие организации совершенно неоправданно пренебрегают контролем движения печатей.

С одной стороны, действительно, изготовление печатей давно перестало быть проблемой и поэтому наличие или отсутствие на документе печати играет уже не столь важную, как раньше, роль.

С другой стороны, традиционно оттиск печати рассматривается как повышение защиты документа от подделок. Поэтому контроль за количеством изготовленных в организации печатей, местами их хранения и правомерностью оттисков на документах остается важным для компании.

В практике уже сложились некоторые правила работы с печатью: в той или иной степени ими руководствуются в крупных или средних организациях, имеющих несколько печатей.

Формируется журнал (каталог) печатей. Например, для каждой печати отводится собственный лист, где указываются дата изготовления печати, образец ее оттиска (как правило, сильно увеличенный и обычный), назначение, порядок применения и место хранения печати, основание и дата выбытия или уничтожения печати.

Если же говорить об основной печати организации (раньше она называлась гербовой, так как на ней размещался герб государства), то ее выдают за пределы организации только через руководителей — директора или его заместителей.

В этом случае может быть использован журнал выдачи печати, в котором ответственное за ее хранение лицо указывает, кому, какого числа и во сколько была передана печать и на каком основании (устное распоряжение и т. п.). В этом журнале проставляется подпись сотрудника о получении печати и предполагаемый срок ее возврата.

Возврат печати оформляется отдельной записью в журнале с проставлением расписки принимающего лица. На каждую печать можно заводить отдельный журнал.

Понятно, что все эти «сложности» кажутся излишними для малого предприятия. Однако чем предприятие крупнее, чем больше риски несанкционированной выдачи от его имени обязательств (векселей, отступных), незаконного вывода его активов, тем серьезнее служба внутреннего контроля должна регламентировать и контролировать работу с печатями”.

Итак, если у вас в компании несколько печатей, вам могут поручить вести их учет. Для этого лучше завести специальный журнал. Его обязательная форма не установлена законодательством, поэтому каждая компания делает подобный журнал «под себя». В этом документе важно отражать факты:

  • поступления любой печати в компанию;
  • выдачи ее на руки работнику, который изначально уполномочен ее хранить;
  • уничтожения непригодных печатей.

После того как вы создали такие журналы, оформите их по тем же правилам, что и документы строгой отчетности:

  • пронумеруйте каждый лист журнала;
  • прошнуруйте журнал, скрепите печатью и подписью руководителя организации.

Хранить журналы лучше в сейфе.

“Передачу печати от увольняющегося сотрудника вновь принятому можно оформить актом приема-передачи в трех экземплярах — увольняемому, новому сотруднику и в службу делопроизводства (отдел кадров или бухгалтерию)”.

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Мы предлагаем такие варианты журналов для учета печатей в компании:

  • в журнале поступления печатей фиксируете, какие вообще печати есть в организации и кто за них отвечает;
  • в журнале движения печатей отражаете передачу конкретной печати на время определенному сотруднику для выполнения текущих задач и возврат печати ответственному за нее лицу.

Начат «03» июня 2010 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Начат «27» декабря 2012 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Замена печати

Испорченные и устаревшие печати надо уничтожать на основании приказа руководителя компании, который можно составить в произвольной форме.

Распрощаться со своей старой печатью вы можете:

  • прибегнув к помощи специализированной компании. К примеру, можно обратиться в штемпельную мастерскую, где изготавливалась печать. Такие организации уничтожают ненужные печати за плату (в Москве — 1000 руб.).

Обычно просят приехать с паспортом и доверенностью от фирмы того человека, который будет присутствовать при уничтожении и подпишет акт об этом. Возможно, попросят иные бумаги (какие — уточните именно у той компании (на сайте или по телефону), где соберетесь утилизировать печать);

  • «в домашних условиях». Если у вас есть место и инструменты для того, чтобы сломать вашу печать, исключив возможность ее восстановления, можете сделать это сами. Не забудьте зафиксировать это действие в акте, на основании которого вы запишете в журнал, что печать уничтожена.

УТВЕРЖДАЮДиректор

ООО «Хорошее настроение»

Акт об уничтожении печати

г. Москва

14 апреля 2013 г.

