+7(499)-938-42-58 Москва
8(800)-333-37-98 Горячая линия

Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов (Шахмелитян Т.А.)

Содержание

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов (Шахмелитян Т.А.)

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Как составить акт на уничтожение документов

Как не ошибиться с датой акта

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Оформляем факт уничтожения документов

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

Итоги

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний.

Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

  • Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
  • Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
  • Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
  • Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии.

К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  • документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unichtozhenie_dokumentov_s_istekshimi_srokami_hraneniya_akt/

Важность своевременного уничтожение архивных документов

Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов (Шахмелитян Т.А.)

Огромное количество документации – естественное и обязательное явление для действующих предприятий и организаций.

Помимо бухгалтерских ведомостей, ведомостей, бланков, ксерокопий и оригиналов договоров, личных дел сотрудников, актов существует секретная документация.

Вся она имеет определенную ценность, ограниченную или не ограниченную по времени. Объем последних документов редко превышает 5 %-й показатель среди всех бумаг, имеющих отношение к деятельности предприятия.

Своевременное – раз и более в год – разделение документации, выводимой из делопроизводства или хранящейся в архиве, на необходимые и уже не столь важные бумаги с последующим уничтожением потерявших ценность значительно упрощает процесс составления каталогов нужных бланков.

Параллельно утилизация позволяет экономить дорогое пространство площадей, оборудованных для хранения документов. Также можно открыть свой бизнес на макулатуре.

Стремясь облегчить процедуру должного управления носителями информации, утилизацию бумаг с оконченным сроком хранения нельзя проводить без предварительной всесторонней оценки их важности как на текущий момент, так и в дальнейшем.

Классификация документов

Архивные документы различают, отталкиваясь от формы собственности:

  • государственной;
  • федеральной;
  • муниципальной;
  • негосударственной.

По способу фиксации данных документу классифицируют на:

  1. Бумажные, содержащие письменные и графические сведения.
  2. Аналоговые, зафиксированные на кино-, аудио- или видеопленку.
  3. Запечатленные на цифровых носителях (все виды дисков и флеш-накопители).

По срокам хранения:

  • подлежащие постоянному хранению в архивах;
  • временно хранящиеся в ведомственных архивах на протяжении установленных сроков;
  • временно сохраняющиеся на условиях депозитарного хранения в отраслевых фондах или ведомственных архивах.

Архивную документацию предприятий и учреждений сортируют с соблюдением принципа трехуровневой классификации и различают по степени:

  • важности;
  • конфиденциальности;
  • секретности.

Процесс уничтожения архивных документов

Уничтожение документов должно проходить согласно установленному порядку, предусматривающему:

  • обязательную организацию комиссии разнопрофильных специалистов, которые должны прийти к обоюдному согласию о необходимости утилизации каждого отдельно рассматриваемого документа;
  • составление акта о списываемых и подлежащих утилизации бумагах;
  • тщательность физического уничтожения бумаг и прочих носителей данных путем термического, химического или механического воздействия;
  • заверение юристом документа о факте проведенной утилизации.

Порядок уничтожения документов

Комиссия, создаваемая для сортировки архивных и прочих документов на подлежащие хранению или утилизации, должна включать:

  • представителя руководства организации;
  • главбуха;
  • архивиста;
  • представителя персонала предприятия;
  • юриста;
  • секретаря либо человека, замещающего его и знакомого с документооборотом.

При невозможности составить оценочную комиссию согласно списку, указанному выше, можно ограничиться тремя специалистами, один из которых должен иметь юридическое образование, а второй – относиться к представителям отдела бухгалтерии. Недопустимо проводить утилизацию документов силами одного лица.

В обязанности комиссии вменяется:

  • раздел обрабатываемых документов на имеющие бессрочный и длительный срок хранения, с неоконченным сроком хранения и с оконченным сроком хранения, потерявшие ценность;
  • изъятие копий на прекрасно сохранившиеся оригиналы и оформление первых на утилизацию;
  • подшив бумаг для хранения и бумаг для утилизации в отдельные дела;
  • изъятие документов, которые невозможно подвергнуть восстановлению, их опись.

Скомпонованные в отдельные дела документы для утилизации переписывают в акте о выделении из архива бумаг, после чего объединяют в тюки, складывают в мешки. Взвесив, отправляют на непосредственную утилизацию, проводимую под присмотром представителей комиссии.

Секретные документы уничтожаются в отведенных для этого помещениях, имеющих ограниченный допуск лиц. Предварительно проводится экспертиза, оценивающая ценность того или иного документа.

Бухгалтерские документы, также первоначально подвергаются экспертной оценке. Уничтожению подвергаются только те документы, которые прошли инвентаризацию за отчетный период.

Все документы утилизируются строго в соответствии со сроками их хранения.

Методы уничтожения архивных документов

  • Термическое воздействие через сжигание (подходит для всех видов носителей данных).
  • Химическое воздействие реагентами (пригодно как для утилизации аналоговых и электронных носителей данных, так и для уничтожения бумажных документов).
  • Механическое (с привлечением бытового или промышленного шредера — в первом случае перед уничтожением бумажных документов их следует очистить от металлических скрепок и скоросшивателей).

Источник: http://greenologia.ru/othody/bumazhnye/ochishhenie-arxiva.html

Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов (Шахмелитян Т.А.)

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс подготовки дел к уничтожению должен осуществляться по определенной схеме и в соответствии с законом. В противном случае руководитель организации может быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной.

ВАЖНО!!!Опытный электрик слил в сеть секрет, как платить за электроэнергию вдвое меньше, легальный способ… Читать далее

Порядок и правила утилизации

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо:

  1. Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
  2. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
  3. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
  4. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.

Далее документы отправляются на утилизацию.

Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно.

В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории.

Экспертной комиссией определяется ценность всех проверяемых бумаг и составляется список документов, подлежащих утилизации. Форма и бланк этого списка произвольные.

Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д. На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

Обратите внимание! Деятельность организации за определенный срок может быть убыточной, при этом предприниматель имеет право перенести убыток на будущие налоговые периоды. Воспользовавшись такой возможностью, руководитель организации не может уничтожать документы о подтверждении размера убытка в продолжение полного срока его переноса.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Важно! Противозаконное уничтожение документации архива предприятия предполагает привлечение руководства к административной или уголовной ответственности.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов. Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

  1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.
  2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
  3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

  • шредирование – наиболее распространенный и простой;
  • сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
  • выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

  • плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
  • крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
  • шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
  • промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов.

На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации.

Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

  • уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
  • процесс может сниматься на видеокамеру;
  • после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);
  • вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
  • измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
  • по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

  • «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
  • «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
  • «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
  • «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
  • группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
  • «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

  • составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
  • создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
  • уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
  • сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
  • утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм

Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных.

Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм.

Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти.

Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».

Источник: https://vtorothody.ru/utilizatsiya/dokumentov.html

Уничтожение архивных документов

Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов (Шахмелитян Т.А.)

Рано или поздно в любой компании накапливается большое количество документов на бумажных носителях, у которых есть определенный срок хранения. Но после истечения этого срока бумаги следует уничтожать.

Правда, делать это нужно в соответствии с требованиями закона: составить акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения и утилизировать их в установленном порядке.

Самое правильное решение – заказать уничтожение документов в специализированной компании, сотрудники которой быстро и профессионально проведут экспертизу ценности документов, составят надлежаще оформленный акт и утилизируют бумаги одним из разрешенных законом способов.

Для того, чтобы уничтожить документы в соответствии с требованиями закона, необходимо:

  • провести разбор документальной массы, отделить ценные документы и документы с не до конца истекшим сроком хранения от документов, которые можно уничтожить,
  • подвергнуть документы полистному просмотру, чтобы ценные документы не были уничтожены, случайно попав в неподходящее дело,
  • составить и подписать акт о выделении к уничтожению, с перечислением всех документов, подлежащих уничтожению.

На вашей территории

Наименование работ по утилизацииЕдиница измеренияТарифМинимальный заказ
Разбор неупорядоченных документов с отделением документов с истекшими сроками хранения 1 дело 34 руб. Не ограничено
Выделение документов, с истекшими сроками хранения, на уничтожение с полистным просмотром. 1 дело 87 руб. Не ограничено
Формирование дел в связки. 1 связка 15 руб. Не ограничено
Уничтожение документов путем шредирования 7 руб. 1000 кг/7 000 рублей
Уничтожение документов путем сжигания 55 руб. 100 кг/5500 рублей

На нашей территории

Наименование работ по утилизацииТарифМинимальный заказ
Уничтожение документов на нашей территории (с использованием нашего автотранспорта) 6 руб/кг  300 кг/1800 рублей
Уничтожение документов на нашей территории (доставка собственным автотранспортом) 3 руб/кг 500 кг/1400 рублей 
Уничтожение документов на нашей территории (доставка собственным автотранспортом) 6-м уровнем секретности 55 руб/кг 100 кг/5400 рублей
Цена включает работу наших грузчиков по разгрузке автотранспорта, уничтожение на нашей территории; предоставление акта об утилизации и всех необходимых закрывающих бухгалтерских документов  

Что получает наш клиент?