В связи с непригодностью к дальнейшему использованию печати «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» уничтожило указанную печать дроблением на фракции 1—2 мм с последующей утилизацией.Способ уничтожения определяет комиссия. К примеру, изделия из каучука, резины, полимеров можно разрезать на мелкие части. Подойдет любой метод, позволяющий разрушить печатающую поверхность и форму печати

Члены комиссии подтверждают, что указанная печать приведена в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования.

Председатель комиссии, главный бухгалтер С.С. Улыбкина

Члены комиссии:

старший бухгалтер М.И. Лучезарный
начальник юридического отдела А.М. Веселов

Один экземпляр такого акта вручается лицу, ответственному за хранение печати.

Следующую печать для фирмы вы можете сделать:

  • по образцу оттиска прежней печати. Если новая печать будет полностью повторять старую, можно не менять банковскую карточку;
  • отличной от прежней печати. В таком случае не забудьте пойти в банк, чтобы переделать банковскую карточку с образцами подписей и оттиском печатипп. 4.1, 7.11, 7.14 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И.

Для изготовления любой печати

Источник: http://GlavKniga.ru/elver/2013/9/758-pechati_firmi_izgotavlivaem_ispolizuem_utiliziruem.html

Об учете печатей и штампов в бюджетных учреждениях (репин а.)

  • полное фирменное наименование ООО или АО;
  • место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство». Это лишь минимальные требования.

Учет печатей: от приобретения до списания – Полиграфыч Улан-Удэ

Учет печатей и штампов в автономном учреждении (Мишанина М.)

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно вести учет печатей и расходов на их изготовление? Подскажем в статье.

Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Вот его образец.

Если же вы обмениваетесь документами в электронном виде, о том, как учесть траты на приобретение цифровой подписи, читайте совет.

Совет
Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его вы покупаете в удостоверяющем центре — включите в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99.

То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 »Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно.

Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

В. Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ »МЭФ-Аудит»

Входной НДС вы сможете принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что вы их подтвердите документами. Отразите стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода — опять же в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Как учитывать новые печати

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные печати. Давайте разберемся, как вести учет печатей, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ. Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности.

Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44.

Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев». На нем ведется учет печатей до момента их списания.

Пример
Для бухгалтерии торговой компании ООО »Капель» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО »Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО »Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб. — отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы. Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной.

Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Соответственно учет печатей в бухгалтерском и налоговом учете различаться не будет.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. А если печать получал представитель вашей компании по доверенности и он же расписался в подтверждающем бланке, приложите к первичке еще и ее.

Как списать печать

Рано или поздно печать попросту приходит в негодность. Или, как мы уже говорили, вы вынуждены заменить ее на другую, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме.

Когда же речь идет об уничтожении печати, сведения о которой вы внесли в специальный госреестр (так обычно делают, чтобы защитить оттиск от подделок), то проще воспользоваться услугами специализированной организации. Ей вы заплатите небольшую сумму и госпошлину.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение печати отразите как управленческие расходы.

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором ведется учет печатей.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

При расчете налога на прибыль вы отразите расходы, если обратились к услугам специализированной организации. Потраченные суммы отнесите в полном объеме к косвенным расходам. То есть признайте в том же квартале (или месяце, если сдаете отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получили от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Сслыка на оригинал статьи: http://www.glavbukh.ru/art/21311-uchet-pechatey-ot-priobreteniya-do-spisaniya#ixzz3E6qX9BAH

Источник: http://pg03.ru/news/uchet.html

Учет печатей и штампов

Учет печатей и штампов в автономном учреждении (Мишанина М.)

Учет печатей и штампов на предприятии осуществляется в соответствии с регламентом, установленным инструкцией или положением о порядке учета печатей и штампов. Регистрация их выдачи осуществляется в специальном журнале учета печатей и штампов.

Для чего нужно вести учет печатей и штампов

Назначение печати определяется ГОСТ Р 6.30-2003. В соответствии с этим государственным регламентом, клише печати ставится при необходимости удостоверения подлинности подписи должностного лица. Как правило, заверить подлинность проставленной на документе подписи требуется, если этим документом:

  • удостоверяется имущественное или иное право физического или юридического лица;
  • фиксируются факты, связанные с движением финансовых средств.