  1. В назначенное время и место подъезжают 2 наших специально обученных специалиста-грузчика на надежном грузовике-шредере
  2. Составляем акт и договор о оказанных услугах
  3. Вы впускаете их к себе в офис
  4. Грузчики собирают все что подлежит уничтожению
  5. На ваших глазах измельчают документы
  6. Машина увозит продукт измельчения
  7. Отходы подвергаются переработке
  8. Скорость утилизации до 3 тонн в час!

Что требуется от клиента?

  1. Позвонить нам по номеру +7(499)391-47-01
  2. Мы не берем предоплату и не требуем гарантийных обязательств
  3. Показать объект и наблюдать процесс уничтожения
  4. Оплатить фактически выполненную работу

Как мы работаем?

Утилизация документов в нашей компании – комплексная услуга.

Это означает, что мы не только быстро и качественно уничтожаем документы, но и производим экспертизу их ценности, а также занимаемся их транспортировкой к месту уничтожения (если в этом есть необходимость), погрузкой и разгрузкой. Мы предложим Вам наиболее подходящий и экономичный способ утилизации бумаг и гарантируем абсолютную конфиденциальность.

После заключения договора и оформления заказа и оплаты счета наши специалисты выполнят утилизацию в заранее согласованное время выбранным Вами способом.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

На территории заказчика (документы уничтожает специализированная машина-шредер, которая выезжает к заказчику в оговоренное время и производит измельчение необходимых бумаг согласно акту и в присутствии комиссии организации).

Уничтожение бухгалтерских документов

При помощи стационарного шредера в присутствии заказчика (документы, подлежащие уничтожению, на основании накладной на машине вывозят на территорию нашей компании, где и производится шредирование бумаг в присутствии представителя заказчика).

Правила и порядок уничтожения документов

По закону уничтожить можно только те документы, у которых истек срок хранения и они потеряли практическое значение. Сроки хранения определяются номенклатурой дел предприятия на основании федеральных законов. Чтобы организовать уничтожение архивных документов, нужно сначала составить акт, в котором перечисляются все дела, подлежащие утилизации.

Этот документ подписывает работник, который произвел экспертизу документов и их ценности, согласовывает акт экспертная комиссия учреждения или архива, а утверждает – руководитель организации.

Если Вы не располагаете сотрудниками достаточной квалификации или свободным временем для разбора и экспертной оценки Ваших документов, то эту работу может под Вашим контролем выполнить бригада квалифицированных специалистов в области архивного дела.

После того, как акт составлен и утвержден, можно приступать непосредственно к уничтожению дел, которые в него внесены.

Преимущества профессиональной утилизации

Теоретически организовать уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно и самостоятельно: просто сжечь их.

Но на практике это не так-то просто сделать: старые дела в обычном костре не сгорят, а утилизировать большое количество бумаг бытовым шредером – дело безнадежное.

Заказав же услугу утилизации, Вы просто составите акт, оплатите счет специализированной компании и проконтролируете процесс уничтожения первичных документов (кадровых или бухгалтерских) и прочих ненужных бумаг.

Способы и средства уничтожения документов

  • Шредирование – уничтожение путем измельчения документов при помощи промышленного шредера (это может быть автомобиль-шредер, который производит утилизацию на территории заказчика, или большой агрегат, совмещенный с промышленным прессом, на территории компании, предоставляющей услугу). Этот способ подойдет и для уничтожения документов при ликвидации организации, и для утилизации бумаг с истекшим сроком хранения.
  • Сжигание – уничтожение в высокотемпературной печи на территории предприятий, имеющих подобное оборудование. Этот способ применяется в основном для уничтожения секретной документации, бумаг, содержащих личные данные или коммерческую тайну, а также банковских карт.
  • Химическая обработка реагентами – один из самых дорогих способов, который применяется для важных документов в качестве второго этапа после шредирования (если нет возможности сжечь бумаги). При обработке измельченной бумаги реагентом, обрезки просто превращаются в размягченную массу.
  • Закапывание – самый ненадежный способ утилизации. Он эффективен только в районах с очень влажным климатом и только после шредирования.

Вернуться обратно к списку

    • склад хранения вещей
    • хранение мебели на складе
    • сколько стоит обрешетка груза

Источник: http://www.west-pereezd.su/unichtozhenie-arhivnyh-dokumentov.html

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Хранение и методы утилизации бухгалтерских документов (Шахмелитян Т.А.)

Согласно действующему законодательству РФ в сфере документооборота, документы с истекшим сроком хранения, вышедшие из оборота, подлежат утилизации. Уничтожение документов позволяет освободить часть офисного пространства и упорядочить архив. Это неотъемлемый процесс работы любой организации.

Этапы утилизации

Существуют определенные правила уничтожения документов. Перед процедурой уничтожения все бумаги подвергаются экспертизе, которая включает в себя ряд этапов. На начальном этапе руководство организации должно издать соответствующий приказ. Порядок уничтожения документов такой:

  1. Определение научной и практической ценности. Согласно действующему постановлению, для этого собирается экспертная комиссия, подписывается договор хранения. В ее состав входят квалифицированные специалисты из всех структур организации, а также выбирается председатель. Целесообразно включать в состав комиссии представителя администрации, бухгалтера, юриста, делопроизводителя, представителя службы персонала. Комиссия дает экспертную оценку ценности и издает соответствующий приказ.
  2. Выделение списка документов к уничтожению. Форма и бланк такого списка составляются произвольно. Его составляет комиссия по утилизации. Список представляет собой подробную опись, которая заверяется подписями председателя и всех членов комиссии.
  3. Акт о выделении к уничтожению документов, по которому деловые бумаги подлежат уничтожению. В акте обязательно отражается список бумаг, подлежащих уничтожению, с заголовками, указывается их количество и статьи законодательства, на основании которых будет произведена утилизация документов. Руководитель подписывает приказ и акт об уничтожении документов.
  4. Упорядочение списка. Перед тем, как уничтожить отобранные бланки, комиссия по утилизации обязательно сверяет, подвергались ли бумаги ревизии и когда она проводилась в последний раз. После этого проводится окончательная проверка – бланки для списания, признанные ценными, направляются для дальнейшего хранения в архив, остальные – на утилизацию. На этом этапе также должен быть издан приказ.
  5. Физическое уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Это конфиденциальный процесс.

Существует особый порядок уничтожения секретных документов, он значительно отличается от правил для обычных бумаг.

Для секретных бумаг должен пройти определенный период по истечению срока хранения, только потом подписывают акт о выделении документов.

Уничтожение секретных документов производится в специальных отделах государственных ведомств, после того, как руководителем ведомства будет подписан соответствующий приказ.

Такой подход к утилизации позволяет минимизировать риск ошибочного уничтожения ценных деловых бумаг и оптимизировать процесс утилизации.

Физическое уничтожение

После составления всех актов, и после того, как будет подписан договор хранения, бумаги собираются и направляются на утилизацию.

Для организаций, чей документооборот подлежит хранению в государственных или муниципальных архивах, утилизация документов должна быть обязательно согласована с архивными органами. Уничтожение бухгалтерских документов производится специализированной компанией.

Остальные организации могут организовать уничтожение бумаг по собственному усмотрению или привлечь для этого структуру, уполномоченную производить утилизацию с соблюдением всех правил безопасности.

В настоящее время практикуются следующие способы уничтожения документов:

  • Шредирование. Уничтожение документов путем шредирования считается самым распространенным и простым методом.
  • Сжигание документов, практикуется все реже, так как переработка посредством термического воздействия требует специфического оборудования — нужна печь для сжигания. Методика сжигания документов ранее часто применялась для конфиденциальных бумаг. На данный момент это пример наименее рационального и экологичного способа уничтожения.
  • Утилизация архива с выездом в организацию.

На уничтожение (кроме сжигания) направляется образец, с которого предварительно снимаются целлофановые, пластиковые, слюдяные и прочие обложки. Эти материалы непригодны для переработки.

Организации с небольшим документооборотом имеют право самостоятельно уничтожать бумаги путем разрыва вручную или сдать архив в организацию, собирающую макулатуру, заключив при этом договор. Все это при условии, что истечение срока давности подтверждено, а образец не имеет грифа секретности и не несут информации для промышленного шпионажа.

Шредирование бумаг

Наиболее простым решением для утилизации архивных документов является использование специальной техники – шредеров. Это машина для уничтожения офисных и архивных документов.

В комплект стандартного шредера входит блок — контейнер, рассчитанный на 13 — 300 литров. Техника позволяет уничтожать листы шириной до 450 мм, одновременно через нее могут проходить от 7 до 85 бумажных листов.

Она обеспечивает высокий класс секретности и исключает возможность промышленного шпионажа со стороны конкурирующих фирм.

В зависимости от объема документооборота, специализированные компании используют портативные и промышленные установки с высокой мощностью, способных кроме бумажных носителей, уничтожать дискеты, пластиковые карты, чековые книжки, бумаги в твердых переплетах. Многие компании и организации упрощают для себя процесс утилизации и приобретают стационарные офисные шредеры.