В некоторых случаях обязательное заверение печатью подписи должностного лица может предусматриваться нормативными актами, в том числе, локальными. Для печатей установлена круглая или треугольная форма.

Штампы — клише готовой формы, оттиск записи, повторяющейся в некоторых процедурах оформления документов.

Штамп также может содержать сведения о юридическом лице, его реквизиты, а также сведения справочного характера.

Штамп помогает сократить время оформления документов, внося в оттиск готовой формы лишь ту информацию, которая имеет уникальный, переменный характер. Штамп, как правило, имеет прямоугольную форму.

Справка

Печати могут быть:

  1. гербовыми, которые содержат изображения герба страны или региона, они используются только органами власти и учреждениями, имеющими соответствующий статус;
     
  2. приравненные к гербовым печати юридических лиц и организаций.

    Такие печати используют коммерческие предприятия, на них может быть изображен логотип, эмблема или только наименование компании;
     

  3. простые, их используют структурные подразделения организации. Такие печати также могут предназначаться для какого-то одного конкретного вида документов.

    Они, как правило, используются для заверения незначимых сведений — справок, пропусков, копий.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документа

Вид печати

Договоры: подряда, трудовые и гражданско-правовые, дополнительные соглашения к ним

Приравненная к гербовой

Справки от работодателя, предъявляемые по месту требования, в том числе о зарплате, перечисленных налогах, а также характеристики

Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения

Гарантийные и любые другие письма, информационные справки в которых подтверждаются факты, связанные с движением денежных средств

Приравненная к гербовой

Внутренние нормативно-распорядительные документы, локальные нормативные акты

Приравненная к гербовой

Ходатайства о представлении сотрудника к почетному званию, его награждении, а также грамоты и дипломы

Простая печать (структурного подразделения)

Трудовые книжки

Приравненная к гербовой

Зачем на предприятии необходимо организовать учет и хранение печатей и штампов

это необходимо, поскольку печати и штампы ставятся на официальных документах и являются реквизитами, удостоверяющими их подлинность и юридическую значимость.

печати и штампы изготавливаются по заказу предприятия и фигурируют в бухгалтерском учете. Они относятся к материально-производственным запасам и их приобретение учитывается до дебету счета 10 «материалы».

учет печатей и штампов необходим, поскольку со временем они изнашиваются и подлежат своевременной замене, соответственно, те из них, которые будет заменены новыми, должны быть списаны и уничтожены.

И, поскольку учет печатей и штампов является необходимостью, на предприятии также должно быть организовано и их хранение.

То, какой способ хранения печатей и штампов будет использован в каждом конкретном случае, зависит от назначения клише.

Так, например круглая гербовая печать организации должна хранится в сейфе, доступ к которому имеют, кроме руководителя, иные должностные лица, список которых определяется отдельным приказом.

Простые печати и штампы хранятся у руководителей подразделений или у тех сотрудников, которые пользуются ими в своей ежедневной работе. Для их хранения используются опечатываемые металлические ящики или шкафы, доступ к которым установлен для отдельных сотрудников приказом. Штампы также могут хранится в закрывающихся ящиках столов.

Порядок учета печатей и штампов

Если печати и штампы, приобретаемые компанией, будут отражаться в бухгалтерском учете как материальные запасы, в бухгалтерском учете они должны отражаться по соответствующей статье «Материальные запасы – иное движимое имущество учреждения». Постановка на учет печатей и штампов, приобретенных по договорам, осуществляется на основании первичных документов бухгалтерского учета, к которым относятся:

акты приемки материальных ценностей (форма 0315004);

товарно-сопроводительная документация, оформляемая поставщиком (продавцом), а также другие документы, которыми подтверждается факт отгрузки или передачи материальных ценностей )товарные или товарно-транспортные накладные).

Общий контроль и учет использования и хранения печатей и штампов должен быть получен лицу, назначенному ответственным приказом руководителя.

Это лицо также будет осуществлять выдачу сотрудникам, список которых определен приказом, печати и штампы на ответственное хранение. Основной контроль, как правило, поручается руководитель канцелярии, отдела делопроизводства или организационного отдела.

Порядок учета необходимо установить внутренним нормативным документом — инструкцией или положением о порядке учета печатей и штампов.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210964-qqq-17-m6-uchet-pechatey-i-shtampov

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.