Техника уничтожает документы несколькими способами:

  1. Шредер — плоскорез нарезает бумаги тонкими полосками по длине листа и сбрасывает их в контейнер. Уничтожение документации шредером распространено в обычных офисах.
  2. Шредер — крошитель измельчает в крошку и применяется для информации особой секретности. Так производится уничтожение архива документов под грифом секретно.
  3. Шлифмашина обеспечена специальным экраном, который регулирует ширину порезанной бумаги. Возможна утилизация конфиденциальных, а также неформатных бумаг.
  4. Промышленный шредер используется для плотной бумаги.

В зависимости от требований конфиденциальности, шредеры могут нарезать полоски шириной от 3,9 до 6 мм, фрагментировать или перемалывать на частицы менее 0,5 мм в диаметре.

Организация сама решает, каким способом будет проводиться утилизация. Специализированные компании предоставляют услуги, которые включают:

  • Сбор в опечатанные контейнеры.
  • Транспортировку в переработочный цех.
  • Шредирование в присутствии представителя организации.
  • Составление акта утилизации.
  • Смешивание и опрессовку бумажных отходов под высоким давлением.
  • Договор хранения.
  • Отправку на комбинаты переработки сырья.

Профессиональное шредирование исключает восстановление бумаг с помощью сканирования и использования компьютерной программы, позволяющей объединить разрозненные фрагменты и полоски в единое целое.

Сжигание бумаг

Такой вид утилизации бухгалтерских документов наиболее приемлем для документации особой секретности. Конечно, сжигать документы на открытом воздухе небезопасно для здоровья сотрудников и окружающей среды, кроме того, при таком способе утилизации возможна утечка ценной информации.

Пачки бумаг в кострах могут прогорать не полностью, что недопустимо с позиции конфиденциальности. Кроме того, несанкционированное сжигание карается крупными денежными штрафами. Вот поэтому утилизацией огнем занимаются только специализированные компании, которые используют для процедуры высокотемпературные печи.

Помимо бумажных носителей в печи можно утилизировать все виды пластика и магнитофонную ленту.

Представители компании изымают образец в опечатанные контейнеры, подписывают договор хранения и транспортируют их на завод термической переработки отходов. Там их помещают в печь и сжигают до полного уничтожения. Процедура подтверждается специальным актом. Сжигание гарантирует 100% надежность и анонимность. Этот способ уничтожения бумаг закреплен на законодательном уровне.

Выездное уничтожение

Этот метод предполагает выезд в организацию заказчика и уничтожение документов на месте. Выездное уничтожение проводится силами специализированной компании, обладающей собственным оборудованием.

Для процедуры используется выездной промышленный шредер, располагающийся на платформе грузовой машины. Шредер отличается высокой производительностью и способен переработать за час до двух тонн бумажных носителей, это мощная машина для уничтожения документов. Документ, уничтожаемый шредером, подлежит восстановлению, поэтому этот способ не подходит для работы с секретными бумагами.

Основное преимущество этого метода утилизации – отсутствие рисков потери при транспортировке. Уничтожение бумаг производится непосредственно перед входом в учреждение, при этом подписывается договор хранения.

Промышленные шредеры измельчают образец в соответствии с требованиями 4 уровня безопасности и значительно превосходят по мощности традиционные офисные установки. После утилизации отходы прессуются под давлением и направляются на дальнейшую переработку.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Для любой организации процесс утилизации — довольно трудоемкий, требующий временных затрат. Гораздо выгоднее сотрудничать со специализированными компаниями, которые способны быстро разгрузить места для хранения архивов под новые партии. Основное преимущество их работы – уничтожение бумаг, вышедших из оборота на любых носителях. При этом составляется договор.

Компании могут не только уничтожить документы с истекшим сроком, но также предоставляют услуги по утилизации:

  • Деловых бумаг с секретной информацией.
  • Бумаг любого формата, включающие «водяные» знаки.
  • Бухгалтерских отчетов, вышедших из оборота.
  • Любых видов бумажной продукции, в том числе и с офсетной печатью.
  • Газет и журналов.
  • Книг в мягком и твердом переплете.
  • Цифровых носителей – дисков, дискет, флешек.
  • Пластиковых карт.

Все услуги специализированных компаний регламентированы в соответствии с законодательством России. Когда заключается договор, их представители подписывают соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. Многие компании предоставляют услуги профессионального архивариуса.

Организация — заказчик вправе присутствовать при процедуре или затребовать видео или фото отчет, а также можно подписать договор хранения. Компания, которая дорожит своей деловой репутацией, всегда с вниманием относится к вопросам утилизации.

Источник: http://VtorOthodi.ru/utilizaciya/utilizaciya-dokumentov

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.